Obwohl die Technologie es Unternehmen ermöglicht hat, in vielen Bereichen Kosten zu senken, hat die ordnungsgemäße Speicherung digitaler Informationen ihren Preis. Allerdings zahlen die meisten Unternehmen mehr als nötig für Datenlösungen und erhalten gleichzeitig weniger Schutz als nötig, um ihre Daten – und ihr Unternehmen – vor Katastrophen zu schützen.
Wie mangelnde Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellungsplanung zu einer finanziellen Katastrophe führen können
Geschäftskontinuität und Katastrophenplanung sind ein absolut wesentlicher Bestandteil jedes Geschäftsbetriebs, dennoch messen viele der Umsetzung nur geringe Priorität bei. Im digitalen Zeitalter ist die Informationstechnologie eine entscheidende Funktion jedes wettbewerbsfähigen Unternehmens. Von technologieorientierten Unternehmen über Dienstleistungsunternehmen bis hin zu E-Commerce-Unternehmen sind Informationen der Dreh- und Angelpunkt, der dafür sorgt, dass Unternehmen von heute wettbewerbsfähig und effizient arbeiten.
Die Begriffe „Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellungsplanung“ implizieren die Notwendigkeit dieser kritischen Geschäftsfunktionen. Geschäftsinhaber sind sich der Bedeutung dieser Begriffe bewusst, aber erst wenn sie verstehen, was in diesen Prozessen steckt, erkennen sie, dass Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellungsplanung nicht nur „wichtig“, sondern von wesentlicher Bedeutung sind.
Finanzielle Auswirkungen der Geschäftskontinuitätsplanung
Aufgrund staatlicher Vorschriften müssen Unternehmen eine Kontinuitätshaltung wahren – ob sie sich dessen bewusst sind oder nicht. Kritische Anwendungen müssen kontinuierlich verfügbar sein oder bei Bedarf schnell wiederhergestellt werden können. Mangelnde Kenntnis oder mangelndes Verständnis der Gesetze ist keine Verteidigung. Die Nichteinhaltung kann zu Klagen, Verstößen und Geldstrafen führen, die ein Unternehmen schwächen können.
Das Erreichen der Geschäftskontinuität ist keine Aufgabe, bei der man sich etwas einfallen lässt und es dann wieder vergisst. Der Prozess beginnt typischerweise mit einer BIA (Business Impact Analysis), die unter anderem verschiedenen Datentypen Prioritäten zuweist. Die BIA bestimmt, welche Informationen wo gespeichert werden und wie oft sie gesichert werden.
Wenn ein Unternehmen Geschäftskontinuitätsstrukturen selbst entwerfen soll, sind für deren Aufrechterhaltung erhebliche Kenntnisse und Ressourcen erforderlich. Für Unternehmen, die nicht technologieorientiert sind oder sich dafür entscheiden, die Kosten für internes IT-Personal nicht zu erhöhen, gibt es jedoch praktische und erschwingliche Outsourcing-Lösungen, auf die wir später noch eingehen werden.
Finanzielle Auswirkungen der Notfallwiederherstellungsplanung
Laut einer Studie der Garner Group werden sich 40 Prozent der Unternehmen, die von einem katastrophalen Datenereignis oder erheblichen Ausfallzeiten betroffen sind, nie wieder erholen. Zwei von fünf Unternehmen, die mit solchen Situationen konfrontiert sind, schließen endgültig ihre Türen. Diese schockierende Statistik verdeutlicht, wie wichtig Datenmanagement für ein Unternehmen ist.
Noch überraschender ist, dass ein relativ geringer Aufwand, der in eine BIA in Verbindung mit der Planung der Geschäftskontinuität und der Notfallwiederherstellung investiert wurde, das Problem von vornherein hätte verhindern können. Die BIA hätte die Auswirkungen von Prozessfehlern auf das Unternehmen aufgedeckt und als Entdeckungsprozess für die Umsetzung eines Plans zur Risikovermeidung gedient.
Kostensenkung durch effizientere Energienutzung
Sobald ein Unternehmen die Geschäftskontinuität und die Notfallwiederherstellungsplanung durch die Befolgung der in einer BIA dargelegten Empfehlungen in Angriff genommen hat, hat es den entscheidenden Schritt unternommen, um potenzielle finanzielle Schäden zu vermeiden. Der nächste Schritt besteht darin, die sehr realen laufenden Kosten zu reduzieren, die mit der Datenpflege verbunden sind.
Die Energiekosten für die Wartung von Datenspeichersystemen sind recht hoch. Die IT-Infrastruktur verbraucht nicht nur Energie, sondern es wird auch eine erhebliche Menge Energie verwendet, um ein sicheres Klima für die Systeme aufrechtzuerhalten.
Der beste Weg, die Kosten für die Wartung von Datensystemen zu senken, besteht darin, die Kosten mit anderen zu teilen. Durch die Lagerung von Systemen in einem Rechenzentrums-Colocation gleichen Sie die Kosten für die Klimatisierung aus, indem Sie diese Kosten mit anderen Kosten teilen. Da die Colocation des Rechenzentrums die Klimatisierung verwaltet, um Ihre Maschinen sowie die Maschinen anderer zu schützen, werden viele Kosten geteilt, die andernfalls vollständig in Ihrer Verantwortung liegen würden, wenn die Maschinen im eigenen Haus gelagert würden. Es werden nicht nur die Energiekosten geteilt, sondern auch die Kosten für das Humankapital – die Experten, die Tag für Tag die Colocation des Rechenzentrums warten.
Personalkosten senken und gleichzeitig die Messlatte für Fachwissen höher legen
Die Besetzung einer IT-Abteilung ist teuer. Arbeitgeber müssen nicht nur eine Vielzahl von Mitarbeitern mit jeweils unterschiedlichen Fähigkeiten einstellen, sondern benötigen auch jemanden, der das Team leitet. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, wird von den Arbeitgebern erwartet, dass sie die Kosten für die fortlaufende Aus- und Weiterbildung tragen. Und vergessen wir nicht die System-Upgrades. Durch die Nutzung verwalteter IT-Services reduzieren Unternehmen jedoch diese Investitionsausgaben und zahlen auf Abonnementbasis nur für den Prozentsatz, den sie nutzen.
Managed Service Provider übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben, darunter das Hosten virtueller Server, Backups, IT-Infrastrukturverwaltung und mehr. Einige Anbieter bieten auch BIA-Dienste sowie die kritische Geschäftskontinuität und Notfallplanung an, die erforderlich ist, um die Datensicherheit und Compliance zu gewährleisten.
Die Datenverwaltungslandschaft hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert – nicht nur in Bezug auf die Art und Weise, wie Daten gespeichert werden, sondern auch in Bezug auf die Bedeutung angemessener Sicherheit. Die Datenspeicherung selbst ist wichtiger geworden als früher, als ein einfaches Bandlaufwerk alles war, was ein Unternehmen brauchte. Allerdings haben die Möglichkeiten zur Kostenteilung durch die Nutzung ausgelagerter Anbieter den Erwerb hochwertiger Datenverwaltungslösungen einfacher als je zuvor gemacht. Heutzutage müssen Unternehmen keine Experten für BIA oder Business Continuity- und Disaster-Recovery-Planung sein, sie müssen lediglich mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der das kann.