Wie man wirtschaftlich schwierige Zeiten übersteht, ohne Mitarbeiter zu entlassen.
Als Geschäftsinhaber oder Manager waren Sie in den letzten 18 Monaten mit schrumpfenden Gewinnspannen und weniger Kunden konfrontiert, die Schlange standen, um Ihre einst „heißen“ Produkte oder Dienstleistungen zu kaufen. Auf die Frage, wie man diese scheinbar schwierigen Zeiten überstehen kann, mündet man meist in Antworten wie „Wir müssen mehr Mitarbeiter entlassen“ oder „…schließen wir das Büro in Suburbia“.
Das Problem bei diesem Ansatz besteht darin, dass Sie, wenn sich die Wirtschaft erholt, versuchen werden, genau die Leute wieder einzustellen, die Sie ursprünglich entlassen haben. Leider stellen Sie möglicherweise fest, dass sie andere Jobs angenommen haben, wieder zur Schule gegangen sind oder ein eigenes Unternehmen gegründet haben. Sie befinden sich dann in einer Situation, in der Sie nun einen neuen Mitarbeiter einstellen und schulen müssen oder einen erfahreneren Mitarbeiter einstellen müssen, der „durchstarten“ kann.
Die Entlassung von Mitarbeitern während eines wirtschaftlichen Abschwungs sollte der „letzte Ausweg“ sein. Nun, zumindest nicht, bevor Sie alle anderen Möglichkeiten erkundet haben, nämlich die Strategien auszuprobieren, die ich unten skizziert habe. Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter. Wenn Sie einige (wenn nicht alle) dieser Strategien bereits umgesetzt oder sie zu einem integralen Bestandteil der Betriebskultur Ihres Unternehmens gemacht haben, stehen die Chancen gut, dass Sie Ihren lange geplanten Urlaub auf den Bahamas nicht abgesagt haben.
Obwohl diese Schlüsselstrategien von Unternehmen unabhängig von ihrer Größe übernommen werden können, richten sie sich in erster Linie an kleine Unternehmen. Die Definition eines Kleinunternehmens variiert natürlich je nach Branche und, was noch wichtiger ist, sie kann von der persönlichen Einschätzung des Geschäftsinhabers abhängen. Unabhängig davon können Sie die Klassifizierung Ihres Unternehmens gemäß der Definition der Small Business Association (SBA) unter http://www.sba.gov herausfinden
Überlebensstrategien
1. Planen Sie wöchentliche Budgetbesprechungen. Die Annahme ist, dass Sie über ein Budget verfügen. Sie werden überrascht sein, wie viele kleine Unternehmen entweder (a) sich nicht die Zeit nehmen, ein angemessenes Budget zu entwickeln, oder (b) keinen regelmäßigen Budgetüberprüfungsprozess durchführen. Nutzen Sie das Meeting, um Manager und Vorgesetzte herauszufordern, Wege zu finden, die Ausgaben in ihren jeweiligen Abteilungen zu senken (und sie zu belohnen). Wenn Sie Niederlassungen in verschiedenen Teilen des Landes oder weltweit haben, lassen Sie die Manager per Telefonkonferenz anrufen. Stellen Sie sicher, dass sie mit Argumenten zur Begründung der Budgets ihrer verschiedenen Abteilungen und Plänen zur Kostensenkung vorbereitet sind.
2. Richten Sie ein Gewinnkomitee/eine Task Force ein. Dies sollte mitarbeiterorientiert erfolgen. Fordern Sie sie auf, Ideen einzubringen, aber, was noch wichtiger ist, belohnen Sie sie für gute Ideen, die tatsächlich umgesetzt werden.
3. Überarbeiten Sie Ihre Leistungsbeurteilungen. Stimmen die Ziele der Mitarbeiter (insbesondere der leitenden Manager) mit den Unternehmenszielen überein (z. B. Umsatz steigern, Kosten senken, Kundenservice verbessern)? Sind die Ziele mehr als nur Rhetorik oder „Wohlfühlworte“? Einfach ausgedrückt: Sind die Ziele spezifisch genug und… können Sie den Fortschritt wirklich „MESSEN“?
