Es heißt, das Einzige, was beständig ist, ist der Wandel, und wenn Sie schon länger im Geschäft sind, wissen Sie, wie wahr das ist. Wenn es etwas gibt, das langfristig erfolgreiche Unternehmen – denken Sie zum Beispiel an IBM, General Electric, Wal-Mart oder Microsoft – von allen anderen unterscheidet, dann ist es ihre positive Reaktion auf Veränderungen.
Die Anpassung an Veränderungen wirkt sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens aus, seinen Markt zu erobern und zu halten, sein Geschäft auszubauen und seine Produkte und Dienstleistungen gewinnbringend zu verkaufen. Allerdings muss jeder Kleinunternehmer oder Manager lernen, zwischen Geschäftsprozessen, die sich weiterentwickeln müssen, und solchen, die stabil bleiben sollten, zu unterscheiden.
Wenn Veränderung destruktiv ist
Während es unerlässlich ist, sich weiterzuentwickeln, um den sich ändernden Verbraucheranforderungen und einem sich ständig verändernden technologischen Umfeld gerecht zu werden, gibt es einige Geschäftsprozesse, bei denen Veränderungen und Weiterentwicklungen kontraproduktiv oder sogar destruktiv sind. Eine davon ist die Finanzbuchhaltung.
Die Buchhaltungsskandale, die Anfang der 2000er Jahre mehrere Großkonzerne in den Ruin trieben, verdeutlichten das zerstörerische Potenzial, zu „kreativ“ zu werden, wenn es um die Finanzbuchhaltung geht. Obwohl die Regierung Gesetze erlassen hat, mit denen versucht wurde, solche Unregelmäßigkeiten bei der Buchhaltung einzudämmen, liegt es immer noch in erster Linie in der Verantwortung der Geschäftsinhaber und ihrer Buchhaltungsfachleute, Finanzinformationen zu erstellen und bereitzustellen, die ich als KÜNSTLERISCH bezeichne: Präzise, relevant und zeitnah.
Buchhaltungsregeln können und werden sich im Laufe der Zeit ändern, um veränderten Geschäftsmodellen und neuen Arten von Geschäftstransaktionen Rechnung zu tragen. Allerdings sollte die Finanzbuchhaltung als Geschäftsprozess stabil bleiben und sich nur weiterentwickeln, nachdem sorgfältig über die möglichen Auswirkungen einer unterschiedlichen Berichterstattung über Transaktionen nachgedacht wurde.
Ein vollständiger Überblick über die Grundlagen der Finanzbuchhaltung würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Ich hoffe jedoch, dass ich Sie dazu motivieren kann, die Finanzberichte, die Ihnen Ihr Wirtschaftsprüfer im nächsten Monat auf den Schreibtisch legt, vielleicht etwas genauer unter die Lupe zu nehmen, indem ich Ihnen einige Standard-Buchhaltungskonzepte vorstelle.
Der Kontenplan
Fangen wir am Anfang an: beim Finanzdatenerfassungssystem, dem sogenannten Kontenplan. Hierbei handelt es sich um eine systematische Auflistung aller von Ihrem Unternehmen verwendeten Sachkontonamen und zugehörigen Nummern, geordnet in der Reihenfolge, in der sie in Ihren Finanzberichten erscheinen (mehr dazu gleich): normalerweise Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital der Eigentümer oder Aktionäre, Einnahmen und Ausgaben.
Ein Kontenplan ermöglicht die geordnete Berichterstattung und Zusammenfassung aller Finanztransaktionen Ihres Unternehmens. Sie können sich beispielsweise alle in einem bestimmten Zeitraum bezahlten Lieferantenrechnungen noch einmal ansehen, um genau festzustellen, welche Arbeiten durchgeführt wurden, warum sie durchgeführt wurden und welche Organisation von den Ausgaben profitiert hat.
Stellen Sie sich den Kontenplan als eine Sammlung von Buckets vor, in denen sich jeweils eine bestimmte Art von Daten befindet. Möglicherweise gibt es einen Bereich für jeden Vermögenswert, den Ihr Unternehmen besitzt, jede Schuld, die Sie schulden, jedes Produkt oder jede Dienstleistung, die Sie verkaufen, und jede Art von Ausgaben, die Ihnen beim Verkauf von Produkten und Dienstleistungen entstehen.
Der Kontenplan ist eine organisierte, umfassende Liste aller dieser Bereiche. Die Buckets wiederum sind mit der entsprechenden Kontonummer gekennzeichnet und nach der Art der darin enthaltenen Daten geordnet. Sie können während des Buchhaltungsprozesses neu angeordnet werden, da ihr Inhalt (normalerweise monatlich) gezählt und überprüft wird, sodass Berichte erstellt werden können, die die darin enthaltenen Daten zusammenfassen.
