Die neue Wirtschaftslage veranlasst einige Unternehmen dazu, ihre globalen Abläufe zu ändern
Das Überstehen von Abschwüngen und Krisen bedeutet, dass viele nordamerikanische Unternehmen weiterhin vor neuen Herausforderungen stehen. Entlassungen, steigende Aktienkurse und die Notwendigkeit, nach alternativen Möglichkeiten zur Kostensenkung zu suchen, sind heutzutage in vielen Vorstandsetagen zentrale Themen. Führungskräfte in Unternehmen jeder Größe sind auf der Suche nach neuen, kostensparenden Unternehmungen, und für einige liegt die Antwort in der Zentralisierung ihrer Finanzabläufe und Systemverarbeitung.
Die amerikanische Geschäftswelt besteht aus großen, mittleren und kleinen Unternehmen, aber bisher haben vor allem die großen Unternehmen von der Zentralisierung ihrer Finanzgeschäfte profitiert. Der Hauptgrund sind die exorbitanten Kosten, die traditionell erforderlich waren. Aber dank des Internets und der modernen Technologie; Der Wechsel zu einem zentralisierten Verarbeitungssystem ist viel attraktiver geworden und Unternehmen jeder Größe können davon finanziell profitieren.
Einige kleine und mittelständische Unternehmen verfügen über Niederlassungen im Ausland und sind daher besonders gut für eine zentrale Abwicklung geeignet. Bei ordnungsgemäßer Umsetzung kann diese Finanzmanagementoption diesen Unternehmen dabei helfen, sich weltweit einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
NEUE MÖGLICHKEITEN
Ein Großteil der Geschäftswelt hat bereits die enormen Vorteile der Zentralisierung erkannt, wie die jüngsten Trends bei der Zentralisierung von Call Centern und Back-Office-Funktionen zeigen. Durch diese Maßnahmen konnten erhebliche Einsparungen erzielt werden, und die Unternehmen konnten den Anlegern ein besseres Endergebnis bieten.
Heutzutage gehen Führungskräfte kleiner und mittlerer Unternehmen dieses Konzept noch einen Schritt weiter, indem sie die Finanzabläufe und Systemverarbeitung ihrer Unternehmen zentralisieren.
Durch die Zentralisierung von Finanzabläufen und Systemverarbeitung können Unternehmen virtuelle Shared Service Center einrichten, in denen sie alle Finanzdaten in einer Datenbank über einen oder mehrere Server verarbeiten können, die das Internet nutzen.
Ein Beispiel ist die Accelio Corporation. Accelio mit Sitz in Ottawa, Kanada, beschäftigt rund 600 Mitarbeiter und acht Millionen Nutzer weltweit. Es bietet hochentwickelte Online-E-Prozess-Softwareanwendungen und Frameworks zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Zentralisierung von Finanzsystemen und -prozessen gab dem Unternehmen die Flexibilität, mit mehreren Währungen zu arbeiten und das Finanzmanagement zu optimieren. Der ausgewählte Anbieter verfügte über eine globale Präsenz und bot Skalierbarkeit, sodass das System mit dem Wachstum des Unternehmens wachsen konnte.
Jeff McMullen, CFO von Accelio, sagt, diese Erfahrung habe ihn zu einem festen Glauben an Shared Services gemacht – insbesondere an solche, die in mehreren verschiedenen Sprachen funktionieren. „Früher war es sehr schmerzhaft, als es noch nicht automatisiert war“, sagt er. „Jetzt hat es den gesamten Prozess der multinationalen Konsolidierung verändert.“
GLOBALE VORTEILE
Zentralisierung bzw. Shared Services ermöglichen es Unternehmen, ein Standard- oder einheitliches Standardsoftwarepaket zu implementieren, das von allen Standorten ihrer Standorte genutzt werden kann. Es erstellt einen einheitlichen globalen Kontenplan, implementiert standardmäßige globale Prozesse und bietet eine zentral gesteuerte Beschaffung sowie gemeinsame Dienste.
Wie wirkt sich das auf Ihr Unternehmen aus? Erstens führt es zu erheblichen Kostensenkungen.
Vorabkosten wie Duplikate bei Hardware, Software und wertvollen IT-Ressourcen werden sofort eliminiert. Es besteht auch ein geringerer Bedarf an einzelnen Spezialisten, die in den komplexen Regeln und Vorschriften der verschiedenen Steuergesetze der einzelnen Länder geschult sind. Eine Person kann nun fünf oder sechs verschiedene Standortoperationen von einem Standort aus durchführen.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist das zusätzliche Maß an Kontrolle, das dem Benutzer zur Verfügung steht. Da sich die gesamte Datenbank an einem zentralen Ort befindet, hat der Benutzer Zugriff auf die Daten jeder Site. Er oder sie kann es in „granularer“ Form studieren, um spezifische Details zu finden, beispielsweise die Gehaltsausgaben im Deutschland-Büro für den Monat Juli.
