Sie planen einen Umzug Ihrer Büroräume und benötigen wichtige Informationen und kompetente Beratung zu den besten Strategien? Der Umzug eines Büros kann eine sehr stressige Aufgabe sein – Sie verlagern im Wesentlichen Ihr gesamtes Unternehmen – deshalb müssen Sie einige Verhaltensregeln beachten. Hier sind 7 Top-Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr großer Büroumzug so schnell, einfach und überschaubar wie möglich verläuft:
1. Bewertung, Ziele und Planung
Es ist wichtig, zunächst Ihre aktuellen und zukünftigen Geschäftsanforderungen zu bewerten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Gründe für den Umzug sowie die kurz- und langfristigen Anforderungen und Wachstumsaussichten für Ihr Unternehmen klar darlegen, um einen relevanten Büroumzug und -plan zu entwerfen.
Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Ziele mit klaren Einzelheiten und stellen Sie sicher, dass Sie unterwegs so viele Informationen wie möglich sammeln, einschließlich Vertragsdetails (z. B. Mietvertrag, Kündigungsfrist) sowie Finanzinformationen, um sicherzustellen, dass diese mit Ihren Zielen und Plänen übereinstimmen.
2. Wählen Sie ein geeignetes Umzugsunternehmen
Die Auswahl eines geeigneten Umzugsunternehmens ist einer der ersten Aspekte, die bei einem großen Umzug berücksichtigt werden müssen. Es ist wichtig, die angebotenen Dienstleistungen wie Verpackung, Umzug der Ausrüstung sowie Versicherungen, Fachwissen und Empfehlungen zu berücksichtigen. Es ist auch wichtig, dass Ihr Hauptansprechpartner Ihre Anforderungen und spezifischen Geschäftsanforderungen versteht, beispielsweise die Verwaltung teurer oder spezieller Geräte. Wählen Sie nicht einfach das günstigste Unternehmen, das Sie finden können, sondern überlegen Sie sich vorher, wo deren Spezialitäten liegen.
3. Verpackung
Beim Packen ist es am besten, die Besitztümer in einzelne Stapel aufzuteilen. Verpacken Sie diese Artikel dann in separate Kartons mit deutlich beschrifteten Namen, damit die Artikel beim Auspacken leicht identifiziert werden können. Kleine Gegenstände wie Ordner und Bücher sollten zusammen verpackt werden, damit sie leicht zugänglich sind. Größere Gegenstände wie Aktenschränke müssen nicht ausgepackt, sondern nur aus Sicherheitsgründen verschlossen und entsprechend der Abteilung gekennzeichnet werden. Dadurch sparen Sie viel Zeit bei der Einrichtung Ihres neuen Büros. Packen Sie also nach Möglichkeit so wenig wie möglich ein.
4. Speichern
Wenn Sie überlegen, eine kleinere Bürofläche als die, die Sie gerade mieten, zu vermieten, könnten einige Ihrer weniger genutzten Gegenstände in einem Lagerraum untergebracht werden. Sie wissen nie, wann Sie diese Geräte, Ausstellungs- oder Marketingmaterialien und Möbel in naher Zukunft wieder benötigen, also werfen Sie sie nicht automatisch weg. Ihr Lagerunternehmen kann Ihnen möglicherweise Ratschläge dazu geben, welche Gegenstände am besten einzulagern sind, sodass Sie bei Bedarf Zugriff haben.
5. Backups
Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Daten auf Ihren Geräten und Computern gesichert sind, um den Verlust wichtiger Geschäftsinformationen zu verhindern. Obwohl Umzugsunternehmen bestrebt sind, mit Ihrer Ausrüstung mit der größtmöglichen Sorgfalt umzugehen, können Faktoren wie Daten leicht verloren gehen. Eine Idee wäre, die Geschäftsdaten auf einem Gerät zu sichern, das nicht am Umzug beteiligt ist, sodass Sie sich am großen Tag um eine Sache weniger kümmern müssen.
6. Planen Sie ein neues Layout
Planen Sie vor Ihrem Umzug im Voraus und machen Sie sich eine klare Vorstellung von der Aufteilung Ihres neuen Büros, damit Sie genau wissen, welche Möbelstücke für den Umzug benötigt werden. Wenn möglich, übermitteln Sie Ihrem Umzugsunternehmen einen Plan, damit dieser Ihr neues Büro problemlos einrichten kann. Damit das klappt, müssen Sie Ihre neue Büroeinrichtung vorher ausmessen, damit alle Möbel garantiert passen. Es kann auch hilfreich sein, Gegenstände zu beschriften, um den Überblick zu behalten.
7. Geben Sie den Mitarbeitern einen Layoutplan
Sobald Sie sich in Ihrem neuen Raum eingelebt haben, stellen Sie allen Mitarbeitern einen Grundrissplan zur Verfügung, damit auch sie über die neue Einrichtung und den Standort wichtiger Objekte und Einrichtungen informiert sind. Nutzen Sie auch hier die Kennzeichnung als Orientierung, damit sich alle schnellstmöglich an den neuen Standort gewöhnen können. Es kann sich auch lohnen, einige Ihrer Mitarbeiter um Unterstützung beim Umzug zu bitten, um Ihnen einen Vorsprung zu verschaffen und den neuen Arbeitsbereich effizient zu koordinieren.