Demnach verbraucht der durchschnittliche amerikanische Arbeiter fast 10.000 Blatt oder etwa zwei Kisten Papier pro Jahr Allianz zur Ressourcenschonung In Washington DC umfasst diese Zahl kein Papier, das für Zeitschriften, Zeitungen und den persönlichen Gebrauch verwendet wird. Während laut Digital Publishing International Wir nutzen mehr als 786 Millionen Bäume, um die Welt ein Jahr lang auf Papier zu halten. Im Laufe der Jahre haben Studien gezeigt, dass der Papierverbrauch immer weiter steigt. ForestEthics.com zeigt, dass der Verbrauch im Jahresvergleich um 20 % gestiegen ist.
Viele Unternehmen berücksichtigen Papier nicht einmal als Einzelposten in ihren Jahresbudgets. Dies kann ein Fehler sein, da dieselben Unternehmen die tatsächlichen Papierkosten nicht erkennen. Bei der Ermittlung der tatsächlichen Kosten müssen wir auch die Kosten für Lagerung, verlorene Dokumente, Abfall und Arbeitskosten berücksichtigen. Schauen wir uns diese Puzzleteile etwas genauer an, zum Beispiel die Lagerung; In einem durchschnittlichen Büro mit 50 Personen vor Ort und einem durchschnittlichen Dokumentenfluss sind etwa 200 Aktenschränke erforderlich, was eine zusätzliche Bürofläche von 2400 Quadratfuß (basierend auf 12 Quadratfuß pro Stück) einnimmt, um den aktuellen Umlauf und über 40.000 US-Dollar aufzubewahren zusätzliche Kosten für die Schränke. Dieselben Dokumente könnten auf einen einzigen Server passen und die Kosten erheblich senken. Sie wären tatsächlich in der Lage, ihren physischen Fußabdruck und damit auch die Kosten zu reduzieren. Da Spitzenimmobilien mehr als 2,00 Quadratfuß kosten, beträgt die monatliche Ersparnis selbst in diesen schwierigen Zeiten 4.800 US-Dollar pro Monat oder fast 58.000 US-Dollar pro Jahr. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen könnte dies die Kosten für einen zusätzlichen Mitarbeiter bedeuten, was bedeuten könnte, dass ihre Belegschaft nicht oder nur wenig reduziert wird.
Als nächstes sollten wir uns die Kosten für die Belegschaft ansehen. In diesem Beispiel verwenden wir dasselbe Büro. Dieselben 50 Personen verbringen etwa 1,5 Stunden am Tag damit, Papiere zu erstellen, zu archivieren und darauf zuzugreifen. Dazu gehört auch die Neuerstellung von Dokumenten, die verloren gehen. Diese Mitarbeiter verdienen durchschnittlich 30 US-Dollar pro Stunde, wobei einige Führungskräfte deutlich mehr verdienen. Sie verbringen insgesamt 75 Stunden am Tag damit, Papier zu berühren. Das kostet das Unternehmen 2.250 US-Dollar pro Tag, 49.500 US-Dollar pro Monat oder fast 600.000 US-Dollar Gehalt pro Jahr, wenn es mit Papier zu tun hat. Über die Arbeits- und Lagerkosten hinaus müssen auch die Kosten pro Druck (CPP) berücksichtigt werden. Der durchschnittliche CPP beträgt 0,015 $ und beinhaltet Toner, Papier und minimale Wartung. Darin sind die Kosten für den Drucker oder größere Reparaturen wie Schlagzeug usw. nicht enthalten. Bei einem durchschnittlichen Arbeitsaufwand von 10.000 Blatt pro Büroangestelltem erzeugt dieses Büro 42.000 Dokumente pro Monat oder etwas mehr als eine halbe Million Blatt Papier pro Jahr. Bei einem CPP von 0,015 US-Dollar geben sie 630,00 US-Dollar pro Monat oder 7.500 US-Dollar pro Jahr aus.
Wenn wir diese Kosten nur um die Hälfte reduzieren könnten, würde dieses Unternehmen 332.750 US-Dollar pro Jahr an Immobilien, Gehalt und CPP oder 27.729,16 US-Dollar pro Monat einsparen. Mit der Einführung des digitalen Dokumentenmanagements in seiner Umgebung würde dieses Unternehmen einen sofortigen ROI erzielen und in der Lage sein, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern.
Weitere Forschung von PricewaterhouseCooperszeigt die Zeit, die in der heutigen typischen Organisation auf Papier verbracht wird:
o 90 % aller Seiten, die jeden Tag in einem durchschnittlichen BĂĽro bearbeitet werden, werden lediglich verschoben.
o Das durchschnittliche Dokument wird 19 Mal kopiert.
o 7,5 Prozent aller Dokumente gehen verloren, 3 Prozent der ĂĽbrigen Dokumente werden falsch abgelegt.
o Fachleute verbringen 5–15 Prozent ihrer Zeit mit dem Lesen von Informationen und bis zu 50 Prozent ihrer Zeit mit der Suche danach.
o Allein in den USA gibt es über 4 Billionen Papierdokumente – eine jährliche Wachstumsrate von 22 Prozent.
Wenn man diese Zahlen zusammen mit den anderen oben genannten Zahlen berücksichtigt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen beginnen, sich mit den Papierkosten in ihren Organisationen zu befassen und zu prüfen, was sie tun können, um diese zu senken, nicht nur um ihre Budgets in Einklang zu bringen, sondern auch um unsere globale Arbeit zu unterstützen Situation auch.