4. Überprüfen Sie Ihre „Umsatz“-Verhältnisse. Gewinne werden schnell durch ungenutzte Lagerbestände und säumig zahlende Kunden aufgezehrt. Integrieren Sie diese Elemente in Ihren Budgetüberprüfungsprozess. Arbeiten Sie eng mit Ihren Lieferanten zusammen, um die Kartonpackungen zu reduzieren oder einfach Artikel loszuwerden, die sich nicht verkaufen lassen! Bieten Sie Ihren säumigen Kunden eine Begleichung an oder vereinbaren Sie Ratenzahlungen für ausstehende Forderungen. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist es besser, etwas zu bekommen als nichts.
5. Verlassen Sie sich auf die Hebelwirkung, die Sie bei Ihren Anbietern haben. Partnerschaften sollten mehr als nur „Reden“ sein. Verhandeln Sie bessere Konditionen, dh versuchen Sie, die Zahlungsfristen für Ihre Rechnungen zu verlängern. Selbst die Inanspruchnahme zusätzlicher 5 Tage pro Monat bei einem Geschäftswert von 1 Million US-Dollar pro Jahr kann Ihrem Unternehmen zusätzliche Zinsen von über 3.000 US-Dollar nach Steuern einbringen. Das ist echtes Geld!
6. Ändern Sie Ihren Gehaltsabrechnungszyklus. Wenn Sie einen wöchentlichen Gehaltsabrechnungszyklus haben, sollten Sie einen Wechsel zu zweiwöchentlichem Abrechnungszyklus in Betracht ziehen. Wenn Sie zweiwöchentlich zahlen, sollten Sie einen Umstieg auf halbmonatliche Zahlungen (15. und 30.) in Betracht ziehen. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um sicherzustellen, dass dies für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Sie können die Kosten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung senken, was insbesondere dann erheblich sein kann, wenn Sie über einen relativ großen Mitarbeiterstamm verfügen.
7. Steigen Sie frühzeitig auf den „grünen“ Zug ein. Werden Sie energieeffizienter. Wer weiß … vielleicht haben Sie sogar Anspruch auf Steuererleichterungen. Gewöhnen Sie Ihre Mitarbeiter an, das Licht auszuschalten, wenn sie Konferenzräume verlassen. Über die Installation von Sensoren für Räume oder Bereiche, die selten genutzt werden, könnte man nachdenken. Schalten Sie am Ende eines jeden Tages Computer aus und trennen Sie Bürogeräte vom Netz. Laut dem ENERGY STAR-Programm der Regierung werden 40 % des Stroms, den Heimelektronik verbraucht, wenn die Produkte ausgeschaltet sind. Ich könnte mir vorstellen, dass dies auch für Bürogeräte gilt.
8. Treffen Sie sich mit Ihrem Banker. Vereinbaren Sie gleich ein Meeting. Sie bauen nicht nur eine kritische Beziehung auf (eine, die zu viele Manager vernachlässigen), sondern bitten sie auch um Ideen. Sie haben den Vorteil, zu sehen, was für andere Unternehmen funktioniert (oder nicht), also zögern Sie nicht, sich selbst ein Bild zu machen. Und das Beste: Es ist eine kostenlose Beratung! Besprechen Sie Dinge wie das Einzahlen von zusätzlichem Bargeld auf Geldmarktkonten, CDs usw. Prüfen Sie, ob Sie Ihr Betriebskonto auf ein verzinsliches Girokonto umstellen können. Auch wenn die verdienten Zinsen vielleicht nicht „weltbewegend“ sind, handelt es sich dennoch um Geld, das man verdient, ohne etwas anderes zu tun. Wenn die Anzahl der Schecks, die auf ein solches Konto ausgestellt werden können, begrenzt ist, analysieren Sie die Gebühren, die die Bank möglicherweise erhebt, im Vergleich zu den Zinsen, die verdient werden können. Bezahlen Sie Rechnungen elektronisch und bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine direkte Einzahlung an, um die Gebühren für das Ausstellen von Schecks zu senken. Haben Sie außerdem einen zu hohen Saldo auf Ihrem Girokonto? Arbeiten Sie mit Ihrem Buchhalter zusammen und werfen Sie einen Blick auf Ihren Cashflow, um zu sehen, ob ein Teil des ungenutzten Geldes an anderer Stelle verzinst werden kann.
