Das Rechnungswesen besteht üblicherweise aus zwei unterschiedlichen Bereichen: der Management- und der Finanzbuchhaltung. Management Accounting, das darauf abzielt, die Bedürfnisse von Managern zu erfüllen, und Finanzbuchhaltung, das darauf abzielt, die Buchhaltungsbedürfnisse aller anderen Benutzer zu erfüllen. Die Unterschiede zwischen den beiden Buchhaltungsarten spiegeln die unterschiedlichen Nutzergruppen wider, die sie ansprechen. Kurz gesagt, die Hauptunterschiede sind wie folgt:
- Art der erstellten Berichte. Finanzbuchhaltungsberichte sind in der Regel allgemeiner Natur. Das heißt, sie enthalten Finanzinformationen, die für ein breites Spektrum von Benutzern und Entscheidungen nützlich sind, und sind nicht speziell auf die Bedürfnisse einer bestimmten Gruppe oder einer Reihe von Entscheidungen zugeschnitten. Management-Accounting-Berichte hingegen dienen häufig einem bestimmten Zweck. Sie werden entweder im Hinblick auf eine bestimmte Entscheidung oder für einen bestimmten Manager entwickelt.
- Detaillierungsgrad. Finanzberichte bieten Benutzern einen umfassenden Überblick über die Leistung und Position des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum. Dadurch werden Informationen aggregiert und Details gehen häufig verloren. Management-Accounting-Berichte liefern Managern jedoch häufig umfangreiche Details, die ihnen bei einer bestimmten betrieblichen Entscheidung helfen.
- Vorschriften. Für viele Unternehmen unterliegen Finanzberichte den Rechnungslegungsvorschriften, die sicherstellen sollen, dass sie mit Standardinhalten und in einem Standardformat erstellt werden. Gesetze und Rechnungslegungsvorschriften erlassen diese Vorschriften. Da die Berichte des Management Accounting nur für den internen Gebrauch bestimmt sind, gibt es keine Vorgaben von externen Quellen hinsichtlich der Form und des Inhalts der Berichte. Sie können auf die Bedürfnisse bestimmter Manager zugeschnitten werden.
- Berichtsintervall. Für die meisten Unternehmen werden Finanzbuchhaltungsberichte jährlich erstellt, obwohl viele große Unternehmen Halbjahresberichte und einige vierteljährliche Berichte erstellen. Management-Accounting-Berichte können so oft erstellt werden, wie es von den Managern verlangt wird. In vielen Unternehmen erhalten Manager monatlich, wöchentlich oder sogar täglich bestimmte Berichte, die es ihnen ermöglichen, den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen. Darüber hinaus werden bei Bedarf Sonderberichte erstellt (z. B. zur Bewertung eines Angebots zum Kauf einer Maschine).
- Zeithorizont. Finanzberichte spiegeln die Leistung und Lage des Unternehmens im vergangenen Zeitraum wider. Im Wesentlichen sind sie rückwärtsgewandt. Management-Accounting-Berichte hingegen liefern oft Informationen über die zukünftige Leistung sowie über die vergangene Leistung. Es ist jedoch eine zu starke Vereinfachung zu behaupten, dass Finanzbuchhaltungsberichte niemals Erwartungen über die Zukunft beinhalten. Gelegentlich geben Unternehmen geplante Informationen an andere Nutzer weiter, um Kapital zu beschaffen oder unerwünschte Übernahmeangebote abzuwehren.
- Umfang und Qualität der Informationen. Finanzbuchhaltungsberichte konzentrieren sich auf Informationen, die in Geldbeträgen quantifiziert werden können. Auch das Management Accounting erstellt solche Berichte, es ist jedoch auch wahrscheinlicher, dass es Berichte erstellt, die Informationen nichtfinanzieller Art enthalten, wie z. B. Messungen der physischen Mengen an Vorräten (Beständen) und Produktion. Die Finanzbuchhaltung legt bei der Erstellung von Berichten einen größeren Wert auf die Verwendung objektiver und überprüfbarer Nachweise. In Management-Accounting-Berichten werden möglicherweise weniger objektive und überprüfbare Informationen verwendet, aber sie liefern den Managern die Informationen, die sie benötigen.
Daraus lässt sich erkennen, dass das Management Accounting weniger eingeschränkt ist als die Finanzbuchhaltung. Es kann auf eine Vielzahl von Quellen zurückgreifen und Informationen unterschiedlicher Zuverlässigkeit verwenden. Der einzige wirkliche Test, der bei der Beurteilung des Werts der für Manager bereitgestellten Informationen angewendet werden muss, ist, ob sie die Qualität der getroffenen Entscheidungen verbessern oder nicht.
Die Unterscheidung zwischen den beiden Bereichen spiegelt in gewissem Maße die Unterschiede beim Zugang zu Finanzinformationen wider. Manager haben viel mehr Kontrolle über die Form und den Inhalt der Informationen, die sie erhalten. Andere Nutzer müssen sich darauf verlassen, was Manager zu leisten bereit sind oder was die Finanzberichterstattungsvorschriften vorschreiben. Obwohl der Umfang von Finanzbuchhaltungsberichten im Laufe der Zeit zugenommen hat, haben die Befürchtungen über den Verlust von Wettbewerbsvorteilen und die Unwissenheit der Benutzer über die Zuverlässigkeit von Prognosedaten dazu geführt, dass Unternehmen sich weigern, anderen Benutzern die detaillierten und umfassenden Informationen zur Verfügung zu stellen, die Managern zur Verfügung stehen.