Ein Buchhaltungssystem ist ein Prozess, bei dem ein bestimmter Output durch einen bestimmten Input erzeugt wird. In einem Informationsbuchhaltungssystem werden Daten zur Bereitstellung von Informationen verarbeitet. Daten sind eine Sammlung unverarbeiteter Fakten, während es sich bei Informationen um Daten oder Fakten handelt, die in eine sinnvolle Form verarbeitet wurden.
Im Normalfall führt ein Unternehmen eine Vielzahl von Transaktionen durch. Die Details einer bestimmten Transaktion werden als Transaktionsdaten bezeichnet. Unter Transaktionsdaten versteht man daher Sachverhalte, die eine konkrete Transaktion vollständig beschreiben.
Das Ziel eines Buchhaltungssystems besteht darin, die Transaktionsdaten zu erfassen und diese Daten dann zu Informationen zu verarbeiten, die letztendlich in den Finanz- und Managementberichten des Unternehmens gesammelt werden. Die Entwicklung eines Buchhaltungssystems besteht aus zwei Phasen, nämlich der Systemanalyse und dem Systemdesign.
Ein gutes Buchhaltungssystem muss mindestens die folgenden grundlegenden Anforderungen erfüllen. Das System muss Entscheidungsträgern zeitnahe und genaue Informationen liefern, die für die Verantwortlichkeiten und Anforderungen relevant sind. Die internen Kontrollmaßnahmen müssen ausreichend sein, um den Schutz der Vermögenswerte und die Bereitstellung zuverlässiger Informationen zu gewährleisten, und das System muss flexibel genug sein, um Änderungen im Umfang der Aktivitäten und in den Betriebsabläufen zu berücksichtigen, ohne dass drastische Änderungen erforderlich sind.
Eine umfassende Kenntnis der Tätigkeit des Unternehmens sowie seiner Informations- und Kontrollanforderungen ist eine wesentliche Voraussetzung für die Entwicklung eines wirksamen Rechnungslegungssystems, das die erforderlichen Kriterien erfüllt. Das Verfahren zur Erhebung der Aktivitäten sowie des Informations- und Kontrollbedarfs eines Unternehmens wird als Systemanalyse bezeichnet.
Im Entwurfsprozess des Systems wird das System so entworfen, dass es den durch die Systemanalyse ermittelten Spezifikationen entspricht. Erste Transaktionen werden in Quelldokumenten und Journalen erfasst und schließlich klassifiziert und in Sachkonten gespeichert. Die verarbeiteten Informationen werden für die Erstellung der Finanzberichte aus den Sachkonten extrahiert. Die Gestaltung jedes Buchhaltungssystems innerhalb dieses Rahmens umfasst die Planung der Verfahren, nach denen das System funktionieren soll, die Gestaltung der Quelldokumente, Journale, Sachkonten und Abschlussberichte und schließlich die Gestaltung der notwendigen internen Kontrollmaßnahmen.
Aus Sicht der Managementinformationen ist es wichtig, dass der Informationsbedarf eines Benutzers ermittelt wird und dass der Buchhaltungsbericht diesen Bedarf erfüllt. Die rasante Entwicklung auf dem Gebiet der Computerbuchhaltung hat zu einer Effektivität des Buchhaltungsprozesses geführt und ermöglicht eine benutzerfreundlichere, genauere und zeitnahere Ausgabe von Buchhaltungsdaten. Die Effizienz steigt, wenn der Wert des Systems im Verhältnis zu seinen Kosten steigt. Computergestützte Systeme haben es den Buchhaltern viel einfacher gemacht, den Buchhaltungsprozess zu gestalten, als die manuellen Systeme früherer Zeiten.