Wie viele Stunden arbeiten Sie in einer typischen Woche? 40? 50? 60? 80? Wie möchten Sie Ihr Einkommen steigern UND Ihre Arbeitswoche auf nur 4 Stunden reduzieren? Genau das sagt Timothy Ferris, der Autor des New York Times-Bestsellers Die 4-Stunden-Woche, tat. Obwohl ich mit vielen Dingen, die Tim auf dem Weg zu seiner 4-Stunden-Woche getan hat, nicht einverstanden bin, gibt es einige wichtige Lektionen, die man daraus lernen kann.
Wie hat er das gemacht? Auslagerung. Er hat praktisch alles in seinem Leben ausgelagert. Viele kleine Unternehmen lagern bestimmte Dinge aus, beispielsweise die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aber wie viele lagern ihre Rechnungszahlung, ihre Forschungsprojekte und die Terminvereinbarung aus? Tim war in der Lage, ganze Unternehmen auf der Grundlage des einfachen Outsourcing-Konzepts aufzubauen. Zum Beispiel würde er einen Webshop einrichten (den er ausgelagert hat), er würde die Auftragsabwicklung, den Kundenservice, die Abrechnung, die Buchhaltung usw. auslagern. Glaube ich, dass irgendjemand den Erfolg erzielen kann, den Tim hatte? Höchstwahrscheinlich ist es wie jedes andere Geschäft. Wenn das zehn Leute machen würden, gäbe es ein oder zwei, die es langfristig geschafft hätten.
Sie denken also inzwischen, dass Sie nicht Ihr gesamtes Unternehmen auslagern können. Nun ja, die meisten von uns können es nicht, oder zumindest fühlen wir uns damit nicht wohl. Was wir tun können: Wir lagern viele unserer unproduktiven Aufgaben aus, um Zeit zu gewinnen, damit wir das tun können, was wir am besten können und was das Wachstum unseres Unternehmens vorantreibt. Virtuelle Assistenten sind einfach Personen, die ihren Kunden administrative, technische oder manchmal auch kreative Unterstützung bieten. Sie treten täglich immer häufiger auf, insbesondere bei unabhängigen Unternehmern und kleinen Unternehmen.
Denn ein Großteil unserer Kunden ist in der Immobilienbranche tätig. Schauen wir uns einige der Aufgaben an, die ein typischer virtueller Assistent für einen Agenten ausführen kann: Termine planen, mit Titelfirmen kommunizieren, Flyer erstellen, Postkarten-Marketingkampagnen, Organisation und Verwaltung von Kundendatenbanken, Auflistungskoordination, Erstellung virtueller Rundgänge, FSBO-Kampagnen (zum Verkauf durch den Eigentümer), Website-Erstellung/-Pflege, Blogs, Kundengeschenke und -versammlungen oder Newsletter, um nur einige zu nennen.
Die Liste dessen, was VAs können, ist grenzenlos. Ich hatte einen Kunden, der eine E-Commerce-Website startete und seine VA-Recherche durchführte, um einen Direktversender für die Produkte zu finden, die er verkaufen wollte. Ich persönlich habe eine VA verwendet, um Dokumente zu entwerfen, Dokumente Korrektur zu lesen, Logos zu entwerfen und Produkte zu recherchieren, nach denen ich suche. Derzeit lasse ich einen VA nach dem besten Rasenmäher für meine Bedürfnisse recherchieren, eine Empfehlung abgeben und das beste Angebot für mich finden.
Wenn Sie mit dem Thema virtuelle Assistenten noch nicht vertraut sind, fragen Sie sich wahrscheinlich: Wer sind sie? Nun, die Antwort ist sehr unterschiedlich. Viele sind Assistenten der Geschäftsleitung oder Sekretärinnen, die beschlossen haben, alleine auszugehen. Bei vielen handelt es sich um Solo-Shops und bei vielen um Firmen, denen mehrere Fachleute zugeordnet sind, von denen jeder die Aufgaben ausführt, für die er oder sie am besten geeignet ist.
Dank vorherrschender Technologien wie dem Internet können virtuelle Assistenten heute überall auf der Welt sein. Hier in den USA gibt es viele davon, aber auch in anderen Ländern gibt es eine große Anzahl professioneller Firmen, die Kunden weltweit betreuen.
Der offensichtliche Hauptunterschied besteht darin, dass der typische virtuelle Assistent aus dem Ausland in der Regel günstiger ist als der in den USA. Abhängig von der Firma und den Aufgaben können Sie eine kompetente Firma für virtuelle Assistenten aus Indien für 4 bis 8 Dollar pro Stunde bekommen. In den USA beginnen die Tarife bei etwa 10 US-Dollar pro Stunde, steigen aber auf über 30 US-Dollar pro Stunde.