9. Reduzieren Sie Ihr Reisebudget (falls Sie noch eines haben). Durch Telefon- und/oder Videokonferenzen sparen Sie jede Menge Geld. Und zahlen sich die Seminare und Konferenzen, die Sie jedes Jahr besuchen, wirklich aus? Vielleicht bringt die Teilnahme an zwei statt vier Teilnehmern die gleichen Vorteile.
10. Verträge neu verhandeln. Ziehen Sie Dienstleister (Telefon, Software usw.) und Berater hinzu, um aktuelle Verträge zu besprechen und Gebühren zu senken. Werfen Sie einen Blick auf Ihre Mietverträge (Büroausstattung, Miete etc.). Nutzen Sie außerdem etwaige „versteckte Angebote“ und/oder Rabatte voll aus? Haben Sie auf die Rechnungen geachtet, um „Überberechnungen“ zu vermeiden? Nutzen Sie den wirtschaftlichen Abschwung. Niemand möchte zu diesem Zeitpunkt einen Kunden verlieren. Beziehen Sie gegebenenfalls andere Anbieter ein, um für Ihr Unternehmen zu bieten. Achtung: Beauftragen Sie sie nicht, nur weil sie billig sind!
11. Steuerstrategien. Wenn Sie viel in Ausrüstung investieren und hohe Steuern auf Geschäftsausstattung zahlen, erkunden Sie Bundesstaaten mit unternehmensfreundlichen Steuergesetzen. Die Gründung einer „Equipment Holding“-Gesellschaft in einem Niedrigsteuerstaat bietet Vorteile. Unternehmensverluste und Abschreibungen können auch dazu führen, dass Ihr Unternehmen für verschiedene Steuererleichterungen und -abzüge in Frage kommt. Sprechen Sie mit einem guten Steueranwalt darüber, wie Sie diese und andere Steuerabzüge für Ihr Unternehmen maximieren können.
12. Budget für „Reserven“. Mit anderen Worten: Legen Sie in Ihrem Budget ein Konto für „Kontingente“ oder „Sonstiges“ als Einzelposten fest. Ein guter Ausgangspunkt wäre es, 5–10 % aller Ihrer Gesamtausgaben für unvorhergesehene Ereignisse zurückzustellen. Denken Sie daran: Wenn wir die Zukunft vorhersagen könnten, wären wir alle Millionäre. Die Aufnahme des „Reserve“-Kontos als „Ausgaben“-Posten ist einfach eine gute Geschäftspolitik.
13. Schauen Sie sich Ihre Krankenversicherungsleistungen an. Wenn Sie längere Zeit nicht mit Ihrem Versicherungsvertreter gesprochen haben, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt. Sie sollten Ihre Police ohnehin alle sechs Monate überprüfen. Eine geringfügige Änderung Ihres Personalbestands kann erhebliche Auswirkungen auf den Arbeitgeber (und Arbeitnehmer) haben. Steht die Verlängerung Ihres Vertrags an? Können Sie den Vertrag kündigen, ohne dass dafür Gebühren anfallen? Möglicherweise können Sie dort ein gutes Angebot finden, ohne auf den Versicherungsschutz verzichten zu müssen.