Mehr Kontrolle bei der Datenbearbeitung führt auch zu der zusätzlichen Möglichkeit, in nur wenigen Sekunden detaillierte Managementberichte zu erstellen. Der weltweite Abschluss kann von bis zu 25 auf fünf Arbeitstage verkürzt werden.
Diese größere Detailgenauigkeit und schnellere Bearbeitung von Berichten geht auch mit einer Reihe weiterer Rationalisierungseffizienzen einher, wie zum Beispiel:
* Weniger IT-Wartungsbedarf in globalen Niederlassungen,
* Niedrigere Backoffice-Kosten,
* Reduzierte Verwaltungskosten und
* Niedrigere Front-Office-Kosten.
Darüber hinaus können Unternehmen aufgrund der zunehmenden Nutzung des Internets ihre Finanzgeschäfte überall auf der Welt verlagern, um von der besten Immobilienoption zu profitieren.
WICHTIGE ÜBERLEGUNGEN
Eine der größten Hürden für Unternehmen, die bei Geschäftsstrategien wie zentralisierten Finanzabläufen und Systemverarbeitung die Führung übernehmen, ist der „Versuch-und-Irrtum“-Faktor. Der Markt hat noch nicht zwischen den guten und den schlechten verfügbaren Lösungen unterschieden .
Wenn Ihr Unternehmen daran interessiert ist, durch die Zentralisierung seiner Finanzabläufe neue Effizienzsteigerungen zu erzielen, sollten Sie bei der Auswahl eines Lieferanten einige Punkte beachten.
Erstens sollten Sie aufgrund der multinationalen Natur Ihres Unternehmens unbedingt nach einem Lieferanten suchen, der mehrere Währungen und mehrere Sprachen anbietet. Sie müssen in der Lage sein, alle unterschiedlichen Standorte Ihres Unternehmens zu berücksichtigen – unabhängig davon, wo diese sich befinden.
Ein wesentlicher Bestandteil davon ist die Notwendigkeit, dass alle Ihre Standorte über lokalen IT-Support verfügen, sodass bei Systemschwierigkeiten die Hilfe nur einen Anruf vor Ort entfernt ist. Heutige Unternehmen können sich die Ausfallzeiten nicht leisten, die damit verbunden sind, darauf zu warten, dass ein Lieferant um die halbe Welt fliegt, um ihren Bedarf zu decken.
Der Preis ist sicherlich ein weiterer Faktor, und zwar ein wichtiger. Überprüfen Sie alle Vorlaufkosten und prüfen Sie, ob versteckte Kosten anfallen (z. B. der Flug des Lieferanten um die halbe Welt).
Ein weiterer Punkt, den Sie im Auge behalten sollten, ist die Zuverlässigkeit. Suchen Sie nach einem Lieferanten, der in Ihrer Branche eine lange Tradition hat, und vorzugsweise nach jemandem, der seinen Worten Taten folgen lässt, indem er seine eigene Zustimmung zum Konzept zentralisierter Finanzoperationen zeigt . Ein zusätzlicher Vorteil der Zusammenarbeit mit einem solchen Lieferanten besteht darin, dass er mit allen Details des Prozesses vertraut ist und dabei wertvolle Erkenntnisse liefern kann.
DIE ERFAHRUNG VON METLIFE
MetLife, eine Tochtergesellschaft von MetLife, Inc. (NYSE:MET), ist ein führender Anbieter von Versicherungen und anderen Finanzdienstleistungen für Einzel- und Gruppenkunden. Die MetLife-Unternehmen beliefern rund neun Millionen Haushalte in den USA sowie 70.000 Unternehmen und Institutionen mit 33 Millionen Mitarbeitern und Mitgliedern.
MetLife verfügt außerdem über internationale Versicherungsgeschäfte in 12 Ländern: Argentinien, Brasilien, Hongkong, Indonesien, Korea, Mexiko, den Philippinen, Polen, Portugal, Spanien, Taiwan und Uruguay. Für jedes Büro gelten lokale gesetzliche und US-GAAP-Berichtspflichten (allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze).
Obwohl sich MetLife kürzlich dazu verpflichtet hat, auf Unternehmensebene ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) einzuführen, berücksichtigte das Unternehmen auch, dass sich die Implementierung des Systems in allen Auslandsbetrieben als zu kostspielig und unnötig erweisen würde. Nach eingehender Prüfung wurde die Entscheidung getroffen, SunSystems für den internationalen Betrieb zu wählen. Ein Problem war die Fähigkeit zur Anbindung an ERPs.
„Es wurde von einer globalen Organisation unterstützt, verfügte über starke Allianzen auf der ganzen Welt und das Unternehmen verstand den Markt auf jeden Fall“, sagt Michael Douglas, Finanzdirektor für International Operations bei MetLife.
Douglas übernahm die Leitung der zentralisierten Verarbeitungsimplementierung, indem er zunächst Brasilien und dann Indonesien als Kompetenzzentren etablierte. Brasilien gehörte hinsichtlich seiner IT-Ideen zu den zukunftsweisenderen internationalen Niederlassungen und Indonesien hatte sich mit seinen Fähigkeiten in der Finanzbuchhaltung etabliert. (Zu dieser Zeit arbeiteten die meisten internationalen Büros mit Excel-Tabellen oder selbst entwickelten Systemen für die Berichterstattung.)
