Kosten, die für den Einkauf von Rohstoffen in der Fertigung oder für den Einkauf von Waren für den Einzelhandel in Handelsunternehmen anfallen, werden in der Vergangenheit auf einem „Lager“-Konto in der Bilanz geführt, anstatt sie sofort als Kosten für das Unternehmen zu erfassen.
Die Idee hinter dieser Praxis ist, dass diese Zukäufe noch nicht für den Geschäftszweck, den Verkauf eines höherwertigen Endprodukts im Falle der Herstellung oder den Mehrwertverkauf an einen Endverbraucher im Falle eines Einzelhandelsunternehmens, verwendet wurden. Erst wenn die fertigen Waren oder Einzelhandelswaren physisch aus dem Lagerbestand genommen und verkauft werden, was dem Unternehmen Einnahmen bringt, werden ihre Anschaffungskosten (zusammen mit den zusätzlichen Produktionskosten, falls vorhanden) berücksichtigt, wodurch der tatsächliche Gewinn für das Unternehmen erzielt wird. Die Anwendung dieser Buchhaltungstechnik gewährleistet zwei Zwecke:
– Kosten werden auch zum Zeitpunkt ihrer Entstehung nicht überbewertet, ohne dass Einnahmen erzielt werden
– Gewinne werden zum Zeitpunkt des Verkaufs ohne Kosten auch nicht überbewertet
Während dieses Prinzip einfach ist, wenn es um „Dinge“ geht, ist es eine viel theoretischere Frage, wenn es auf Dienstleistungen oder immaterielle Güter angewendet wird, die in der Kreativbranche oder auch in allen anderen Dienstleistungsbranchen gehandelt werden. Und während der Charakter des gehandelten Wertes als Dienstleistung oder als immaterielles Gut idealerweise durch den zugrunde liegenden Vertrag definiert werden kann, z. B. „zur Erstellung, zum Hosting und zur Pflege einer Website“ als Dienstleistung oder „zur Bereitstellung einer Website wie im Auftrag angegeben“ als Gut*, wirft ihre Behandlung aus buchhalterischer Sicht eine völlig neue, separate Frage auf:
Wenn die Website im Beispiel von einer Werbeagentur als „eingekaufte Website“ benötigt wird, um eine Kampagne für ihren Kunden abzuschließen, wie und wann sollten die Kosten dann in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht werden? Idealerweise und um den tatsächlichen Gewinn der Kampagne auszuweisen, sollten die Kosten erst dann erfasst werden, wenn die Kampagne Einnahmen für die Agentur generiert. Hier kommt das Vehikel von „Work in Progress“ oder „WIP“ ins Spiel.
Unfertige Arbeiten werden als temporärer Behälter zum Sammeln von Kosten verwendet, ohne dass diese Kosten bereits als Kosten für das Unternehmen erfasst werden. Es wird in der Regel als Vermögenswert für das Unternehmen behandelt (ähnlich dem Lagerbestandskonto, wenn es um Materialien geht) und die in diesem Vermögenswert enthaltenen Kostenpositionen werden zum Zeitpunkt des Weiterverkaufs der abgeschlossenen – möglicherweise mit einem Aufschlag versehenen – Servicekosten auf die Umsatzkostenkonten übertragen. Auf diese Weise ermöglichen laufende Arbeiten in Serviceumgebungen die Abrechnung nicht genutzter Kosten für das Unternehmen auf die gleiche Weise wie ein Bestands- oder Lagerkonto in Unternehmen, die mit Materialartikeln handeln oder diese herstellen. Unfertige Arbeiten dienen als „theoretisches Lager“ für immaterielle Güter, um denselben Zweck zu erfüllen, den ein Bestandskonto für physische Rohstoffe erfüllen würde: Gewinne oder Verluste zu dem Zeitpunkt berechnen und melden, an dem sie sich auf das Geschäft auswirken.
* Weitere Erläuterungen zum regulatorischen Hintergrund im Vereinigten Königreich finden Sie unter Roger Zair „TACKLING ACCOUNTING FOR WORK IN PROGRESS“ – Finance Week 22.06.2005