Suchen Sie nach einem benutzerfreundlichen Tool, mit dem Sie die für Besprechungen aufgewendete Zeit und Gelder überwachen können? Wenn die Antwort „Ja“ lautet, bedeutet der Versuch des kostenlosen internetbasierten Tools „Meeting Miser“ von Payscale möglicherweise das Ende der Suche. Dieses Tool berechnet die Kosten einer Besprechung basierend auf dem Ort der Besprechung, der Berufskategorie der Besprechungsteilnehmer und der vom Benutzer eingegebenen Start- und Endzeit. Die im Tool verfügbaren Jobkategorien und Stundenkosten basieren auf Daten, die in die Internetdatenbank geladen wurden.
Da Besprechungen meist eine Overhead-Funktion sind, könnte der Einsatz eines Zeit- und Kostentools wie Meeting Miser den Führungskräften bewusster machen, was sie ausgeben. Es wird ihnen jedoch nicht mitgeteilt, ob diese Zeit effektiv genutzt wurde oder nicht. Damit sich dies tatsächlich auf das Endergebnis auswirkt, müssen Führungskräfte festlegen, welche Besprechungen unterbrochen, verkürzt oder verbessert werden müssen, um die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Gemeinkosten zu senken. Durch die Unterbrechung unnötiger Besprechungen werden die Kosten gesenkt, die Unterbrechung der meisten Besprechungen wirkt sich jedoch negativ auf die Produktivität aus. Die Lösung zur Kostenreduzierung besteht darin, schlechte Meetings zu guten und gute zu besseren Meetings zu verlagern. Diese Bewegung kann einen großen Unterschied in der Zeitdauer und der Produktivität machen, die von den Teilnehmern in Besprechungen verlangt werden.
Wenn Sie das Tool „Meeting Miser“ verwenden, um die Zeit und Kosten einer Besprechung zu messen, ist es wichtig, Zeit zu sparen, indem Sie wichtige Informationen im Tool eingeben, bevor die Besprechung beginnt. Führungskräfte, die dieses Tool verwenden, möchten möglicherweise ein Mitglied des Personalteams bitten, alle fehlenden Stellenkategorien und Zahlungsdaten des Unternehmens vorab in die Datenbank zu laden, um genauere Daten für den Bereich und das Unternehmen zu erhalten, insbesondere wenn das Tool veröffentlicht und verwendet werden soll firmenweit. Es muss auch beachtet werden, dass dieses Tool keine genauen Kosten für Besprechungen darstellt, da es eine Reihe von Sätzen verwendet, die auf dem Monatsgehalt oder einer Stundenbasis basieren und nicht auf der genauen Bezahlung der Besprechungsteilnehmer. Dieses Tool gibt nur die ungefähren Kosten und die tatsächliche Zeit einer Besprechung an, basierend auf dem rechtzeitigen Klicken der Schaltflächen. Es sollte nicht als Buchhaltungsinstrument verwendet werden, sondern lediglich als Indikator für geschätzte Messungen betrachtet werden.
Allerdings können Manager und Teamleiter das Meeting Miser-Tool nutzen, um abzuschätzen, was ihre Meetings kosten und wie viel Zeit sie dafür aufwenden. Die Abteilungsleitung kann ihre direkten Mitarbeiter über das Tool informieren und sie bitten, es bei jeder Besprechung zu verwenden. Neben der Besprechungsverfolgung können Benutzer mit diesem Tool ihre Besprechungen speichern und einen Bericht über die Teilnahmekosten erstellen. Mit diesen Informationen können Führungskräfte dann den Wert der Besprechungszeit gegen die Frage abwägen, ob während der Besprechung wertvolle Arbeit geleistet wurde oder nicht. Wenn Führungskräfte Meetings finden, die keinen oder nur geringen Wert haben, können sie entscheiden, ob anstelle der Abhaltung eines Meetings eine andere Kommunikationsmethode verwendet werden sollte.