Ein Jahr später verfügte Douglas über alle zwölf internationalen Niederlassungen, die von drei zentralen Dienstleistern in Singapur, den Niederlanden und Brasilien betrieben wurden.
Alle erforderlichen Software-Updates oder kleineren Anpassungen können nun im gesamten Unternehmensbetrieb über die drei Server implementiert werden und nicht wie bisher über alle zwölf Büros. „Die meisten internationalen Unternehmen kaufen Lizenzen und installieren sie vor Ort“, sagt Douglas. „Aber die Art und Weise, wie wir es gemacht haben, bedeutet, dass die Lizenzen 24 Stunden am Tag genutzt werden können. Wenn die Menschen in Indonesien tagsüber weg sind, können die Menschen in Mexiko von den ungenutzten Lizenzen profitieren.“
Gleichzeitig hat die Umstellung auf eine zentralisierte Verarbeitung zu einer besseren Kommunikation zwischen den internationalen Betrieben geführt. Wenn beispielsweise die Menschen in den USA nicht zur Verfügung stehen, um Hilfe zu leisten, fühlen sich die Regionalbüros jetzt wohler, eines der anderen Büros anzurufen. „Die zentralisierte Verarbeitung hat dazu beigetragen, ‚Intra‘-Beziehungen aufzubauen“, sagt Douglas. „Die Menschen in Indonesien interagieren jetzt mit den Menschen in Korea.“
Um die Kosteneffizienz weiter zu steigern und die Finanzabläufe zu rationalisieren, wurden die internationalen Tochtergesellschaften von MetLife als lokale Datenbanken innerhalb eines virtuellen gemeinsam genutzten Servers oder einer zentralisierten Verarbeitungsumgebung eingerichtet.
„Wir wollten unbedingt den Besitz der lokalen Hauptbücher fördern“, erklärt Douglas, „aber wir mussten die Dinge in einer kontrollierten Umgebung halten, damit wir einen Drilldown durchführen und Zugriff auf die Informationen erhalten konnten.“
Um die lokale Eigenverantwortung zu fördern und das Vertrauen zwischen den internationalen Betrieben und den USA zu stärken, installierte MetLife lokale Datenbanken, auf die die Unternehmenszentrale nur nach lokaler „Freigabe“ zugreifen konnte. Das Modell ermöglicht jedoch einen Live-Zugriff und bietet eine integrierte Alarmfunktion, die alle wesentlichen Änderungen der Kontoaktivität und des Kontostands überwacht.
„Wir haben auch doppelte Datenbanken auf lokaler Ebene erstellt, damit jeder in seiner eigenen gesetzlichen Betriebsumgebung in lokaler Währung arbeiten kann“, bemerkt Douglas. „Wenn sie uns Bericht erstatten müssen, stellen sie einfach die Basiswährung auf US-Dollar um. Auf diese Weise haben die Schwankungen der lokalen Währung keinen Einfluss auf die Messung ihrer Ergebnisse.“
MetLife realisierte noch weitere Vorteile. Laut Douglas macht es die lokale GAAP-Unterstützung „viel einfacher“, einen Prüfpfad zu erstellen, um Anpassungen zu erkennen. Auch die gemeinsame Nutzung von Konten hat sich als äußerst vorteilhaft erwiesen. Wenn die USA nun bestimmte Informationen benötigen, können durch einen einfachen Telefonanruf, eine E-Mail oder eine Online-Aufschlüsselung tatsächlich die Buchungscodes der gesuchten Informationen ermittelt werden.
„Die gemeinsame Nutzung von Konten ist bei der Messung von Kostensenkungen äußerst wichtig“, fügt Douglas hinzu. „Sie können zum Beispiel sicher sein, dass Gehälter und gehaltsbezogene Ausgaben weltweit dasselbe bedeuten. Und es gibt Ihnen die Möglichkeit, Nicht-Sachbuchkonten wie Mitarbeiterzahl und Platz zu verfolgen.“
Die Reduzierung der Arbeitskosten ist ein weiterer Vorteil der zentralisierten Verarbeitung, der sich leicht dadurch realisieren lässt, dass Funktionen wie das Verfassen von Berichten an Orten wie Indonesien oder Indien statt in den USA erledigt werden. Aber vielleicht einer der bedeutendsten Vorteile, die ein Umzug mit sich bringt Dieses neue Modell lässt sich am besten anhand des realen Beispiels von MetLife-Abschlüssen beschreiben. „Vor zwei Jahren brauchten wir fast 30 Tage, um einen Monat abzuschließen“, erklärt Douglas. „Heute können wir das in drei Tagen erledigen. Die zentralisierte Verarbeitung hat sich als sehr nützliches Offshore-Instrument erwiesen, das sowohl auf globaler als auch auf regionaler Ebene sicherlich einen Mehrwert schafft.“