Ein Kleinunternehmer zu sein bringt eine ganze Reihe von Herausforderungen mit sich. Es geht Ihnen nicht nur darum, sich um die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu kümmern, bezahlt zu werden und Ihre Lieferanten zu bezahlen. Sie müssen sich auch darum kümmern, die Bundes- und Landesgesetze sowie die örtlichen Richtlinien einzuhalten. Kleinunternehmer, insbesondere Einzelunternehmer, sind einem erhöhten Prüfungsrisiko ausgesetzt. Die Bundesregierung ist der Ansicht, dass Selbstständige ihre Einnahmen deutlich zu niedrig und ihre Ausgaben zu hoch angeben. Auf der Website Tax Help Online heißt es: „Vielleicht werden Sie schockiert sein, wenn Sie erfahren, dass 20 % aller Kleinunternehmensprüfungen die Nichtzulassung von Abzügen beinhalten, weil der IRS das Kleinunternehmen im Rahmen der sogenannten ‚Hobby-Verlust‘-Regel als Hobby neu einstuft.“ Abschnitt 183 des Internal Revenue Code (Aktivitäten, die nicht gewinnorientiert sind) schränkt die Abzüge ein, die geltend gemacht werden können, wenn eine Aktivität nicht gewinnorientiert ausgeübt wird. IRC 183 wird manchmal als „Hobby-Loss-Regel“ bezeichnet. Als Inhaber eines Kleinunternehmens liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in den Augen des IRS als legitimes Unternehmen und nicht als Hobby angesehen wird.
Nachfolgend habe ich einige intelligente Geschäftspraktiken aufgelistet, die Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihr Unternehmen zu definieren und auszubauen, sondern Ihnen auch dabei helfen, zu dokumentieren, dass Sie ein echtes Unternehmen führen und nicht nur einem Hobby nachgehen.
1) Schreiben Sie einen Geschäftsplan. Es gibt viele lokale Unterstützungszentren für Kleinunternehmen, die Ihnen dabei helfen können, Ihren Plan schriftlich festzuhalten. Beispielsweise verfügt die Small Business Administration über lokale und Online-Ressourcen, die Sie unterstützen.
2) Bestimmen Sie Ihre Rechtsform (LLC, Partnerschaft, C-Corporation, S-Corporation, Einzelunternehmer).
3) Besorgen Sie sich vom IRS eine Mitarbeiteridentifikationsnummer (EIN).
4) Eröffnen Sie ein separates Bankkonto für alle Ihre Geschäftstransaktionen (Einlagen und Ausgaben). Sie müssen Ihre persönlichen und geschäftlichen Transaktionen getrennt halten.
5) Richten Sie eine separate Kreditlinie oder Kreditkarte für Ihr Unternehmen ein. Tragen Sie persönliche Ausgaben auf eine persönliche Karte und geschäftliche Ausgaben auf eine Visitenkarte ein.
6) Halten Sie Ihre Geschäftsdokumente organisiert. Die National Federation of Independent Business empfiehlt, Geschäftsunterlagen und Quittungen mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren.
7) Reichen Sie die ausgefüllten Steuererklärungen fristgerecht ein. Dazu gehören alle erforderlichen Zeitpläne und Unterschriften. Abhängig von der Art Ihrer Organisation füllen Sie oder Ihr CPA Formulare wie 1020, 1065, 1040 Schedule C, 1096, 1099, 940 aus und berechnen gleichzeitig Ihre Steuer für Selbständige. Ich empfehle dringend, einen lokalen Wirtschaftsprüfer (Certified Public Accountant, CPA) zu finden, der sich mit Ihrer Branche auskennt. Er hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Formulare Sie einreichen müssen, und stellt sicher, dass diese rechtzeitig und bei der richtigen Regierungsstelle eingereicht werden.
8) Stellen Sie ein Support-Team ein: Ein Anwalt kann Ihnen bei Ihrer Rechtsstruktur helfen und ein Wirtschaftsprüfer kann Ihnen helfen, Ihre Finanzen in Ordnung zu halten und dafür zu sorgen, dass Sie die Vorschriften der lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Behörden einhalten.
9) Erstellen Sie branchenübliche Geschäftsdokumente und Formulare, einschließlich Logo, Briefkopf, Visitenkarten und Website.
10) Machen Sie Werbung in Ihren lokalen Medien und in entsprechenden Fachzeitschriften.
Gemäß dem IRS-Dokument FS-2008-23 sind im Folgenden einige der Fragen aufgeführt, die der IRS möglicherweise stellen wird, wenn er feststellt, ob Ihr Unternehmen eine gewinnorientierte Tätigkeit ausübt. Sie müssen darauf vorbereitet sein, diese Fragen zu beantworten und Unterlagen bereitzustellen.
1) Wie viele Stunden pro Woche arbeiten Sie im Unternehmen?
2) Sind Sie auf Einnahmen aus dieser Tätigkeit angewiesen, um Ihre Rechnungen bezahlen zu können?
3) Verfügen Sie über das erforderliche Wissen, um die Tätigkeit als erfolgreiches Unternehmen fortzuführen?
4) Haben Sie in der Vergangenheit bei ähnlichen Aktivitäten Gewinne erzielt?
5) Erwirtschaftet die Aktivität in manchen Jahren Gewinne?
6) Erwarten Sie, dass die Aktivität in Zukunft einen Gewinn erwirtschaftet?
7) Gibt es Elemente des persönlichen Vergnügens oder der Erholung?
8) Hat Ihr Unternehmen in 3 der letzten 5 Jahre einen Gewinn erzielt?
Gemäß IRC 183: „Wenn Ihre Geschäftstätigkeit nicht gewinnorientiert betrieben wird, dürfen die zulässigen Abzüge die Bruttoeinnahmen für die Tätigkeit nicht überschreiten.“ Das Ergebnis ist, dass Ihre geschäftlichen Abzüge nun zu Einzelabzügen werden und auf Ihr Hobbyeinkommen beschränkt sind.
Wenn Sie weitere Informationen und Hilfe benötigen, um Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, seine Position als seriöses Unternehmen aufrechtzuerhalten, wenden Sie sich bitte an einen örtlichen Wirtschaftsprüfer. Jeder Staat hat seine eigene unabhängige Lizenzierungsbehörde. Wenn Sie in North Carolina ansässig sind, können Sie die Website des NC CPA Board kontaktieren und auf die Schaltfläche „Lizenznehmersuche“ klicken, um einen CPA in Ihrer Nähe zu finden. Alle lizenzierten und aktiven CPAs in North Carolina finden Sie auf dieser Website.