Obwohl sich Restaurantbesitzer über die Finanzverwaltung ihres Unternehmens im Klaren sind, sind sie eher an der Behebung alltäglicher Probleme beteiligt, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Leider ist ein Finanzbuchhalter ein Luxus, den sich viele kleine Restaurantbesitzer nicht leisten können. In diesem Artikel geht es um sechs Hauptbuchhaltungsprobleme, mit denen Restaurantbesitzer häufig konfrontiert sind, und um die Frage, wie man sie entweder verhindern oder die Probleme lösen kann, sobald sie auftreten. Ein Kleinunternehmer zu sein ist immer eine Herausforderung und das Restaurantgeschäft ist finanziell komplex.
Dieser Artikel konzentriert sich auf die Probleme, die mit guten Buchhaltungskenntnissen und Verfahrensmethoden gelöst werden können. Indem er Restaurantbesitzern beibringt, finanzielle Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen, kann ein Buchhalter dem Besitzer dabei helfen, die Finanztechniken zu korrigieren oder zu verbessern, die zur Gewinnverwaltung und zur Reduzierung vermeidbarer Verluste eingesetzt werden. Die sechs hier angesprochenen Themen konzentrieren sich auf Folgendes:
Problem eins – Fehlen eines Buchhaltungssystems
Problem zwei – wenn die wesentlichen Betriebskosten höher sind als der Gesamtumsatz
Problem drei – Menüangebote
Problem vier – Lebensmittel- und Getränkeinventar
Problem fünf – Probleme, die auftreten, wenn der Lagerbestand höher ist als der Umsatz
Problem Sechs – Verwendung einer Bilanz und eines Gewinns und Verlusts am Monatsende
Durch die Untersuchung dieser Probleme, die für Restaurantbesitzer häufig auftreten, ist es möglich, diese Probleme zu verwalten und zu beheben, bevor das Restaurant finanziell außer Kontrolle gerät, und einem Besitzer dabei zu helfen, Buchhaltungsmethoden anzuwenden.
Problem eins – Fehlen eines Buchhaltungssystems
Die ersten Probleme, mit denen sich ein Restaurantbesitzer auseinandersetzen muss, wenn er versucht, Buchhaltungsprobleme zu vermeiden, ist die Investition in eine gute Computersoftware, die dabei hilft, den Überblick über alle Transaktionen zu behalten. Nessel, Inhaber und Finanzberater von Restaurantbesitzern, empfiehlt QuickBooks für die Führung eines Hauptbuchs aller im Restaurant stattfindenden Finanztransaktionen. Alle Finanztransaktionen müssen im Hauptbuch erfasst werden, damit genaue Aufzeichnungen geführt werden können. Ohne dies zu beachten, wird der Eigentümer das Restaurant nicht führen können, ohne die Buchführungspflicht zu erfüllen. Nessel führt weiter aus: „Meiner Erfahrung nach hängt die Art und Weise, wie gut das Unternehmen proaktiv geführt wird, direkt davon ab, wie gut der Eigentümer seine „Bücher“ verwaltet.“ Daher ist es für den Eigentümer ein vorrangiges Anliegen, ein Buchhaltungssystem einzurichten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen finanziell reibungslos läuft. Das Fehlen vorhandener Buchhaltungs- und Finanzkontrollen ist der Hauptgrund für das Scheitern der meisten Unternehmen, und wenn ein Restaurant in Schwierigkeiten gerät, ist dies das erste Problem, das angegangen werden muss. Der „Restaurant Operators Complete Guide to QuickBooks“ wird von vielen Buchhaltern als Leitfaden zur Einrichtung einer guten Buchhaltung empfohlen System.
