Die Natur von Buchhaltungssystemen

Ein Buchhaltungssystem ist ein Prozess, bei dem ein bestimmter Output durch einen bestimmten Input erzeugt wird. In einem Informationsbuchhaltungssystem werden Daten zur Bereitstellung von Informationen verarbeitet. Daten sind eine Sammlung unverarbeiteter Fakten, während es sich bei Informationen um Daten oder Fakten handelt, die in eine sinnvolle Form verarbeitet wurden.

Im Normalfall f√ľhrt ein Unternehmen eine Vielzahl von Transaktionen durch. Die Details einer bestimmten Transaktion werden als Transaktionsdaten bezeichnet. Unter Transaktionsdaten versteht man daher Sachverhalte, die eine konkrete Transaktion vollst√§ndig beschreiben.

Das Ziel eines Buchhaltungssystems besteht darin, die Transaktionsdaten zu erfassen und diese Daten dann zu Informationen zu verarbeiten, die letztendlich in den Finanz- und Managementberichten des Unternehmens gesammelt werden. Die Entwicklung eines Buchhaltungssystems besteht aus zwei Phasen, nämlich der Systemanalyse und dem Systemdesign.

Ein gutes Buchhaltungssystem muss mindestens die folgenden grundlegenden Anforderungen erf√ľllen. Das System muss Entscheidungstr√§gern zeitnahe und genaue Informationen liefern, die f√ľr die Verantwortlichkeiten und Anforderungen relevant sind. Die internen Kontrollma√ünahmen m√ľssen ausreichend sein, um den Schutz der Verm√∂genswerte und die Bereitstellung zuverl√§ssiger Informationen zu gew√§hrleisten, und das System muss flexibel genug sein, um √Ąnderungen im Umfang der Aktivit√§ten und in den Betriebsabl√§ufen zu ber√ľcksichtigen, ohne dass drastische √Ąnderungen erforderlich sind.

Eine umfassende Kenntnis der T√§tigkeit des Unternehmens sowie seiner Informations- und Kontrollanforderungen ist eine wesentliche Voraussetzung f√ľr die Entwicklung eines wirksamen Rechnungslegungssystems, das die erforderlichen Kriterien erf√ľllt. Das Verfahren zur Erhebung der Aktivit√§ten sowie des Informations- und Kontrollbedarfs eines Unternehmens wird als Systemanalyse bezeichnet.

Im Entwurfsprozess des Systems wird das System so entworfen, dass es den durch die Systemanalyse ermittelten Spezifikationen entspricht. Erste Transaktionen werden in Quelldokumenten und Journalen erfasst und schlie√ülich klassifiziert und in Sachkonten gespeichert. Die verarbeiteten Informationen werden f√ľr die Erstellung der Finanzberichte aus den Sachkonten extrahiert. Die Gestaltung jedes Buchhaltungssystems innerhalb dieses Rahmens umfasst die Planung der Verfahren, nach denen das System funktionieren soll, die Gestaltung der Quelldokumente, Journale, Sachkonten und Abschlussberichte und schlie√ülich die Gestaltung der notwendigen internen Kontrollma√ünahmen.

Aus Sicht der Managementinformationen ist es wichtig, dass der Informationsbedarf eines Benutzers ermittelt wird und dass der Buchhaltungsbericht diesen Bedarf erf√ľllt. Die rasante Entwicklung auf dem Gebiet der Computerbuchhaltung hat zu einer Effektivit√§t des Buchhaltungsprozesses gef√ľhrt und erm√∂glicht eine benutzerfreundlichere, genauere und zeitnahere Ausgabe von Buchhaltungsdaten. Die Effizienz steigt, wenn der Wert des Systems im Verh√§ltnis zu seinen Kosten steigt. Computergest√ľtzte Systeme haben es den Buchhaltern viel einfacher gemacht, den Buchhaltungsprozess zu gestalten, als die manuellen Systeme fr√ľherer Zeiten.