Mit PBX-Systemen können Sie Nebenstellen, Kundenverwaltungssysteme, automatische Vermittlungen, Anrufumleitungen und mehr einrichten, um Anrufe innerhalb Ihres Unternehmens weiterzuleiten. Diese Vorgänge werden über einen Private Branch Exchange Server (PBX) abgewickelt. Virtuelle PBX-Dienste richten Ihren Exchange-Server außerhalb des Standorts ein, warten und hosten ihn. Sie kaufen einfach IP-Telefone und eine Internetverbindung, um mit einem webbasierten Verwaltungspanel zu interagieren. Selbstgehostete PBX bringt den Exchange-Server ins Haus (vor Ort). Die Vorteile und Nachteile variieren, aber im Allgemeinen sind virtuelle PBX-Dienste für kleine Unternehmen gedacht, und selbst gehostete PBX-Systeme sind für mittlere und große Unternehmen mit hohem Telefonaufkommen gedacht. Sie können entweder analoge Telefonleitungen oder digitales VoIP mit Self-Host PBX nutzen. Virtuelle PBX-Dienste sind auf VoIP beschränkt. PBXSystems.org konzentriert sich ausschließlich auf die Kosteneinsparungen (normalerweise 50 %), die mit VoIP-Kommunikation für Unternehmen verbunden sind.
Preisgestaltung
Der allgemeine Konsens besteht darin, dass virtuelle PBX-Dienste ideal für kleine Unternehmen mit nur 1–10 Mitarbeitern sind. Mit einer virtuellen PBX teilen Sie den Exchange-Server eines Drittanbieters mit anderen Personen und teilen sich so die Hardware- und Wartungskosten. Sie müssen Ihre Bedürfnisse genau bestimmen und Ihren bevorzugten virtuellen PBX-Anbieter sorgfältig recherchieren. Die Kosten für Komplettpakete (einschließlich Minuten) liegen im Allgemeinen zwischen 30 und 120 US-Dollar pro Monat. Erweiterungen können je nach Anbieter kostenlos sein oder auch nicht. Ihre Grenzkosten steigen im Vergleich zu selbst gehosteten PBX-Systemen, wenn Sie mehr Benutzer hinzufügen.
Virtuelle PBX-Systeme stellen Ihnen auch SIP-Trunks und DIDs zur Verfügung, anstatt Ihre eigenen zu sichern. Sie können jedoch die Anzahl oder Kanäle oder gleichzeitigen Anrufe begrenzen, die Ihre Telefonnummer erreichen kann (Dienste variieren).
Für selbstgehostete PBX-Systeme benötigen Sie einen Server (mit einem PCI-Datenanschluss), Konfigurationssoftware (Open Source verfügbar), eine Breitbandverbindung (t1 verarbeitet 30 gleichzeitige Anrufe) und möglicherweise eine Firewall oder ein Gateway. VoIP-Tarifpläne werden über ITSPs (Internet Telephony Service Providers) bereitgestellt und kosten mindestens 15 US-Dollar pro SIP-Trunk pro Monat und 1 US-Dollar pro DID pro Monat (Tarifpläne und Pakete variieren je nach Anbieter). Generell gilt, dass Sie Kanäle (DIDs etc.) für 1/3 Ihrer Mitarbeiter reservieren sollten. Wenn Sie 300 Mitarbeiter haben, werden nicht alle ständig am Telefon sein. Finden Sie heraus, welches sichere Medium für gleichzeitige Anrufe erforderlich ist. Jeder Dienstanbieter wird die Terminologie (SIPs, DID, Kanäle usw.) unterschiedlich handhaben. Wenden Sie sich mit spezifischen Anforderungen/Fragen an die Support-Abteilung, z. B.:
- „Wir benötigen 20 gleichzeitige eingehende Anrufe auf unsere gebührenfreie Nummer und 2 gleichzeitige Anrufe auf unsere lokale Nummer?“
- „Wir benötigen etwa 5.000 eingehende Minuten zu unserer gebührenfreien Nummer, 1.000 ausgehende Minuten nach Australien und 1.200 ausgehende Minuten zu unserem Satellitenbüro in Deutschland?“
- „Wenn unsere Telefonsysteme ausfallen, können wir dann eingehenden Datenverkehr auf ein anderes Telefon umleiten?“
- „Wir haben 4 verschiedene Nummern, wobei bei jeder Nummer ‚x‘ Mitarbeiter für ‚x‘ gleichzeitige Anrufe zuständig sind?“
- „Wie gehen Sie damit um und was wird für die Portierung von Nummern in Ihr System und aus diesem heraus berechnet?“
Endeffekt: Wenn Sie mehr als 25 gleichzeitige Anrufe benötigen (über 75 Mitarbeiter), ziehen Sie ein selbst gehostetes PBX-System in Betracht. Wenn Sie mit PBX-Systemen nicht vertraut sind, sollten Sie mindestens einen Monat damit verbringen, Ihre Optionen zu recherchieren, bevor Sie Geräte und Dienste kaufen (stellen Sie Kompatibilität und Funktionen sicher). Sie benötigen kompatible Telefone, Server/Software, Firewall, Daten-/Sprach-Internetdienst und SIP/DID-Anbieter.
