Kleine Unternehmen wissen, wie man über Backup redet, aber meistens ist es nur das – Reden.
Es wundert mich immer noch, was manche Firmen als sichere IT interpretieren, andere jedoch nicht. Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel geben. Einer der wichtigsten Aspekte der IT ist das Backup – die Sicherung Ihrer wertvollen Daten am Ende eines jeden Tages.
Damit soll sichergestellt werden, dass Sie im schlimmsten Fall sicher sein können, dass Ihr Fall weiterhin verhandelt wird, Ihre Kundendaten weiterhin verfügbar sind und, was noch wichtiger ist, dass Ihre Praxis weitergeführt werden kann. Wir alle sind jetzt vollständig von der IT abhängig, auch diejenigen von uns, die alles auf Papier „sichern“. Wenn Sie mir nicht glauben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, ziehen Sie den Netzstecker Ihres Servers und schalten Sie Ihre Internetverbindung aus … Plötzlich ist es dort draußen sehr still geworden.
Ich möchte Ihnen mitteilen können, dass die meisten, wenn nicht alle, der von mir besuchten Firmen über ausreichende Backup-Einrichtungen verfügen. Leider ist dies nicht der Fall. Einige unserer Kunden (bevor ich uns zuhöre, möchte ich noch hinzufügen) verfügten über eine Art Backup – etwas, das der Rezeption einmal pro Woche zugewiesen wurde, oft an einem Freitagnachmittag, wenn alle bereit sind, nach Hause zu gehen das Wochenende, und es war etwas, das fast immer vergessen wurde. Dies geschah normalerweise auch mit dem Gedanken: „Macht nichts, ich kann mich erinnern, welche Dateien ich aktualisiert habe, also würde es im schlimmsten Fall nicht lange dauern, es noch einmal zu machen.“
Haben Sie eine Vorstellung davon, wie viel Zeit das dauern würde? Würden Sie sich wirklich an alles erinnern, was Sie seit Ihrem letzten Backup getan haben? Bis zur letzten gesendeten E-Mail und aktualisierten Datei? Sicher nicht.
Eine der wichtigsten, wenn nicht sogar die wichtigste Sache, die Sie für ein gutes und solides IT-System benötigen, ist ein vollständiges und getestetes Backup-System.
Was mich zum zweiten Teil des Backup-Plans führt. Es hat überhaupt keinen Sinn, eine Backup-Einrichtung einzurichten, wenn Sie nicht testen, ob sie funktioniert. Ich bin sicher, Sie können sich vorstellen, wann die meisten Unternehmen ihre Backups benötigen. Genau – wenn der Server/PC ausgefallen ist und Sie die Daten wiederherstellen müssen.
Hier ist der Hauptpunkt: Wenn Sie das Backup nicht getestet haben, um sicherzustellen, dass es funktioniert, dann sind Sie in echten Schwierigkeiten.
Für den Fall, dass das Schlimmste eintritt, stehen Ihnen noch mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können die ausgefallene Server-/PC-Festplatte an ein Datenrettungsunternehmen schicken, aber das kann äußerst kostspielig sein. Sie könnten alle Ihre Papierakten herausholen und alles in ein neues System erneut eingeben, in der Hoffnung, dass so etwas nicht noch einmal passiert. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit und Kosten das kosten würde. Oder Sie testen Ihr Backup einfach, bevor dies passiert.
Ich bin nicht der Typ, der Statistiken im Allgemeinen zitiert, aber es ist in der IT-Branche allgemein bekannt, dass wahrscheinlich alle Festplatten irgendwann ausfallen. Das ist potenziell eine Ausfallrate von 100 %. Angesichts dieses Wissens, würden Sie das tun?
Es hat überhaupt keinen Sinn, eine Backup-Einrichtung einzurichten, wenn Sie nicht testen, ob sie funktioniert
Sie möchten nicht lieber darauf vertrauen, dass Ihre Daten sicher sind?
Hier sind ein paar sehr einfache Richtlinien, die Ihnen beim Umgang mit Ihren hart erarbeiteten Daten helfen sollen:
o Richten Sie einen Backup-Zeitplan ein.
o Stellen Sie sicher, dass Sie Daten und den Systemzustand des PCs/Servers sichern;
o Ein Rotationsverfahren für Band/externe Festplatte vorhanden sein (ein neues Band für jeden Tag der Woche oder eine externe Festplatte, die mehr als einen Tag an Daten speichert);
o Noch besser: Sie verfügen über eine Online-Backup-Funktion, die Ihr externes Backup täglich automatisiert.
o Bringen Sie das Backup für diesen Tag nach Abschluss an einen externen Standort (dadurch werden Diebstahl und Schäden durch Feuer verhindert). Und
o Stellen Sie sicher, dass Sie in regelmäßigen Abständen testen, ob das Backup funktioniert hat. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, einfach das Band oder die externe Festplatte zu durchsuchen und zu sehen, was sich darauf befindet. Ihr IT-Anbieter sollte jedoch in der Lage sein, eine Überprüfung durchzuführen.
Halten Sie außerdem eine Routine ein – noch besser: Sie verfügen über einen Server, der den Vorgang jede Nacht für Sie automatisiert, und beauftragen Sie jeden Morgen jemanden, der die Bänder/externe Festplatte wechselt, während der Wasserkocher kocht. Es muss keine große Sache sein, Ihre Daten zu schützen, aber es wäre sicherlich eine große Sache, wenn Sie sie verlieren würden.