Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen sich gegen die Installation einer speziellen Buchhaltungssoftware entscheiden. Dazu gehören wahrgenommene Kosten, Bedenken hinsichtlich der Komplexität und das Bauchgefühl, dass es ausreichen sollte, Belege in einen Schuhkarton zu stapeln und sie am Ende eines jeden Jahres einem Buchhalter zu übergeben.
Die Wahrheit ist, dass all diese Gründe zwar in der Vergangenheit gültig gewesen sein mögen, die Zeiten sich jedoch geändert haben und es mittlerweile einige äußerst überzeugende Argumente dafür gibt, warum Buchhaltungssoftware für alle Unternehmen ein Muss ist. Beginnen wir mit den Kosten. Während Buchhaltungssoftware früher teuer war und die Kosten für jeden weiteren Benutzer stiegen, ist es heute möglich, ein gutes Buchhaltungspaket zu bekommen, das keinen Cent kostet.
Es stehen zahlreiche kostenlose Optionen zur Verfügung. Online- und Desktop-Versionen der Software. Auch gute Buchhalter stellen ihren Kunden das Buchhaltungssystem zur Verfügung, das sie am meisten bevorzugen. Auf diese Weise können Buchhalter schneller Konten für den Kunden erstellen und ihnen Zeit und Geld sparen.
Der zweite Grund, warum Unternehmen vor Buchhaltungssoftware zurückschrecken, liegt in der Sorge um die Komplexität. Wir müssen zugeben, dass wir im Laufe der Jahre einige äußerst komplexe Buchhaltungssysteme gesehen haben, von denen einige offenbar ein gewisses Maß an Querdenken von den Benutzern erforderten. Obwohl es leider immer noch einige komplexe Dinosauriersysteme gibt, sterben sie allmählich aus, da Softwarehäuser erkennen, dass sie sowohl beim Design als auch beim Preis wettbewerbsfähig sein müssen. Mittlerweile gibt es viele Buchhaltungsprogramme, die einfach, benutzerfreundlich und voller Funktionen sind und von Geschäftsinhabern tatsächlich gewünscht werden.
Der letzte Grund, warum Unternehmen den Einsatz von Buchhaltungssoftware möglicherweise nicht in Betracht ziehen, ist die Auffassung, dass die Erstellung von Konten eine einmal im Jahr stattfindende Aufgabe ist, die am besten den Buchhaltern überlassen wird. Es gibt mehrere Gründe, warum dies nicht mehr der Fall ist, falls es jemals der Fall war. Erstens bedeutet das Belassen der Buchhaltung bis zum Jahresende, dass der Geschäftsinhaber 364 Tage im Jahr keine Ahnung von der wahren Lage seines Unternehmens hat. Dies kann zu Verzögerungen bei der Einziehung von Zahlungen, verpassten Gelegenheiten bei der Verhandlung über Kreditfazilitäten und der Möglichkeit platzener Schecks und hoher Bankgebühren führen.
Der Einsatz von Buchhaltungssoftware ermöglicht Unternehmen Folgendes:
- Behalten Sie den Überblick über den Kontostand
- Überwachen Sie Einnahmen und Zahlungen
- Verfolgen Sie schnell ausstehende Schulden
- Planen Sie den Cashflow und überwachen Sie die tatsächlichen Positionen im Vergleich zu den prognostizierten Positionen
- Geschäfts- und Handelsbedingungen interpretieren
- Geben Sie Geschäftsinformationen an, um Finanzierungsanfragen zu untermauern
Kurz gesagt: Das Geschäft mit Buchhaltungssoftware kann ein proaktives Geschäft sein. Es gibt jedoch noch ein weiteres wichtiges Argument für die Führung regelmäßiger Konten. Dieser Grund ist HMRC. Im letzten Jahr haben die Steuer- und Zollbehörden mit der Aufgabe begonnen, vorläufige Überprüfungen von Unternehmen durchzuführen, bei denen der Verdacht besteht, dass sie nicht genügend Steuern zahlen. Die Unternehmensprüfungsteams haben deutliche Signale gegeben, dass sie in der Vergangenheit nur erwarteten, dass ihre Buchhaltung am Jahresende auf dem neuesten Stand sein würde, jetzt aber darauf achten, dass die Unternehmen das ganze Jahr über gute Buchhaltungsunterlagen führen. Für die HMRC stellen unzureichende Aufzeichnungen eine potenzielle Steuerhinterziehung dar, sodass die Pflege einer Buchhaltungssoftware dazu beitragen kann, eine kostspielige und zeitaufwändige Überprüfung durch die HMRC zu vermeiden.