Hardware
Viele behaupten, dass selbst gehostete PBX-Hardware bis zu 60.000 US-Dollar kosten kann. Informieren Sie sich jedoch über die Anforderungen Ihres Unternehmens, da viele Hardwareanbieter für kleinere Unternehmen eine komplette PBX-Einrichtung (kompatible Telefone und Server/Software installiert) für etwa 2.500 US-Dollar verkaufen können.
Abhängig von Ihren Anforderungen und Ihrem Volumen kann eine Business-Pipeline bis zu 600 US-Dollar pro Monat kosten. In den meisten Fällen sind gleichzeitige Anrufe auf Ihre Bandbreite beschränkt (z. B. 23 gleichzeitige Kanäle/T1). Darüber hinaus erfordern einige SIP-Anbieter eine statische IP. Mit einer virtuellen PBX nutzen Unternehmen möglicherweise eine Standard-Daten-Internetverbindung, was für große Support-/Vertriebszentren möglicherweise nicht praktikabel ist. Bei beiden IP-PBX-Systemen können Sie jedoch die gleiche Bandbreite für Daten und Sprache nutzen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre QoS-Einstellungen (Quality of Service) so anpassen, dass Sprache Vorrang hat, um Anrufabbrüche und eine schlechte Tonqualität zu vermeiden.
Für beide Systeme können Sie SIP-fähige IP-Telefone oder Softphones verwenden. Sie können auch ein herkömmliches Telefon verwenden, benötigen jedoch einen ATA-Adapter oder ein Gateway für den VoIP-Dienst (überprüfen Sie die Interoperabilität genau). Selbstgehostete Systeme erfordern möglicherweise eine SIP-Firewall.
Andere
Mit einer virtuellen Telefonanlage nutzen Sie einen Server und Dienst, der außerhalb Ihrer Kontrolle liegt, und gehen ein Sicherheits- und Zuverlässigkeitsrisiko ein.
Bei einer selbst gehosteten PBX wählen Sie Ihren ITSP (Internet Telephony Service Provider) für SIP-Trunks. Sie sind nicht auf einen Anbieter beschränkt. Sie können in Asterisk beispielsweise Regeln einrichten, um bestimmte Anrufe an einen ITSP und andere Anrufe an einen anderen zu leiten (maximieren Sie die Vorteile einzelner Anbieter). Darüber hinaus können Sie über Ersatz-ITSPs verfügen, falls ein SIP-Anbieter ausfällt (Sie können auch hierfür automatische Fehlerbehandlungsregeln festlegen). Virtuelle PBX-Anbieter erlauben eine solche Konfigurierbarkeit nicht, obwohl man annehmen würde, dass ihre internen Backend-Prozesse über solche Backup-Mechanismen verfügen.
Viele, aber nicht alle, virtuellen PBX-Systeme begrenzen die gleichzeitigen Anrufe pro Nummer. Was sind Ihre technischen Fähigkeiten? Haben Sie die Zeit und die Möglichkeit, ein selbst gehostetes PBX-System zu warten? Wenn Sie dies tun, könnte ein selbst gehostetes PBX-System selbst bei weniger Benutzern Kosteneinsparungen bringen. Wenn Sie jedoch keine Zeit haben, nutzen Sie zwischenzeitlich eine virtuelle Telefonanlage nach einer strengen Gewinn-Einsparungs-Analyse.