Keine Panik. Es gibt ein paar ganz einfache Dinge, die Sie tun können und sollten.
Sie haben eine Rezeptionistin oder einen Wachmann, der die Haustür bewacht, ein Alarmsystem für die Nacht, Antivirensoftware zum Schutz Ihrer Computer und eine Firewall zum Schutz Ihrer Server. Bis auf eine Sache ist alles gut. Sie haben Ihre Mitarbeiter gerade von zu Hause aus zur Arbeit geschickt. Sie dürfen nicht zulassen, dass Ihre Geschäftsinformationen, einschließlich einiger Daten mit Compliance-Anforderungen, die geschützt werden müssen, im Internet offengelegt werden. Setzen Sie Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter oder Ihre Kunden nicht Internetpiraten, Betrügern oder Schlimmerem aus. Wenn Sie sich plötzlich in dieser Situation befinden, sollten Sie darüber nachdenken, Ihren Mitarbeitern diese grundlegenden Tools zur Verfügung zu stellen, damit sie sicher von zu Hause aus arbeiten können.
Wir leben in einer Zeit, in der das Risiko für unsere vertraulichen Informationen von Tag zu Tag zunimmt. Die Notwendigkeit, die digitale Kommunikation zu schützen, stellt eine enorme Belastung für ein Unternehmen dar und erfordert ständige Sorgfalt, um diese sich ständig weiterentwickelnden Risiken zu mindern. Während eines Black-Swan-Ereignisses wie der Ausbreitung von COVID-19, bei dem Sie gezwungen sind, eine wichtige Entscheidung zu treffen, z. B. Ihre Mitarbeiter mit nur ein paar Tagen Vorlauf nach Hause zu schicken, ist es wichtig, dass Sie nicht nachlassen. Der Einsatz einer sicheren, verschlüsselten E-Mail-Anwendung ist die wichtigste Maßnahme zur Risikovermeidung für Ihr Unternehmen.
E-Mail-Verschlüsselung ist ein Muss
Sie benötigen eine Anwendung, die Ihr gesamtes Team sicher, einfach und kostengünstig nutzen kann. Sie haben keine Zeit für ausgedehnte Schulungen oder herauszufinden, wer zu Hause welche Fähigkeiten hat. Sie benötigen ein Produkt, das einfach zu installieren, einfach zu bedienen und äußerst flexibel ist, einschließlich einer kompatiblen mobilen App. Wenn Sie sichere E-Mails an Kunden, Lieferanten oder andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens senden, benötigen Sie eine Anwendung, die es Ihnen ermöglicht, eine verschlüsselte E-Mail an Empfänger zu senden, damit diese die Anwendung kaufen und eine sichere E-Mail erhalten können.
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Teamkommunikation
Eine möglichst einfache und transparente Kommunikation mit Ihrem Mitarbeiterteam trägt dazu bei, dass Ihr Team konzentriert und motiviert bleibt, auch wenn Sie remote arbeiten. Es gibt mehrere Produkte auf dem Markt, die Textnachrichten und Gruppenchats, Videokonferenzen, die Planung und Durchführung von Online-Teambesprechungen sowie die Zusammenarbeit und Freigabe von Dateien ermöglichen. Um es den Mitarbeitern, die sich gerade an die Arbeit aus der Ferne gewöhnen, so einfach wie möglich zu machen, können Sie durch die Kombination dieser Funktionen in einer einzigen, benutzerfreundlichen Anwendung viele Kopfschmerzen vermeiden und Ihr Team schnell wieder an die Arbeit bringen. Die Microsoft Teams-Anwendung ist eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen. Es fallen im Voraus einige Mindestgebühren an, diese sind jedoch gering, wenn Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter aufrechterhalten können.
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Kulturwandel
Mitarbeiter arbeiten gerne von zu Hause aus und sehen die Möglichkeit, dies jederzeit tun zu können, als Vorteil. Kein Verkehr, kein Benzin und wenn Sie möchten, können Sie auch im Schlafanzug arbeiten. Dann beenden sie ihren ersten Arbeitstag aus der Ferne und fügen hinzu, dass sich ihre Liste bald ändern kann. Kein ruhiges Büro, keine Flucht vor den Kindern, keine Geschäftsessen, Kontaktverlust zu den Kollegen und Verzögerungen bei der Erledigung der Arbeit, weil man nicht einfach den Flur entlanggehen kann, um dem Chef eine Frage zu stellen. Seien wir ehrlich: Es gibt auch viele Gründe, warum man gerne im Büro arbeitet. Ihre Mitarbeiter stehen möglicherweise unter einem Kulturschock. Manche können damit umgehen und sehen darin einen Vorteil, andere nicht.
Die Arbeit mit Remote-Mitarbeitern ist auch für Führungskräfte ein Kulturwandel. Können Sie ein Unternehmen führen, ohne die Finger Ihrer Mitarbeiter über die Tastatur laufen zu sehen? Viele Führungskräfte sind „Old School“ und haben ein größeres Problem mit Kulturveränderungen als ihre Mitarbeiter. Ein Großteil der Veränderung findet in der Denkweise des Managers statt. https://paulemcmahon.wordpress.com/2020/03/15/6-tips-in-10-minutes-for-successful-working-from-home/
Ich empfehle ein Buch mit dem Titel „Virtual Project Management“ von Paul McMahon. Es wurde für Softwaremanager geschrieben, kann aber in jeder virtuellen Umgebung breit eingesetzt werden. www.pemsystems.com
Es gibt viele Gründe zu der Annahme, dass die Zeiten der Arbeit in hohen Bürotürmen vorbei sind. Was der 11. September nicht bewirkte, könnte die Pandemie 2020 bewirken. Natürlich ist mir klar, dass es Jobs gibt, die nicht aus der Ferne erledigt werden können … aber viele von ihnen können es. Die Gemeinkosten für den Betrieb der meisten Büros, Miete, Strom, Reinigung und Versicherung entfallen, wenn Sie die Türen abschließen und Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen. Die Senkung der Gemeinkosten ist oft ein guter Kompromiss für den vermeintlichen Mangel an Kontrolle über Ihre Mitarbeiter. Nutzen Sie die aktuelle Situation, um mit Ihrem Mitarbeiterteam Remote-Arbeit auszuprobieren. Sie werden vielleicht angenehm überrascht sein.