Die meisten Kleinunternehmer denken erst dann darüber nach, dass ihre Mitarbeiter sie bestehlen könnten, wenn es zu spät ist.
Laut dem landesweiten Bericht der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) aus dem Jahr 2008 dauert ein Betrug in Kleinunternehmen durchschnittlich 24 Monate und kostet bis zu seiner Entdeckung 200.000 US-Dollar.
Drei ehemalige Mitarbeiter von PBS&J, einem Ingenieurbüro aus Miami, haben sich vor einem Bundesgericht ihrer Rolle bei der Veruntreuung von 36 Millionen Dollar in einem über 12 Jahre andauernden Plan schuldig bekannt. (Laut einem Bericht des Miami Herald vom 29. September 2006.)
Das durchschnittliche amerikanische Unternehmen verliert 7 % seines Umsatzes durch Betrug – mehr als der Gesamtgewinn vieler kleiner Unternehmen. Es gibt fünf Hauptursachen für eine höhere Betrugshäufigkeit in kleinen Unternehmen.
1. Vertrauen. Kleinunternehmer sind in der Regel näher an ihren Mitarbeitern und kennen sie sowohl persönlich als auch aus geschäftlicher Sicht. Damit ein Mitarbeiter Sie bestehlen kann, müssen Sie ihm vertrauen. In kleinen Unternehmen wird den Mitarbeitern tendenziell mehr Vertrauen entgegengebracht.
. Kleine Belegschaft. Viele Unternehmer glauben, dass Kontrollen bei einer geringen Mitarbeiterzahl unmöglich seien. Das ist nicht wahr. Auch mit einer kleinen Mitarbeiterzahl lassen sich einige Kontrollen umsetzen. Schon eine geringe Anzahl an Kontrollen kann die Betrugswahrscheinlichkeit verringern. Der ACFE-Bericht zeigt beispielsweise, dass Unternehmen mit einer Jobrotations-/Pflichturlaubsrichtlinie 61 % geringere Betrugsverluste hatten.
3. Unterlassene Delegierung. Kleinunternehmer wollen in der Regel die Kontrolle behalten. Dadurch werden zwar Mitarbeiter eingestellt, ihnen ein Arbeitsplatz zugewiesen, der Eigentümer behält jedoch wichtige Teile des Arbeitsplatzes für sich. Infolgedessen scheint es Kontrollen zu geben. Leider hat sich der Eigentümer mit zu vielen Aufgaben überlastet; und deshalb leisten sie bei der Umsetzung schlechte Arbeit. Zum Beispiel das Unterzeichnen von Schecks, ohne die Dokumentation gründlich zu prüfen.
4. Überlappende und unklare Aufgabenbereiche. In einem kleinen Unternehmen scheint es oft, dass jeder für alles verantwortlich ist. Wenn eine Arbeit erledigt werden muss, wird von allen erwartet, dass sie mithelfen. Leider bietet dies einer unehrlichen Person die Möglichkeit, Kontrollen zu umgehen, indem sie in mehr als einem Teil des Unternehmens arbeiten kann.
5. Kontrollen haben keine Priorität. Schließlich scheinen Kontrollen für die meisten Kleinunternehmer einfach keine Priorität zu haben. Die Einstellung „Das kann mir nicht passieren“ ist allgegenwärtig. Leider kann es Ihnen passieren! Jetzt etwas Geld auszugeben, um eine Reihe vorbeugender Kontrollen zu installieren, sollte als Investition betrachtet werden (nicht anders als eine Versicherungspolice) und nicht als Ausgabe. Wie bei einer Versicherung hoffen Sie, dass Sie sie nicht benötigen – aber wenn doch, können Kontrollen hilfreich sein.
Ein ehemaliger Mitarbeiter von Home Depot bekannte sich vor einem Bundesgericht in New York schuldig, Schmiergelder in Millionenhöhe von Lieferanten erhalten zu haben, um sicherzustellen, dass das Unternehmen ihre Produkte auf Lager hält. Er teilte Bestechungsgelder in Höhe von mehr als 2,5 Millionen US-Dollar mit anderen Mitarbeitern des Unternehmens in einem über drei Jahre andauernden Plan. (Laut einem Bericht von Reuters vom 30. Juni 2008.)
Verhütung
1. Erkennen Sie die Möglichkeit an, dass es Ihnen passieren könnte. Betrug gegen Unternehmen ist weit verbreitet und wird den meisten Unternehmern erst bewusst, wenn es zu spät ist.
2. Machen Sie sich mit gängigen Betrugsindikatoren vertraut. Es gibt viele Anzeichen für Betrug. Unternehmer müssen sich dieser Warnsignale bewusst werden und auf sie achten. Dies bedeutet nicht immer, dass Betrug vorliegt, aber sie bedeuten, dass möglicherweise eine verstärkte Überwachung erforderlich ist.
3. Überprüfen und stärken Sie interne Kontrollen und ergreifen Sie andere Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung. Es gibt viele Maßnahmen, die sich bei der Reduzierung von Betrugsmöglichkeiten und der Abschreckung als wirksam erwiesen haben. Der Geschäftsinhaber sollte sich über die gängigsten Kontrollen und anderen Maßnahmen für seine spezielle Unternehmensform informieren.
4. Übernehmen Sie als Geschäftsinhaber die persönliche Verantwortung für die kontinuierliche Überwachung. In einem kleinen Unternehmen muss der Eigentümer selbst die Verantwortung für Betrugsbekämpfung und Überwachung übernehmen. Einem Mitarbeiter diese wichtige Aufgabe anzuvertrauen, kann ein großer Fehler sein, wenn sich herausstellt, dass dieser Mitarbeiter ein Betrüger ist. Der ACFE-Bericht zeigt auch, dass die Betrügereien, die eine Person begeht, umso größer sind, bevor sie gefasst wird, je höher sie in der Organisation ist und je länger sie dort gearbeitet hat (mit anderen Worten, je mehr Vertrauen sie genießt).