Problem zwei – wenn die wesentlichen Betriebskosten höher sind als der Gesamtumsatz
Statistiken besagen, dass „Käufe von Speisen und Getränken in Restaurants plus Arbeitskosten (Löhne plus vom Arbeitgeber gezahlte Steuern und Sozialleistungen) 62 bis 68 Cent jedes Dollars an Restaurantverkäufen ausmachen.“ Diese werden in der Buchhaltung als „Prime Cost“ eines Restaurants bezeichnet und sind dort, wo die meisten Restaurants auf ihre größten Probleme stoßen. Diese Kosten können im Gegensatz zu Versorgungs- und anderen Fixkosten kontrolliert werden. Ein Eigentümer kann den Kauf und die Handhabung von Produkten sowie die Menüauswahl und Preisgestaltung steuern. Zu den weiteren kontrollierbaren Produktionskosten eines Restaurants gehören die Einstellung von Personal und die wirtschaftlich effiziente Einsatzplanung des Personals. „Wenn der Selbstkostenanteil eines Restaurants 70 % übersteigt, wird ein Warnsignal gehisst. Wenn das Restaurant diese höheren Kosten nicht beispielsweise durch sehr günstige Mietkosten (z. B. weniger als 4 % des Umsatzes) kompensieren kann, ist es sehr schwierig und vielleicht sogar unmöglich, profitabel zu sein.“
Die Mietkosten für ein Restaurant (sofern Steuern, Versicherungen und andere Kosten, die in diese Kategorie fallen können, wie z. B. Verbandsbeiträge) eingerechnet werden, sind nach den „Prime Costs“ die höchsten Kosten, die einem Restaurant entstehen. Die Miete beträgt durchschnittlich etwa 6-7 % des Umsatzes eines Restaurants. Da es sich um einen Fixaufwand handelt, kann die Quote nur durch Umsatzsteigerung reduziert werden. Wenn die Kosten 8 % übersteigen, ist es sinnvoll, die Belegungskosten durch 7 % zu dividieren, um herauszufinden, welches Umsatzniveau erforderlich ist, um die Mietkosten unter Kontrolle zu halten, damit das Restaurant nicht in den Ruin gerät
Problem drei – Menüangebote
Der Preis für die meisten Angebote auf einer Speisekarte wird vom Eigentümer festgelegt, nachdem er andere lokale Restaurantkonkurrenten besucht und sich deren Angebote und Menüpreise angesehen hat. Die Preisgestaltung von Menüs sollte jedoch niemals einfach durch einen Blick auf die Menüs der Konkurrenten erfolgen. Die Menüpreise müssen festgelegt (und regelmäßig geändert werden, wenn die Lieferantenkosten schwanken) und in den Softwarebüchern dokumentiert werden. Einige mathematische Kenntnisse sind hilfreich, da ein Menü Produktpreise von Einkäufen in Rezepteinheiten umrechnet. Ein Restaurantbesitzer muss die Kosten für die Zubereitung eines Rezepts kennen, um den Preis festlegen zu können. Das bedeutet, dass Sie wissen, was die Zutaten und die Menge der verwendeten Zutaten pro Rezept kosten. Es gibt Software, die dabei hilft, und Microsoft Excel kann verwendet werden, um die Menükalkulation anzupassen und gleichzeitig eine Verknüpfung zu verfügbaren Inventarartikeln herzustellen.
Zu den Dingen, die ein Eigentümer tun kann, um bei der Buchhaltung zu helfen und die über das Menü gesteuert werden können, gehören unter anderem:
– Preisgestaltung des Menüs für Mindestlohnerhöhungen.
– Nutzung von Mehrwertmahlzeiten zur Gewinnsteigerung.
– Wiedereinführung von Preiserhöhungen bei gleichzeitiger Beibehaltung Ihres Kundenstamms.
Ein Menü muss regelmäßig aktualisiert werden, wenn sich die Lieferantenkosten ändern. Dies kann je nach Anbieter positiv oder negativ sein. In beiden Fällen können die Menüpunkte mithilfe von Berechnungen und mithilfe einer Bestandsverfolgungssoftware an die Kosten des Lieferanten angepasst werden.
