Wie gut Ihr Computerberater die Computeranforderungen Ihres Unternehmens versteht, bestimmt Ihre Gesamtkosten für Computerberatung, indem er Änderungen, Korrekturen und Ergänzungen während des Prozesses minimiert. Dinge, die nicht vollständig geklärt sind, können geändert oder ganz weggelassen werden, was einen kostspieligeren Arbeitsaufwand für die Korrektur oder Neugestaltung erfordert.
Überlassen Sie es nicht dem Zufall. Hier ist eine Checkliste, die die wichtigsten Bereiche abdeckt, die Sie vor Beginn der Diskussion für Sie und Ihren Computerberater klären sollten:
Eine Liste der Dinge, die Sie in Ihrer Datenbank im Auge behalten müssen, und deren Zusammenhang zueinander ist ein guter Anfang, aber hier ist eine vollständigere Liste, um sicherzustellen, dass zwischen Ihnen und Ihrem Computerberater nichts zwischen den Maschen gerät.
1. Was sind Ihre wichtigsten Datenkategorien und welche spezifischen Daten werden in jeder Kategorie gespeichert? Eine Auflistung Ihrer verschiedenen Geschäftsprozesse und der zu deren Durchführung erforderlichen Schritte hilft bei der Beantwortung dieser Frage.
2. Wie möchten Sie Ihre Daten filtern, um genau das zu erhalten, was Sie für einen Bericht oder eine Bildschirmansicht benötigen?
3. Alle Beispiele für Berichte oder andere Ausgaben, die Sie möglicherweise benötigen oder derzeit verwenden. (Microsoft Word kann zur Veranschaulichung eines Berichtsentwurfs verwendet werden.)
4. Definieren Sie, welche Datenvalidierung oder Geschäftsregeln während der Dateneingabe erforderlich sind.
5. Alle besonderen Anforderungen im Zusammenhang mit der Verknüpfung oder dem Import von Daten aus Datenquellen außerhalb Ihrer Unternehmenssoftware.
6. Jegliche Anforderungen an die Finanzbuchhaltung oder andere Rechts-/Haftungsfragen, die eine zusätzliche Datenspeicherung und -ausgabe erfordern.
7. Welche Art von Hardwaresystem gibt es und wird dies von irgendjemandem unterstützt?
8. Sind für den Datenzugriff Fernzugriffsberechtigungen erforderlich?
9. Der Grad des Sicherheitszugriffs, der für verschiedene Bereiche der Datenanzeige und -bearbeitung durch die Personen erforderlich ist, denen Berechtigungen erteilt wurden.
10. Aktuelle Dateneingabemedien und -formate, die derzeit verwendet werden, sofern vorhanden.
11. Alle Datenmigrationsanforderungen aus vorhandenen Datenquellen, wie z. B. verfügbare Formate aus diesen Quellen
Ich kann Ihnen sagen, dass die Zeit eines Beraters bei dieser ersten Beratung möglicherweise nicht immer in Rechnung gestellt werden kann, aber er oder sie wird den Geschäftsinhaber zu schätzen wissen, der vorbereitet ist und diese grundlegenden Fragen beantworten kann.
Ich habe festgestellt, dass es selten vorkommt, dass ein Geschäftsinhaber ausreichend vorbereitet ist, eine Diskussion in diesem Bereich zu beginnen, wenn diese Punkte nicht durchdacht wurden.
Wenn Sie Erfahrungen mit Computer-Unternehmensberatern gemacht haben, die schief gelaufen sind oder die Erwartungen nicht erfüllt haben, sind Ihre Kommentare und gewonnenen Erkenntnisse willkommen. Wir alle müssen mehr über diesen wichtigen Bereich lernen, und dazu gehört auch ich.
Bob Heifler