Mit bewegten Bildern zu sprechen war einst ein Traum, ein aufgezeichnetes Video aus weit entfernten Filialen könnte bis zu einem gewissen Grad die Essenz der Gedanken der Mitarbeiter wiedergeben, ein Telefongespräch kann die Fragen beantworten, ist aber nicht dasselbe wie ein persönliches Treffen, da es sich um ein hochgradig interaktives Gespräch zusammen mit den Äußerungen der Delegierten handelt, das Klarheit der Gedanken schafft und eine spontane Entscheidung zu allen Fragen getroffen werden kann. Es hatte seine eigenen Einschränkungen, da man reisen und einen gemeinsamen Treffpunkt vereinbaren musste, was viel Vorbereitung erforderte und Kosten für die Organisation verursachte.
Online mit einem interaktiven Video zu sprechen ist ein Segen, da man sich nicht mehr um die Organisation eines Meetings kümmern muss und keine Kosten für das Meeting aufwenden muss. Online-Konferenzen sind eine hochmoderne Technologie, die die Teilnahme an Besprechungen überall auf der Welt mit dem Gefühl einer persönlichen Konversation über das Internet ermöglicht. Alle Unternehmensorganisationen, die weltweit expandieren möchten, können an Videokonferenzen nicht vorbeikommen, da es sich dabei um ein hervorragendes Tool handelt, das alle Geschäftsgespräche rund um den Globus problemlos ermöglicht.
Technisch gesehen gelten Videokonferenzen zwar als ein Trend, dem alle Unternehmensorganisationen folgen sollten, viele Mythen halten die meisten Unternehmen jedoch davon ab, sie in ihren Organisationen zu implementieren. Es ist an der Zeit, die Fakten zu kennen, Zweifel an Online-Konferenzen auszuräumen und Videokonferenzen als unverzichtbares Tool für Unternehmen zu akzeptieren.
Im Folgenden sind die Mythen aufgeführt, die Unternehmen wahrscheinlich davon abhalten, Online-Konferenzen zu nutzen:
Mythos 1. Videokonferenzen sind teuer:
Als Videokonferenzen zum ersten Mal in den Bereich der Online-Konferenzen Einzug hielten, waren die Anforderungen an die Implementierung sehr teuer, umfangreich und hardwarebasiert. Da sich die Technologie rasant weiterentwickelt hat, gibt es eine drastische Verbesserung bei den verwendeten Zubehörteilen. Die Kosten sind geringer und jetzt können auch softwarebasierte Videokonferenzen implementiert werden, die erschwinglich sind und vom Desktop, Laptop oder Mobiltelefon aus verbunden werden können, sodass Konnektivität von der Bürokabine oder von zu Hause aus möglich ist.
Mythos 2. Videokonferenzen erfordern viel Download:
Viele Organisationen verzichten auf Online-Konferenzen, da hierfür möglicherweise Software heruntergeladen und verschiedene Einstellungen vorgenommen werden müssen, die sich auf ihren Arbeitsablauf auswirken können. Sie haben auch schreckliche Angst davor, dass etwas schief gehen könnte. Sie sollten verstehen, dass es fehlerfrei ist und ihr System in keiner Weise verändert.
Mythos 3. Es ist schwierig, einen Sitzungssaal ausschließlich für Videokonferenzen einzurichten
Das Hauptmerkmal der Videokonferenzsoftware besteht darin, dass man jederzeit und überall auf der Welt eine Verbindung herstellen kann. Da die Mitarbeiter bequem an einer Konferenz teilnehmen können, ist es nicht erforderlich, die Mitglieder wie bei einer regulären Besprechung in einem Besprechungsraum zusammenzufassen.
Mythos 4. Es ist nicht dasselbe wie persönliche Treffen:
Durch die Verbindung über eine Videokonferenzsoftware kann man die Mitglieder persönlich auf ihren Bildschirmen sehen, alle vorbereitenden Treffen und Diskussionen können online durchgeführt werden und ein Abschlusstreffen kann ein echtes persönliches Treffen sein. Auf diese Weise wird ein Großteil des Reiseaufwands eingespart, wodurch Zeit und Geld gespart werden.