Jedes Unternehmen muss zugänglich sein und es gibt so viele Möglichkeiten, die Unternehmen nutzen können, um näher an ihre Kunden heranzukommen. Aus diesem Grund werden ständige Innovationen durchgeführt, um sicherzustellen, dass immer mehr Kanäle verfügbar werden, um die Zugänglichkeit für Unternehmen zu verbessern.
Bevor Unternehmen begannen, diese fortschrittlicheren und ansprechenderen Websites einzurichten, gab es das Telefon. Und selbst wenn die ganze Welt auf Online-Technologie umsteigt, werden diese Telefone weiterhin Teil des Geschäftsbetriebs eines Unternehmens sein. Allerdings hat es auch eine erstaunliche Entwicklung durchgemacht. Das Erstaunlichste davon ist das Interactive Voice Response System (IVR).
IVRs sind in die Telefonsysteme integrierte Systeme, die dabei helfen, externe und interne Anrufe zu identifizieren, zu sortieren und weiterzuleiten. Dieses System gibt es schon seit einigen Jahren und es wurden viele Innovationen vorgenommen, um die Effizienz bei der Integration in die Telefonsysteme eines Unternehmens zu verbessern.
Zu den Vorteilen eines IVR-Systems gehören:
Bieten Sie automatisierten externen Kundensupport an. Bei einem herkömmlichen Telefonsystem rufen Kunden ein Unternehmen an und jemand muss den Anruf entgegennehmen, um auf die Anliegen oder Fragen der Kunden einzugehen. Mit einem IVR kann sich das Unternehmen tatsächlich um diese Anliegen und Anfragen kümmern, ohne einen Mitarbeiter mit der Beantwortung des Telefonanrufs beauftragen zu müssen. In diesem System kann eine Nachricht vorab aufgezeichnet werden und wird verwendet, um Kunden anzuweisen, den richtigen Knopf zu drücken, damit ihr Anliegen oder ihre Anfrage bearbeitet werden kann. Dies bedeutet, dass Kunden zu jeder Tageszeit ein Unternehmen anrufen und sicher sein können, dass ihnen entgegengekommen wird.
Passende Unterstützung je nach Bedarf des Anrufers. Das IVR kann auch so angepasst werden, dass Anrufe überprüft und entsprechend den Kundenbedürfnissen sortiert werden. Einfache Anliegen wie Rechnung, Kontoinformationen, Zahlungsdetails, einfache Fehlerbehebung, Lieferdetails usw. können durch vorab aufgezeichnete Nachrichten berücksichtigt und bearbeitet werden. Komplexe Anliegen, die die Unterstützung eines Kundendienstmitarbeiters erfordern, können jedoch an die zuständige Abteilung im Unternehmen weitergeleitet werden.
Sammeln Sie Informationen über Anrufer. Die aus den im IVR eingegangenen Anrufen gesammelten Daten sind sehr nützlich, um die Bedürfnisse der Kunden zu analysieren. Es könnte überwachen, welche Art von Anliegen häufig eingehen. Anhand dieser Daten kann das Unternehmen Anpassungen in seinen Dienstleistungen vornehmen, um seine Beziehungen zu seinen Kunden zu verbessern.
Verbessern Sie die Gesamtzufriedenheit Ihrer Kunden. Durch ein System, das einen externen Kundensupport ermöglicht, erhalten Kunden eine bequeme Möglichkeit, ihre Bedenken bezüglich der Dienstleistungen oder Waren eines Unternehmens auszuräumen. Anstatt mit ihren Anliegen zum Büro des Unternehmens gehen zu müssen, können sie dies bequem von zu Hause aus über ihr Telefon tun. Und da der externe Kundendienst des Unternehmens per Telefon rund um die Uhr verfügbar ist, können Kunden jederzeit Serviceunterstützung erhalten.
Kosten reduzieren. Die IVRs können so programmiert werden, dass sie auf einfache Kundenanliegen und -anfragen reagieren und mehr als einen Anruf gleichzeitig bearbeiten. Das bedeutet, dass Unternehmen kein Personal für die Kundenbetreuung außerhalb des Standorts aufstocken müssen.
Angesichts dieser Vorteile kann die Einrichtung eines IVR-Systems im Kommunikationssystem eines Unternehmens wirklich dazu beitragen, die betriebliche Effizienz zu verbessern.