Der Umzug in ein größeres, besseres Büro ist für jedes Unternehmen aufregend. Allerdings kann es während der Übergangsphase zu Störungen und längeren Ausfallzeiten kommen, was zu Geschäftsverlusten führen kann.
Machen Sie sich keine Sorgen – die richtige Planung und Koordination sorgt dafür, dass alles reibungslos verläuft. Um den Übergang für alle Beteiligten weniger stressig zu gestalten, befolgen Sie einfach die unten beschriebene Vorgehensweise.
Schritt 1: Recherchieren Sie Unternehmen für Unternehmensumzüge
Schauen Sie sich die Umzugsunternehmen in Ihrer Nähe an und erhalten Sie detaillierte Informationen zu ihren Umzugsdiensten.
Die Sicherheit der Büroausstattung ist von größter Bedeutung. Lehnen Sie daher Unternehmen ab, die nicht registriert sind, keine Umzugsversicherung anbieten oder Zeit-/Teilzeitunternehmer für den Warentransport einsetzen.
Schritt 2: Preise festlegen
Nachdem Sie Unternehmen in die engere Wahl gezogen haben, fordern Sie einen Kostenvoranschlag vor Ort an – dieser ist genauer als ein telefonischer Kostenvoranschlag. Ein Vertreter des Unternehmens kommt ins Büro, schaut sich alles an, was umgezogen werden muss, und teilt Ihnen mit, wie viel der Umzug in die neuen Räumlichkeiten kosten wird.
Schritt 3: Planen Sie den Zeitplan
Teilen Sie dem Umzugsunternehmen Ihre Erwartungen und Anforderungen mit und erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für den Umzug. Es empfiehlt sich, mit dem Umzugsunternehmen den Grundriss des neuen Büros zu konsultieren – einschließlich der Lage der Arbeitsbereiche, Möbel und Lagermöglichkeiten. Dies wird beim Auspacken praktisch sein.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter gleichzeitig über den Schichtplan und machen Sie sie mit dem Standort und der Umgebung vertraut.
Schritt 4: Machen Sie eine Bestandsaufnahme
Papierkram ist ein notwendiges Übel. Wenden Sie sich daher an das Unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Dokumente bereit haben. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ins Ausland wechseln.
Die Zeit vor dem Umzug ist auch eine gute Zeit, um die Unordnung im Büro zu beseitigen. Machen Sie mindestens einen Monat vor dem Umzug eine Bestandsaufnahme und entsorgen Sie unnötige Akten und nutzlose Gegenstände.
Schritt 5: Entladen Sie außerhalb der Geschäftszeiten
Um Störungen während der Arbeitszeit zu minimieren, planen Sie das Entladen außerhalb der Geschäftszeiten, über Nacht oder am Wochenende. Es ist wichtig, die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Ihr Team so schnell wie möglich wieder einsatzbereit ist. Schließlich möchten Sie keine wertvollen Kunden verlieren. Wie bei allem anderen müssen Sie sich mit den Umzugsunternehmen absprechen und dies im Voraus planen.
Wenn Sie ein Unternehmen samt Möbeln und wertvoller Ausrüstung umziehen, lohnt es sich zu wissen, was Sie wann tun werden. Der Schlüssel liegt in der ständigen Kommunikation zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmern und Umzugsunternehmen – sie trägt dazu bei, dass der Umzug zu einem spannenden Erlebnis für das gesamte Unternehmen wird.