Verzweigung
Wenn ein Unternehmen, sei es gewinnorientiert oder gemeinnützig, wächst oder eine Expansionsstrategie plant, eröffnet es in der Regel zusätzliche Standorte. Banken, Cafés, Supermärkte, Kaufhäuser, Restaurants, Schönheitssalons, Fluggesellschaften und sogar Regierungsbüros können an mehr als einem Standort im In- oder Ausland tätig sein, um auf die Bedürfnisse ihrer Kunden oder Klientel einzugehen.
Solche zusätzlichen Standorte können entweder die Form eines haben Agentur oder ein Zweig.
Filiale oder Agentur?
Je nach Zielsetzung kann das Unternehmen die Form einer Zweigniederlassung oder einer Agentur annehmen. Beide sind Teil einer zentralen Organisation und führen ihre Operationen außerhalb ihrer eigenen Organisation durch Heimbürosie sind keine von dieser getrennte juristische Person.
Der Hauptunterschied zwischen den beiden liegt in ihrem Grad an Autonomie oder Unabhängigkeit. Beispielsweise führt eine Verkaufsagentur in der Regel keinen Lagerbestand, sondern stellt nur Waren aus, nimmt Bestellungen entgegen und arrangiert die Lieferung der Waren. Mit anderen Worten: Die Agentur handelt lediglich im Auftrag des Home Office (HO), während dieses die übrigen operativen Aspekte wie Wareneinkauf, Werbung und Kreditgewährung abwickelt.
Allerdings verfügt die Niederlassung über einen größeren Grad an Autonomie und agiert damit unabhängiger vom Homeoffice als die Agentur, vor allem in folgenden Aspekten:
-
Bereitstellung einer breiteren Palette von Dienstleistungen für Kunden oder Klientel
-
Ausübung umfassenderer Managemententscheidungen
-
Abwicklung weiterer Aspekte des Geschäftsbetriebs, wie Lagerhaltung, Ausführung von Kundenbestellungen, Kredit und Inkasso
-
Pflege eines separaten Buchhaltungssystems
Separates Filialbuchhaltungssystem
Aufgrund dieses größeren Maßes an Autonomie unterhält die Zweigstelle in der Regel ein eigenes, separates Buchhaltungssystem, während dies bei der Agentur nicht der Fall ist. Tatsächlich ist es das Hauptbüro, das alle Agenturtransaktionen in dessen Buchhaltungssystem erfasst.
Eine solche Führung getrennter Buchhaltungsunterlagen durch die Zweigstelle und das Hauptbüro ermöglicht eine effektivere Kontrolle über den Betrieb und ermöglicht es dem Top-Management, die Leistung der Zweigstelle besser einzuschätzen und strategische Geschäftsentscheidungen für das Unternehmen zu treffen.
Buchhaltung für den Filialbetrieb
Die von der Zweigstelle erfassten Buchhaltungstransaktionen sind im Allgemeinen folgender Art:
-
Externe Transaktionen oder Transaktionen mit externen Parteien des Unternehmens als juristische Person (z. B. Kunden, Lieferanten, Gläubiger, Versorgungsunternehmen)
-
Interne Transaktionen
-
innerhalb der Filiale
-
mit anderen Niederlassungen des Unternehmens
-
mit Homeoffice
-
Die Erfassung der externen Transaktionen durch die Zweigstelle sowie derjenigen, die naturgemäß nur die Zweigstelle betreffen (dh interne Transaktionen innerhalb der Zweigstelle), erfolgt mithilfe der regulären Konten und Journaleinträge. Bei der Erfassung der Transaktionen der Zweigstelle mit der HO jedoch sicher unternehmensinterne Konten müssen erstellt und genutzt werden. Ebenso werden Transaktionen zwischen Niederlassungen oder Transaktionen der Niederlassung mit einer anderen Niederlassung in der Regel über unternehmensinterne Konten über die HO abgewickelt oder abgewickelt.
Am Ende des Rechnungszeitraums erstellt die Zweigniederlassung ihren eigenen Jahresabschluss auf der Grundlage ihrer Kontensalden, jedoch nur für interne Berichtszwecke. Für externe Berichterstattungszwecke müssen diese Filialabschlüsse weiterhin mit denen der HO kombiniert werden, sodass die resultierenden Berichte die Finanzlage und die Betriebsergebnisse des Unternehmens als Einheit widerspiegeln.
