Vor nicht allzu langer Zeit umfassten die Lieferlisten von Buchhaltern Gegenstände wie Hauptbücher, Stempel mit Stempelkissen und einen sehr großen Becher mit spitzen Bleistiften. Heutzutage sind die Angebotslisten für Buchhalter ganz anders.
Computer
Das wichtigste Buchhaltungszubehör, das es zu kaufen gilt, ist in erster Linie ein Computer. Dies ist heutzutage in fast jedem bestehenden Unternehmen in den Vereinigten Staaten eine Selbstverständlichkeit, und die Auswahl eines Computers kann aufgrund der vielen verfügbaren Optionen kompliziert und verwirrend sein. Wenn Sie keinen Computer haben, den Sie für Ihre Buchhaltung verwenden können, besuchen Sie Ihren örtlichen Buchhalterbedarfsladen, Bürobedarfsladen oder Computerhändler.
Schauen Sie sich an mindestens drei Orten um und bitten Sie einen Vertriebsmitarbeiter, die verschiedenen Funktionen vorzuführen und die Speicherfunktionen zu überprüfen. Bringen Sie ein Notizbuch mit, um die verschiedenen Computertypen, die Sie gesehen haben, sowie die Vor- und Nachteile der einzelnen Computer aufzuschreiben. Wenn Sie einen Verwandten oder engen Freund haben, der sich mit Computern auskennt, teilen Sie uns Ihre Erkenntnisse mit, damit Sie den bestmöglichen Kauf tätigen können, der für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Buchhaltungssoftware
Nach dem Kauf eines Computers oder wenn Sie bereits über einen Computer verfügen, der für Ihr Buchhaltungsbüro geeignet ist, ist die nächste Buchhaltungsausrüstung, die Sie benötigen, offensichtlich ein gutes Buchhaltungssoftwarepaket. Anstatt Buchhaltungssoftware jedoch nach Marke auszuwählen, entscheiden Sie sich für die Software, die für Ihr spezielles Unternehmen geeignet ist.
Eine sofort einsatzbereite Buchhaltungssoftware eignet sich am besten für kleine und mittlere Unternehmen, die einen Standardbedarf an Buchhaltungsdienstleistungen haben. Wenn Ihr Unternehmen einzigartige Datenberichte benötigt, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Buchhaltungssoftware anpassbare Berichte bietet. Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen betreiben, stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware Funktionen wie ein Zeit- und Abrechnungsmodul enthält. Stellen Sie bei der Auswahl Ihrer Software einige relevante Fragen, um sicherzustellen, dass das Paket das richtige für Ihr Buchhaltungsunternehmen ist.
– Ermöglicht die Buchhaltungssoftware das Drucken oder elektronische Versenden von Schecks, Bestellungen und Rechnungen?
– Verfügt es über eine Internetverbindung, sodass Sie online Bankgeschäfte tätigen können?
– Ist es in andere Software integriert, die Sie häufig verwenden, z. B. Microsoft Office?
– Ist die Konvertierung von Daten aus anderen Buchhaltungsprogrammen oder Datenbanken möglich? Mit anderen Worten: Wird die Buchhaltungssoftware jetzt und in Zukunft alle Ihre Anforderungen erfüllen können?
– Funktioniert es problemlos mit Steuerformularen und -konfigurationen?
Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen wächst und andere Buchhalter einbeziehen, sollten Sie auch diese zusätzlichen Fragen berücksichtigen.
– Ist die Buchhaltungssoftware netzwerkfähig?
– Wie einfach oder teuer ist die Umstellung von einem Benutzer auf mehrere Benutzer?
– Bei einigen Buchhaltungsprogrammen ist das Hinzufügen neuer Benutzer lediglich eine Frage des Kaufs der entsprechenden Anzahl von Benutzerlizenzen. Bei anderen müssen Sie mehrere Kopien der Buchhaltungssoftware erwerben, was deutlich teurer ist.
Einige Softwarepakete für Buchhaltungssoftware, wie zum Beispiel Peachtree von Sage, bieten auch Spezialgebiete der Buchhaltungssoftware an, etwa Buchhaltung für den Bau, Buchhaltung für den Vertrieb, Buchhaltung für die Fertigung und Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen. Holen Sie daher wie bei einem Computerkauf mehrere Meinungen aus verschiedenen Quellen ein, um den Kauf für Ihr Buchhaltungsunternehmen am besten fundiert zu gestalten.
Sonstige Lieferungen
Sobald ein Computersystem und ein Softwarepaket installiert sind, ist das Befüllen eines Buchhaltungsschranks der nächste Punkt, den ein selbstständiger Buchhalter erledigen sollte. Bevor Sie jedoch Ihr hart verdientes Geld ausgeben, recherchieren Sie sorgfältig, welche Artikel Sie am meisten benötigen und welche Artikel Sie in Ihrem speziellen Buchhaltungsfachgebiet sofort benötigen.
Einige grundlegende Artikel für die effektive Ausstattung Ihres Büros, die in den meisten Buchhaltungsbedarfs- oder Bürobedarfsgeschäften erhältlich sind, sind wie folgt:
– Organisatoren von Steuerführern für Kunden
– Präsentationsmaterialien und Kundenmappen
– Buchhaltungsformulare
– Aktenschrank mit Aktenordnern
– Referenzmaterialien zur Buchhaltung
– Telefon mit Headset
– Tischrechner und Rechenmaschine
Einige Artikel, die Sie in Ihrem Buchhaltungsbedarfsschrank benötigen, können in einem Buchhaltungsbedarfs- oder Bürobedarfsgeschäft erworben werden, können aber auch kostenlos über den Internal Revenue Service (IRS) bezogen oder bei irs.gov bestellt werden.
– Steuerformulare W2 und 1099
– Bundes- und Landesumschläge
– Einkommensteuerformulare des Bundes und der Bundesstaaten für das laufende Steuerjahr
Grundlegende Büromaterialien, die auf Ihrer Buchhaltungsbedarfsliste enthalten sein sollten, sind:
– Stifte
– Bleistifte und ein elektrischer Bleistiftspitzer
– Büroklammern
– Hefter
– Gummibänder
– Schreibtischorganisatoren und Körbe zum Ordnen von Unterlagen, die auf Ihrem Schreibtisch aufbewahrt werden sollen
– Umschläge in verschiedenen Größen
– Frankiermaschine, wenn Sie regelmäßig viele Postsendungen verschicken oder planen
– Selbstfärbende Stempel – einer mit Ihrer geschäftlichen Postanschrift und einer zum Stempeln von Bankeinlagen
– Briefkopf und Umschläge mit dem Aufdruck Ihres Firmennamens
– Visitenkarten
Ziehen Sie darüber hinaus ein einzigartiges Buchhaltungsangebot in Betracht, das für Sie und Ihre Kunden von großem Nutzen sein könnte – ein Abonnement eines Steuer-Update-Newsletters oder einer anderen Ressource, die Sie regelmäßig über Steuer-Updates informiert und Ihnen dabei helfen kann, auf dem neuesten Stand zu bleiben Änderungen der Steuern und Steuergesetze.