14. Führen Sie jährliche Rechnungsprüfungen durch. Schauen Sie sich die Rechnungen Ihrer Lieferanten genau an. Wenn Sie nicht über ein gutes System zur Überwachung der Rechnungen vor deren Bezahlung verfügen, werden Sie möglicherweise überrascht sein, wie viele doppelte oder fehlerhafte Zahlungen auftreten können. Eine zusätzliche „0“ zu einer 1.000-Dollar-Rechnung führt zu einer Zahlung von 10.000 Dollar und einem Fehler von 9.000 Dollar. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Anreize, wenn sie diese Fehler entdecken. Wenn sie beispielsweise Gelder zurückerhalten, teilen Sie es mit ihnen auf. Es ist ein „Win-Win“-Deal!
15. Verfolgen Sie verlassene Kunden. Wenn ein Konkurrent seine Türen schließt, sollte das „CHANCE“ bedeuten. Der Kunde macht vielleicht Abstriche, aber wenn es besser wird oder er einen neuen Job findet, wird er zurückkommen. Sie sollten sicherstellen, dass Sie gut aufgestellt sind, um die Lücke zu schließen, die Ihr Konkurrent hinterlassen hat.
16. Erkunden Sie neue Absatzmärkte. So seltsam es auch erscheinen mag, ein wirtschaftlicher Abschwung ist der perfekte Zeitpunkt, um nach Möglichkeiten in neuen Märkten zu suchen. Einst gemiedene Gebiete (insbesondere Übersee) verdienen nun einen zweiten oder dritten Blick. Holen Sie sich auch hier Anregungen von Ihren Mitarbeitern.
17. Bleiben Sie in Ihrer Gemeinschaft engagiert. Sparen Sie nicht beim Sponsoring von Gemeinschaftsveranstaltungen und bei Spenden für wohltätige Zwecke. Das Geld, das für die Uniformen des Little League Baseball-Teams ausgegeben wird, ist „eine große Sache“. Die Leute erinnern sich an dieses Zeug. Diese Personen sind potenzielle Kunden oder gute Empfehlungsquellen. Tatsächlich ist es viel mehr wert als die Unmengen an Geld, die Sie für das Schild in Ihrem örtlichen Major League Baseball-Stadion ausgegeben haben. Weißt du … der, den niemand bemerkt!
18. Twittern Sie? Sind Sie auf den Social-Networking-Sites präsent? Ja, ich meine Facebook, Twitter, MySpace usw. Sind Ihre Mitarbeiter auf LinkedIn eingerichtet? Selbst wenn Sie ein „Tante-Emma-Unternehmen“ sind, sollten Sie darüber nachdenken, einem Ihrer technisch versierten Mitarbeiter 15 oder 20 Cent mehr pro Woche zu zahlen, damit er Updates veröffentlicht und diese Websites für Sie überwacht, wenn Sie nicht über das „Know-how“ verfügen.
19. Teilzeit- und unabhängige Auftragnehmer. Bevor Sie über eine Entlassung nachdenken, prüfen Sie die Möglichkeit, die Arbeitszeit zu verkürzen oder den Status eines Mitarbeiters in „Unabhängiger Auftragnehmer“ zu ändern. Die Mitarbeiter freuen sich weiterhin über ein Einkommen und gleichzeitig sparen Sie Geld bei der Lohnsteuer und/oder den Krankenversicherungsbeiträgen, die Sie bisher zahlen mussten.
20. Schließlich… seien Sie ehrlich zu Ihren Mitarbeitern. Erzählen Sie ihnen nicht heute, dass die Dinge großartig sind, und beginnen Sie dann morgen mit den Entlassungen. Wenn es jedoch wirklich schwierig ist, lassen Sie es sie wissen. Wenn Sie eine ehrliche Beziehung aufbauen und sich die Zeit nehmen, Ihnen mitzuteilen, wie sehr Sie ihre Bemühungen schätzen, werden sie in schwierigen Zeiten für Sie einspringen. Wenn Sie sie doch entlassen müssen, werden sie es verstehen, auch wenn es weh tut. Wenn Sie die anderen 19 von ihr genannten Strategien umgesetzt und zu einem integralen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur gemacht haben, sind die Chancen gut, dass Ihre Mitarbeiter diejenigen sind, die Ihr Unternehmen vor dem wirtschaftlichen Abschwung bewahren.