Sir Isaac Newtons drittes Bewegungsgesetz, das Gesetz der Wechselwirkungen, besagt, dass es für jede Aktion eine gleiche und entgegengesetzte Reaktion gibt. Das Gleiche gilt auch für die Buchhaltung. Bei jeder Finanztransaktion gibt es zwei Seiten. Es gibt eine Sollseite und eine Habenseite. Bei jeder Transaktion müssen diese Seiten gleich sein, damit Ihre Bücher ausgeglichen sind.
Um die doppelte Buchführung zu verstehen, müssen Sie zunächst verstehen, was eine Belastung und was eine Gutschrift ist. Vereinfacht gesagt handelt es sich bei einer Belastung um etwas, das Sie besitzen, oder um Geld, das Ihnen geschuldet wird, und bei einer Gutschrift handelt es sich um Geld, das Sie jemand anderem schulden. Betrachten wir dies im Hinblick auf die verschiedenen Arten von Konten, die ein Unternehmen hat.
Vermögenswerte – Hierbei handelt es sich um Sollposten, da es sich um Posten handelt, die Eigentum des Unternehmens sind. Eine Vermögenszunahme ist eine Belastung, eine Vermögensminderung eine Gutschrift.
Verbindlichkeiten – Hierbei handelt es sich um Kreditposten, da es sich um Posten handelt, die das Unternehmen einer anderen Person schuldet. Eine Erhöhung der Verbindlichkeiten ist eine Gutschrift, eine Verringerung der Verbindlichkeiten eine Belastung.
Eigenkapital – Hierbei handelt es sich um ein Guthabenkonto, da der Saldo des Eigenkapitalkontos das Geld ist, das das Unternehmen dem Eigentümer des Unternehmens schuldet. Eine Erhöhung des Eigenkapitals ist eine Gutschrift und eine Verringerung des Eigenkapitals eine Belastung.
Ausgaben – Hierbei handelt es sich um Sollpositionen, da der Kauf einer Ausgabenposition eine Vermögensposition (z. B. Bankguthaben) verringert, die die Gutschrift der Transaktion darstellt.
Einnahmen – Hierbei handelt es sich um Gutschriftsposten, da der Erhalt von Einnahmen eine Vermögensposition (z. B. Bankguthaben) erhöht, die die Sollseite der Transaktion darstellt.
Schauen wir uns ein einfaches Beispiel an:
Nehmen wir an, Sie möchten in den Laden gehen, um eine Flasche Milch zu kaufen, die 3 $ kostet. Ihr Kauf der Milch ist eine finanzielle Transaktion. Bevor Sie den Laden betreten, besitzen Sie 3 US-Dollar, es handelt sich also um einen Sollposten, der durch das Eigenkapital des Eigentümers ausgeglichen wird.
Wenn Sie in den Laden gehen und die Flasche Milch abholen, haben Sie jetzt eine Flasche Milch im Wert von 3 $ und schulden dem Ladenbesitzer 3 $. Daher ist die Flasche Milch eine Belastung und die 3 $, die Sie schulden, eine Gutschrift.
Wenn Sie den Ladenbesitzer für die Flasche Milch bezahlen, reduzieren Sie sowohl den Geldbetrag, den Sie besitzen (Debitposten wird gutgeschrieben), als auch den Geldbetrag, den Sie schulden (Gutschriftsposten wird belastet).
Beachten Sie, dass in jedem Schritt der Transaktion die Soll- und Habenseite der Transaktion gleich sind und der Saldo aller Konten gleiche Soll- und Habenseiten hat.
Was passiert also, wenn Sie die Flasche Milch trinken? Sie haben keine 3-Dollar-Flasche Milch mehr; Du hast eine leere Flasche, die nichts wert ist! Aus diesem Grund führen wir Spesenabrechnungen. Vermögenswerte, bei denen es sich um Sollposten handelt, sind Dinge, die das Unternehmen über einen langen Zeitraum besitzt. Ausgaben, bei denen es sich ebenfalls um Sollposten handelt, sind Dinge, die das Unternehmen für kurze Zeit besitzt, bevor sie aufgebraucht werden.
Aus diesem Grund haben wir zwei separate Hauptberichte für ein Unternehmen. Die Bilanz wird für die Posten verwendet, die in einem Unternehmen konstant sind. Die Gewinn- und Verlustrechnung (oder Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben) wird für die Posten verwendet, die einem Unternehmen regelmäßig zu- und abfließen. Der resultierende Saldo der Gewinn- und Verlustrechnung wird zum Ausgleich in den Kapitalteil der Bilanz übernommen.
Ein weiterer Bericht, von dem Sie vielleicht schon gehört haben, ist die Testbilanz. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass Sie keinen Fehler gemacht haben, bevor Sie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Am Ende eines Abrechnungszeitraums wird der Schlusssaldo aller Ihrer Konten (Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Ausgaben und Einnahmen) in diesen Bericht eingetragen, um sicherzustellen, dass Ihre Belastungen Ihren Guthaben entsprechen. Wenn dies nicht der Fall ist, wissen Sie, dass Sie irgendwo einen Fehler gemacht haben und müssen diesen Fehler finden, bevor Sie die wichtigsten Berichte erstellen. Die Summe der Soll-Spalte sollte der Summe der Soll-Spalte entsprechen.