Lassen Sie sich nicht vom niedrigen Preis täuschen. Viele der VAs in Indien sind genauso ausgebildet wie die VAs in den Vereinigten Staaten. Ihr Preis ist in der Regel niedriger, weil sie viel niedrigere Lebenshaltungskosten haben als ihre US-Kollegen. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass die niedrigeren Tarife bedeuten, dass Sie eine geringere Servicequalität erhalten. Darüber hinaus sprechen die meisten der VA-Kunden in den Vereinigten Staaten fließend Englisch.
Bei der Betrachtung der VAs in Ihrem eigenen Land sind einige Vorteile zu berücksichtigen. Erstens arbeiten sie normalerweise in der gleichen Zeitzone oder zumindest in einer, die nur ein paar Stunden frei hat. Bei der Zusammenarbeit mit VAs im Ausland ist es aufgrund der Zeitunterschiede manchmal schwierig, in Echtzeit zu kommunizieren. Indien ist beispielsweise zehneinhalb Stunden von der östlichen Zeitzone der Vereinigten Staaten entfernt. Darüber hinaus besteht eine offensichtliche kulturelle Verbindung zwischen Ihnen und einer Person, die in Ihrem eigenen Land lebt, während es bei der Auswahl eines VA in anderen Teilen der Welt große kulturelle Unterschiede geben kann.
Der Zeitunterschied ist nicht immer ein Nachteil, manchmal kann er sogar ein Vorteil sein. Sie können ein Projekt an Ihren VA in Indien senden, bevor Sie die Arbeit verlassen, und es wird abgeschlossen und in Ihrem Posteingang sein, wenn Sie am nächsten Tag zur Arbeit kommen. Dies kann zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen, da es für einige Aufgaben in Ihrem Unternehmen effektiv eine „zweite Schicht“ ermöglicht.
Wo finden Sie virtuelle Assistenten? Es gibt verschiedene Methoden, beginnend mit der Eingabe des Begriffs in die Google-Suche. Eine Methode, die zunehmend an Bedeutung gewinnt, sind Websites, die diesem und anderen virtuellen Diensten gewidmet sind. Sie können Ihr Projekt oder Ihre Aufgaben in einer Projektbeschreibung auflisten und viele virtuelle Unterstützungsangebote für die Erbringung Ihrer Dienste in Anspruch nehmen. Beispiele für solche Websites sind Elance.com, iFreelance.com und oDesk.com. Sie können auch die International Virtual Assistant Association auf IVAA.org ausprobieren.
Die wirtschaftlichen Vorteile, einen virtuellen Assistenten anstelle eines Angestellten zu haben, sind enorm. Erstens haben Sie möglicherweise nicht genug Arbeit, um die Zeit eines Vollzeitmitarbeiters zu füllen, oder nicht einmal eine konstante Arbeitsmenge, um einen Teilzeitmitarbeiter zu versorgen. Sie zahlen nur für die Zeit, die Ihr virtueller Assistent benötigt, um seine Aufgabe zu erledigen. Bei einem Mitarbeiter kann es zu vielen Stunden unproduktiver Zeit kommen.
Da es sich bei einem virtuellen Assistenten nicht um einen Angestellten handelt, müssen Sie keine Lohnsteuer zahlen oder Leistungen erbringen. Ihre Kosten sind auf den Stundensatz begrenzt. Darüber hinaus müssen Sie nicht in teure Computerausrüstung oder Software investieren, da der virtuelle Assistent alles selbst bereitstellen muss.
Wenn ich mit einem neuen VA anfange, denke ich, dass es am besten ist, ihm am Anfang weniger wichtige Projekte zu geben und sich langsam daran heranzuarbeiten, wenn man mit seinen Fähigkeiten vertraut ist. Möglicherweise möchten Sie je nach Fachgebiet sogar mehr als einen einstellen.
In der heutigen schnelllebigen Welt der Kleinunternehmen kann es leicht passieren, dass man sich mit unproduktiven Aufgaben beschäftigt. Wenn Sie noch keinen virtuellen Assistenten nutzen, überlegen Sie, welche Aufgaben Sie belasten und überlegen Sie, ob diese ausgelagert werden können. Erinnern Sie sich an die Lektionen, die Michael Gerber uns in einem der größten Wirtschaftsbücher aller Zeiten, dem E-Mythos, beigebracht hat. Um zu wachsen, müssen wir AN unserem Geschäft arbeiten, nicht IN unserem Geschäft.