Problem vier – Lebensmittel- und Getränkeinventar
Es ist ein häufiger Fehler von Restaurantbesitzern, die Gewinn- und Verlustrechnung zu überprüfen und davon auszugehen, dass die Ausgaben, die sie für Lebensmittel ausgegeben haben, durch die Verkäufe in diesem Zeitraum dividiert werden können, um die Kosten für die verkauften Waren zu ermitteln. Dies ist ein Fehler. Um die Lebensmittelkosten genau berechnen zu können, müssen die Lagerbestände zu Beginn und am Ende der Periode bekannt sein. „Für ein Restaurant mit einem Lebensmittelumsatz von 50.000 US-Dollar pro Monat kann eine Bestandsdifferenz von 1.000 US-Dollar zwischen Anfang und Ende des Monats eine Abweichung von 2 % bedeuten. Diese Ungleichheit entspricht der Hälfte des jährlichen Gesamtgewinns eines typischen Full-Service-Restaurants.“ Einfach ausgedrückt: Man kann die Lebensmittelkosten nicht verwalten, wenn man nicht darüber Buch führt. Bei der Berechnung von Gewinn und Verlust müssen Bestandsveränderungen unbedingt berücksichtigt werden.
Microsoft Excel-Tabellen können verwendet werden, um den Lagerbestand zu verfolgen, die Preise zu dokumentieren und alle Lagerbestände bei Lebensmitteln und Getränken zu ermitteln. Wenn Sie dies über Excel verfolgen, werden Fehler vermieden.
Problem fünf – Probleme, die auftreten, wenn der Lagerbestand höher ist als der Umsatz
Wenn der Lebensmittelbestand zu hoch ist, sind die Kosten zu hoch und Verschwendung ist unvermeidlich. Die Berechnung des Lagerbedarfs ist unbedingt erforderlich, um zu verhindern, dass Lebensmittel verderben, in Rezepten überportioniert werden oder sogar gestohlen werden. „Ein typisches Full-Service-Restaurant sollte im Durchschnitt nicht mehr als 7 Tage Lagerbestand haben.“
Es gibt eine Gleichung, mit der Sie herausfinden können, wie viel Inventar für den ordnungsgemäßen Betrieb eines Restaurants erforderlich ist. Die Gleichung lautet:
Schritt 1) Multiplizieren Sie Ihren durchschnittlichen monatlichen Lebensmittelumsatz mit Ihren Lebensmittelkosten in %.
Schritt 2) Teilen Sie diese Zahl (Ihren durchschnittlichen monatlichen Lebensmittelverbrauch) durch 30 (Tage/Monat)
Durch die Verwendung dieser Formel und die Aufzeichnung aller Anfangs- und Endbestände wird das Problem des Geldverlusts aufgrund verschwendeter Lebensmittelkosten verringert oder beseitigt.
Problem Sechs – Verwendung einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung
Damit ein Restaurant erfolgreich ist, muss es vom Eigentümer so weit wie möglich wie ein Großunternehmen geführt werden. Es ist mindestens ein wöchentlicher Bericht erforderlich. Die Formatierung des Berichts sollte kategorisiert sein. Lagerbestand, Lieferanten, Arbeitskräfte und Verkäufe sollten alle einen Start- und Endzeitraum haben. Fixe Ausgaben wie Miete und Strom sollten so aufgeschlüsselt werden, dass sie in den Bericht passen, ob er wöchentlich oder täglich erfolgt. Es ist nicht ratsam, mit der Erstellung eines Berichts bis zum Monatsende zu warten, da sich in der Gastronomie schnell Veränderungen vollziehen.
Ein sehr wichtiger Punkt ist, dass in der Berichterstattung ein Start- und Enddatum enthalten sein sollte und auch Fixkosten aufgeschlüsselt werden sollten, damit ein wöchentlicher Nettogewinn errechnet werden kann. Wie bereits erwähnt, können Microsoft Excel und andere Tracking-Software für die Bestands- und andere Kostenerfassung sowie für die Planung verwendet werden, was sich auf den Gewinn auswirkt. Ohne die ordnungsgemäße Überwachung des Lagerbestands können Überschüsse, Terminplanung, Menüpreise, Portionierung und alles, was in dieser Studie behandelt wurde, dazu führen, dass ein Restaurant untergeht. Ein Restaurantbesitzer muss lediglich die Initiative ergreifen und einige einfache Buchhaltungsstrategien einführen. Es mag den Anschein haben, als müsste ein Restaurantbesitzer alles selbst erledigen; Aber wenn man ein Restaurant mit einer guten Software und einer systematischen Methode auf dem Laufenden hält, wird sich die Arbeit lohnen.