Das Meeting Miser-Tool erfordert wenig Schulung, da es für die meisten Menschen, die mit Computern vertraut sind, leicht zu befolgen ist. Die Verwendung dieser Informationen kann im Rahmen einer Demonstration der Verwendung des Tools hilfreich sein. Im Anschluss an die Demonstration mit allgemeinen Richtlinien für die Abhaltung von Besprechungen kann es sich auch als gutes Instrument für die Schulung potenzieller Führungskräfte erweisen. Allgemeine Richtlinien für Meetings finden Sie in einem Meeting-Management-Buch oder können zusammengestellt werden, indem Sie im Internet nach Informationen zum Meeting-Management suchen.
Das Meeting Miser-Tool hilft sowohl Führungskräften als auch Besprechungsteilnehmern zu verstehen, wie viel Zeit und Geld das Unternehmen investiert, um die Kommunikation und die Arbeitsproduktivität zu steigern. Die Daten aus dem Tool sollten eine nützliche Maßnahme sein, um das Bewusstsein dafür zu schärfen, welche Besprechungen das Unternehmen kosten, sodass jeder dazu ermutigt werden kann, nur die erforderlichen Besprechungen abzuhalten und die von ihm abgehaltenen Besprechungen effektiver zu gestalten. Mithilfe dieses Tools können Sie die ungefähren Kosten für Besprechungen ermitteln. Bedenken Sie jedoch, dass Besprechungen ein sehr wichtiges Instrument für die Geschäftskommunikation sind. Bitte beachten Sie aus diesem Grund, dass die Verwendung des Tools dem Leiter nicht mitteilt, ob das Meeting einen Wert hatte oder nicht. Um festzustellen, ob ein Treffen einen Wert hat; Der Leiter muss die Teilnehmer nach ihrer Meinung fragen oder die Ergebnisse der Besprechungsbewertung überprüfen. Die beste Messung kann jedoch darin bestehen, die schriftlichen Aufzeichnungen mit der vorgeschlagenen Tagesordnung zu vergleichen.
Wenn die Tagesordnung zur Messung des Besprechungswerts verwendet wird, muss der Leiter sicherstellen, dass mehr als vierzig Prozent der Tagesordnung erfüllt wurden. Je mehr Tagesordnungspunkte erledigt sind, desto wertvoller ist das Arbeitstreffen. Jeder muss sicherstellen, dass die Maßnahmen, die er innehat, effektiv sind und nicht nur auf die Kosten achten. Auch die Effektivität von Meetings muss gemessen werden, um sicherzustellen, dass das Meeting die Kosten wert ist. Ein wertvolles Meeting wird echte Arbeit leisten oder wichtige Informationen weitergeben, die in einem anderen Format nicht so gut bereitgestellt werden können. Ein Meeting, bei dem die eigentliche Arbeit erledigt wird, umfasst die Ideengenerierung, Problemlösung, Entscheidungsfindung und die Zuweisung von Maßnahmen, die außerhalb des Meetings durchgeführt werden sollen.
Wenn Sie nach einem Tool zur Überwachung der Gemeinkosten für Zeit und Geld suchen, die bei Besprechungen ausgegeben werden, ist Meeting Miser eine gute Option, da es die Kosten einer Besprechung nach Standort und Berufskategorie der Teilnehmer abschätzen kann. Mit diesem Tool kann jeder Manager oder Teamleiter abschätzen, was seine Meetings kosten und wie viel Zeit er dafür aufwendet. Es kann leicht an andere verteilt werden, indem man die direkt unterstellten Mitarbeiter über das Tool informiert und sie darum bittet, es bei Besprechungen zu verwenden. Nach Besprechungen können die Führungskräfte die Meeting Miser-Daten verwenden, um den Wert der Besprechungszeit gegen die Frage abzuwägen, ob während der Besprechung wertvolle Arbeit geleistet wurde oder nicht, und dann Verbesserungen bei erforderlichen Besprechungen planen oder gegebenenfalls andere Methoden anwenden, anstatt eine Besprechung abzuhalten Format, das auch zum Kommunikationszweck passt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Meeting Miser eine einfache Möglichkeit ist, Führungskräften und Besprechungsteilnehmern bewusster zu machen, was für Besprechungen ausgegeben wird und wie sich dies auf das Endergebnis auswirken könnte. Es sollte nicht als Instrument zur Eliminierung von Besprechungen eingesetzt werden; Vielmehr sollten Führungskräfte anhand des Gesamtwerts, der durch die Besprechungen erzielt wird, entscheiden, welche Besprechungen erforderlich sind.