Das Hauptbuch
Nein, das ist nicht die Person, die heimlich die Buchhaltung leitet und all die Berichte herausgibt, die niemand lesen kann! Das Hauptbuch ist der Ort, an dem letztendlich alle Buchhaltungstransaktionen zustande kommen, und die Datenquelle für Ihre Finanzberichte.
Stellen Sie sich das Hauptbuch als eine große, altmodische Waage vor, die immer im Gleichgewicht gehalten wird, indem auf jeder Seite ein gleicher und ausgleichender Gewichtsbetrag addiert und subtrahiert wird. Alle im Kontenplan angezeigten Buckets sind in der einen oder anderen Ablage angeordnet. Wenn Transaktionen stattfinden, fügen Sie zu jedem Bucket die entsprechenden Daten hinzu, die den finanziellen Effekt dieser Transaktion darstellen.
Wenn beispielsweise etwas zu einem Bucket auf der Aktivseite hinzugefügt wird, muss etwas anderes von gleichem Wert entweder von der Aktivseite entfernt werden (z. B. das für den Erwerb des Vermögenswerts gezahlte Geld) oder zur Passivseite hinzugefügt werden (z. B. ein zur Bezahlung aufgenommener Kredit). So bleibt die Waage immer im Gleichgewicht und Ihr Unternehmen verfügt über ein Selbstkontrollsystem, das sicherstellt, dass die gesamte Transaktion ordnungsgemäß erfasst wurde.
Der Jahresabschluss
Das sind die wahren Kernstücke der Buchhaltung kleiner Unternehmen. Es gibt drei primäre Finanzberichtsformate, die in Jahresberichten und den internen monatlichen Finanzberichten der meisten Unternehmen erscheinen:
o Bilanz: Dies zeigt die Finanzlage des Unternehmens zu einem bestimmten Datum, normalerweise zum Ende eines Monats, Quartals oder Jahres. Es listet auf der einen Seite alle Vermögenswerte Ihres Unternehmens und auf der anderen Seite alle Ihre Verbindlichkeiten auf. Die Differenz zwischen dem Buchwert der Vermögenswerte und Schulden entspricht dem auf die Eigentümer entfallenden Eigenkapitalanteil.
o Gewinn- und Verlustrechnung: Diese wird auch allgemein als Gewinn- und Verlustrechnung oder P&L bezeichnet und fasst alle Unternehmensaktivitäten zusammen, die darauf abzielten, einen Gewinn zu erwirtschaften. Darin werden die Höhe der Verkäufe, alle bei der Durchführung dieser Verkäufe anfallenden Kosten (oder die Kosten der verkauften Waren) und die Gemeinkosten aufgeführt, die bei der Führung der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens anfallen (z. B. Gehälter, Miete, Nebenkosten usw.).
o Kapitalflussrechnung: Dies zeigt die Auswirkung aller Transaktionen, die Bargeld beinhalteten oder beeinflussten, aber nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung auftauchten. Wenn Sie sich beispielsweise Geld leihen und es zur späteren Verwendung auf Ihr Girokonto einzahlen, entstehen weder Einnahmen noch Ausgaben, sodass diese Aktivität nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen werden kann. Stattdessen würde es in der Kapitalflussrechnung aufgeführt. Jede Transaktion, die in Ihrem Unternehmen zwischen zwei Bilanzstichtagen stattfindet, wird entweder in der Gewinn- und Verlustrechnung oder der Kapitalflussrechnung ausgewiesen, und aus diesen beiden Berichten erscheinen die zusammengefassten Ergebnisse in Form von Nettoveränderungen der Salden in Ihrer Bilanz.
Treffen Sie bessere Geschäftsentscheidungen
Der Schlüssel zu einer fundierten Entscheidungsfindung liegt in Ihrer Fähigkeit, diese äußerst wichtigen Geschäftsberichte zu verstehen und zu nutzen. Sie sind das komprimierte Ergebnis jeder Finanztransaktion, die Ihr Unternehmen durchgeführt hat, und das Ergebnis muss genau, relevant und zeitnah sein und verstanden.
Dies ist eine Rolle, die nicht delegiert werden kann. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Buchhaltungsabteilung oder Ihren Wirtschaftsprüfer zu bitten, jeden Aspekt dieser Berichte zu erläutern, bis Sie sie wirklich verstanden haben. Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt davon ab.