Ein 63-jähriger Mann, der als Direktor für Finanzdienstleistungen für eine gemeinnützige Organisation arbeitete, bekannte sich vor einem Bundesgericht schuldig, eingehende Schecks in Höhe von mehr als 400.000 US-Dollar, die an die gemeinnützige Organisation zu zahlen waren, auf ein Scheinbankkonto umgeleitet zu haben. (Laut einem Bericht der Washington Post am 24. September 2008.)
Wo Sie Hilfe bekommen
Interne Anhörung. Wenn Sie ein größeres Unternehmen sind, sollte Ihre interne Revisionsabteilung die erste Verteidigungslinie sein. Nach dem Sarbanes-Oxley-Gesetz sind börsennotierte Unternehmen dazu verpflichtet, einen Bericht der internen Revision direkt an einen Vorstandsausschuss zu übermitteln. Aber auch wenn Sie kein börsennotiertes Unternehmen sind, sollte die interne Revision direkt der Unternehmensleitung unterstellt sein. Die Abteilung mit den meisten Betrugsvorfällen ist die Buchhaltung, daher ist es im Allgemeinen nicht sinnvoll, eine interne Revision innerhalb der Buchhaltungs- oder Finanzfunktionen einzurichten.
Firmenanwalt. Es ist wichtig, die Rechtsberatung des Unternehmens aktiv in alle Betrugsbekämpfungsprogramme oder Betrugsverdachtsermittlungen einzubeziehen. Wenn Sie ein größeres Unternehmen sind, sollte dies Ihr Unternehmensberater sein. Wenn es sich um ein kleineres Unternehmen handelt, benötigen Sie einen zuverlässigen externen Anwalt mit Erfahrung in diesem Bereich, der Sie bei Ihren präventiven und reaktiven Maßnahmen begleitet.
Externer CPA. Viele CPAs wurden geschult und verfügen über Erfahrung in der Überprüfung von Kontrollen und der Empfehlung von Verbesserungen. Dies kann ein eigenständiger Auftrag sein oder im Rahmen eines Audits durchgeführt werden. Denken Sie daran, dass sich die Buchhaltungskontrollen nur auf das Buchhaltungssystem konzentrieren. In anderen Bereichen sind zusätzliche Arten von Kontrollen erforderlich, um Betrugsmöglichkeiten wirksam zu reduzieren. Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Buchhaltungsprüfung nicht darauf ausgelegt ist, alle Betrugsfälle aufzudecken, und dass dies auch wahrscheinlich nicht der Fall ist.
Zertifizierter Fraud Examiner (CFE). CFEs sind speziell im Bereich der Betrugsprävention und -ermittlung geschult und erfahren. Möglicherweise verfügen sie auch über zusätzliche Kenntnisse in den Bereichen Buchhaltung, Strafverfolgung oder anderen Bereichen.
Wenn Sie Betrug vermuten
Wenn ein Geschäftsinhaber (oder Manager) den Verdacht hat, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen bestiehlt; Die häufigste Reaktion ist emotional. Sie möchten sie wahrscheinlich in Ihr Büro rufen, sie zur Rede stellen und ihn oder sie entlassen. In den meisten Fällen wird diese Reaktion nur zusätzliche Kopfschmerzen und mögliche finanzielle Verluste verursachen.
Im Allgemeinen ist es in der Regel am besten, Ihren Verdacht für sich zu behalten, bis Sie einen qualifizierten Fach- und Rechtsberater konsultiert haben. Es gibt viele mögliche Aspekte, die berücksichtigt werden müssen, bevor man sich für eine Vorgehensweise entscheidet.
Auch wenn der Mitarbeiter Sie tatsächlich bestohlen hat (und das wissen wir in der Regel noch nicht genau), gewährt ihm die Rechtsordnung zahlreiche Rechte. Holen Sie sich umgehend professionelle Hilfe, damit Sie sich nicht einer möglichen Haftung aussetzen.
Prolog
Ein Lagerleiter eines Krankenhauses in Spokane, Washington, bekannte sich vor einem Bundesgericht schuldig, durch den Verkauf gestohlener Krankenhausartikel auf eBay mehr als 600.000 US-Dollar auf seinem PayPal-Konto eingesammelt zu haben. Der Betrug dauerte mehr als drei Jahre. (Laut einem Bericht der Seattle Times am 21. Dezember 2006.)
Wenn Sie ein Unternehmer sind, ist es an der Zeit zu handeln, jetzt und nicht erst, nachdem Sie einen großen Verlust erlitten haben. Gehen Sie noch einmal auf die vier Schritte im Abschnitt „Prävention“ dieses Artikels zurück und beginnen Sie jetzt mit der Umsetzung.
Sie sind sich nicht sicher, wie Sie vorgehen sollen? Die richtige professionelle Unterstützung kann sich als sinnvolle Investition erweisen.
Denken Sie abschließend daran, dass Kontrollen zwar in manchen Fällen Betrüger abschrecken können; Sie können einen entschlossenen Dieb nicht aufhalten. Ein starkes und kontinuierliches Überwachungsprogramm ist entscheidend, um Betrug früher zu erkennen, bevor er zu größeren Verlusten führt.
Viel Glück in Ihrem Geschäft und bei Ihren Bemühungen zur Betrugsprävention!