Die Nutzung einer Internetverbindung und eines E-Mail-Programms zum Senden und Empfangen von Faxen erfreut sich sowohl bei Privatpersonen als auch bei Unternehmen zunehmender Beliebtheit. Warum ist diese relativ neue Technologie so schnell gewachsen? Es gibt viele Gründe, aber der Kürze halber beschränken wir uns auf vier Hauptgründe.
Günstigere Kosten – Die Nutzung eines Online- oder Internet-Faxdienstes oder -anbieters ist viel günstiger als die Verwendung eines herkömmlichen Faxsystems. Vor allem, weil E-Mail-Fax ein papierloses System ist, sodass Sie Geld für Papier, Tinte, Toner und sogar die Kosten für den Kauf/Betrieb eines Faxgeräts sparen. Alles wird über das Internet über Ihr E-Mail-Konto und Ihre Webverbindung erledigt. Die monatlichen Kosten können zwischen 5 und 10 US-Dollar liegen oder sogar etwas weniger, wenn Ihr Faxbedarf sehr gering ist.
Einfach einzurichten und zu verwenden – Da Ihre Online-Faxnummer und Ihr Online-Faxdienst über das Internet verfügbar sind, ist die Einrichtung in wenigen Minuten erledigt. Bei den meisten Faxanbietern können Sie sogar Ihre aktuelle Faxnummer auf diese Dienste „portieren“, sodass keine Geschäftseinbußen entstehen. Die Nutzung eines Online-Faxdienstes ist so einfach wie die Nutzung Ihrer E-Mail. Sobald Sie sich angemeldet haben, erhalten Sie eine lokale oder gebührenfreie Nummer und ein Online-Konto, in das Sie sich einloggen können, um alle Ihre Faxe zu lesen oder zu versenden. Sobald Sie ein Fax erhalten, wird Ihnen eine E-Mail mit Ihrem Fax als Anhang zugesandt – normalerweise in einer TIFF- oder JPG-Datei. Die meisten Dienste verfügen auch über Apps, die auf Ihrem Desktop-Computer oder Ihrem Smartphone abgelegt werden können.
Grüne Lösung – Angesichts der heutigen dramatischen Wetterbedingungen und -extreme wird sich jeder der Schäden bewusst, die wir unserer Umwelt zufügen. Online-Fax wird oft als umweltfreundliche Lösung angesehen, da es sich um ein „papierloses“ System handelt, das unzählige Bäume vor der Ernte bewahrt. Dann muss man auch die gesamte Energieeinsparung berücksichtigen, die dadurch entsteht, dass nicht all diese Papiere, Tinten, Toner und Faxgeräte hergestellt werden müssen. Plus die Energie, die wir sparen, weil wir kein Faxgerät rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr betreiben müssen.
Gesamtintegration – Selbst unter Berücksichtigung aller oben genannten triftigen Gründe liegt der vielleicht ausschlaggebende Faktor für die Beliebtheit von Online-Faxen möglicherweise in der Integration. Internetfax ist digital und wir leben jetzt in einer digitalen Welt. Alle Ihre Faxe können problemlos online oder in allen Ihren Computergeräten gespeichert werden. Sie können ganz einfach mit wenigen Mausklicks abgerufen werden, unabhängig davon, ob das Fax gestern oder letztes Jahr eingegangen ist. Darüber hinaus können alle wichtigen Faxe mit allen Ihren Mitarbeitern oder Vertriebsmitarbeitern geteilt werden, sodass alle auf dem gleichen Stand sind. Darüber hinaus ist Online-Fax völlig mobil und überall einsetzbar – vor allem, wenn man bedenkt, dass es sich problemlos in Smartphones, Tablets und Laptops integrieren lässt. Ihr Unternehmen ist rund um die Uhr geöffnet und von überall aus erreichbar.
Das sind vier gute Gründe, warum Sie oder Ihr Unternehmen zumindest über einen Online-Faxdienst nachdenken sollten. Es ist viel günstiger und viel einfacher zu verwenden als herkömmliches Faxen. Darüber hinaus kann ein webbasiertes „Cloud-basiertes“ System innerhalb weniger Minuten vollständig in alle Ihre Computer und Smartphones integriert werden. Dies ist eine „papierlose“ grüne Lösung, deren Zeit definitiv gekommen ist – aber wie bei allen Geschäftsentscheidungen liegt es an Ihnen.