Unternehmensinterne Konten
Zum Zeitpunkt der Gründung der Zweigniederlassung werden die folgenden typischen unternehmensinternen Konten in den Geschäftsbüchern oder Aufzeichnungen der Zweigniederlassung und des Hauptbüros erstellt:
-
Geschäftsbücher der Filialen
-
„Home Office“-Konto
-
-
Geschäftsbücher des Innenministeriums
-
Konto „Investition in Filiale“ (ein Konto für jede Filiale)
-
Die unternehmensinternen Konten „Home Office“ und „Investition in Filiale“ sind gegenseitige Konten, was bedeutet, dass sie in umgekehrter Beziehung zueinander oder gegensätzlich zueinander stehen. Das Konto „Home Office“ weist einen normalen Habensaldo auf, während das Konto „Investition in der Filiale“ einen normalen Sollsaldo aufweist. Jede autorisierte Transaktion, die auf einem Konto erfasst wird, sollte auch auf dem anderen Konto erfasst werden. Sofern alle Transaktionen erfasst werden, sollten beide Konten den gleichen oder gleichen Saldo aufweisen.
Das Konto „Home Office“ erscheint im Eigenkapitalbereich der Filialbilanz, während das Konto „Investitionen in der Filiale“ im Aktivbereich der HO-Bilanz ausgewiesen wird. Bei der Erstellung des Jahresabschlusses des Gesamtunternehmens werden diese unternehmensinternen Konten jedoch eliminiert, da sie sich auf interne Aktivitäten beziehen, die die externen Adressaten der Berichte nicht betreffen.
Häufige unternehmensinterne Transaktionen
Im Folgenden sind die häufigsten Transaktionen zwischen der Zweigniederlassung und HO aufgeführt, die von beiden unter Verwendung der oben genannten unternehmensinternen Konten erfasst werden:
-
Übertragung von Vermögenswerten von HO zur Filiale und umgekehrt (z. B. Bargeld, Anlagevermögen, Warenbestand)
-
Erfassung von Einkünften oder Verlusten der Zweigniederlassung (nach Schließung der Einnahmen- und Ausgabenkonten durch die Zweigniederlassung auf ihrem Konto „Einkommensübersicht“)
-
Erfassung von Ausgaben, die der Zweigstelle entstehen, aber der HO in Rechnung gestellt und von ihr bezahlt werden (z. B. Kauf von Büromaterial durch die HO für die Zweigstelle)
-
Umlage von Aufwendungen der HO, die zu Lasten der Zweigniederlassung gehen (z. B. Anteil der Zweigniederlassung an den Werbekosten, die die HO für das Unternehmen übernimmt)
-
Transaktionen zwischen Filialen (z. B. Privatkonten von Filialmitarbeitern zum Inkasso, Übertragungen von Anlagevermögen, genehmigte Ausgaben eines Filialmitarbeiters in einer anderen Filiale)
Abgleich der Investitionen in Filial- und Home-Office-Konten
Wie oben erläutert, sollten die Salden der Konten „Home Office“ und „Investment in Branch“ gleich oder gleich sein. In Wirklichkeit sind diese beiden Konten jedoch aufgrund von Zeitunterschieden und Aufzeichnungsfehlern selten ausgeglichen. Es besteht daher die Notwendigkeit, regelmäßig einen Abgleich dieser beiden Konten vorzubereiten, um die Abgleichsposten zu ermitteln und die erforderlichen Anpassungen durch entsprechende Journaleinträge in einem oder beiden Büchern der Zweigstelle und des HO zu erfassen
Filialbuchhaltung und Unternehmenswachstum
Neue Niederlassungen signalisieren nicht nur ein Unternehmenswachstum, sondern können auch weiteres Wachstum vorantreiben. Damit dieses Wachstum nachhaltig ist, müssen die vom Buchhaltungssystem der Niederlassung bereitgestellten Informationen vollständig, genau und zeitnah sein, damit das Top-Management die richtigen Geschäftsentscheidungen zum richtigen Zeitpunkt treffen kann. Denn „viele würden sagen, dass die vom Buchhaltungssystem eines Unternehmens bereitgestellten Informationen die wichtigste Einzelinformationsquelle für Finanzentscheidungsträger sind“ (Chalmers, Keryn, et al. „Accounting in Action.“ Grundsätze der Finanzbuchhaltung. . . . 2. Aufl. Queensland: John Wiley & Sons Australia, Ltd., 2010. 5. Drucken).