Bei der Aufteilung der Fabrikgemeinkosten wird die Anlage in Teile oder Abschnitte unterteilt, die als Abteilungen oder Kostenstellen bezeichnet werden und denen die Kosten in Rechnung gestellt werden. Aus buchhalterischer Sicht bietet die Aufteilung der Anlage in separate Segmente nach einer logischen Form genauere Ergebnisse und eine bessere Kontrolle.
Eine genauere Kalkulation von Aufträgen und Produkten ist möglich, da jeder Abteilung Gemeinkostensätze in Rechnung gestellt werden, die für diese Abteilung angemessen sind. Ein Auftrag oder ein Produkt, das durch verschiedene Abteilungen läuft, wird mit den vorher festgelegten Sätzen dieser Abteilungen berechnet, nicht mit einem einzigen werksweiten Gemeinkostensatz. Die Gemeinkosten werden je nach Art und Anzahl der Abteilungen, die ein Produkt durchläuft, in Rechnung gestellt. Auf diese Weise ist es einfach, die Kosten eines Produkts in jeder Phase zu berechnen, in der die Organisation sie benötigt.
Da die Kostenaufzeichnungen der Gemeinkosten abteilungsbezogen verfügbar sind, ist es einfach, den Grund oder die Gründe für etwaige Abweichungen zu kontrollieren und herauszufinden.
Es gibt zwei Haupttypen oder Klassen von Abteilungen. Eine davon ist die Produktionsabteilung, die sich mit der eigentlichen Herstellung der Produkte beschäftigt, indem sie die Form, Gestalt oder Beschaffenheit der bearbeiteten Materialien verändert oder einfach die Teile zu einem fertigen Produkt zusammenfügt. Einige Beispiele für produzierende Abteilungen sind Spinnereiabteilungen, Webereiabteilungen, Endbearbeitungsabteilungen, Schneidabteilungen usw. Die andere Abteilung ist die Serviceabteilung, die nichts produziert, sondern indirekt bei der Produktion hilft, indem sie Dienstleistungen für andere Abteilungen erbringt. Einige Beispiele für Dienstleistungsabteilungen sind Reparaturabteilung, Einkaufsabteilung, Lagerabteilung, Cafeteria, Inspektion usw.
Die Anzahl und Art der Abteilungen, in die ein Produktionsunternehmen unterteilt wird, hängt weitgehend von der Art seines Geschäfts, seiner Größe und seinen Anforderungen ab. Ein kleines Produktionsunternehmen verfügt möglicherweise nur über eine Abteilung, während ein großes Unternehmen möglicherweise über mehrere Abteilungen verfügt. Die Anzahl der Abteilungen sollte jedoch so bemessen sein, dass sie zum reibungslosen Ablauf aller Abläufe beitragen und nicht zu Bürokratie führen.
Es gibt keine festen Regeln für die Einrichtung von Abteilungen. Der gebräuchlichste Ansatz besteht darin, die Fabrik nach funktionalen Aktivitäten oder Gruppen von Aktivitäten zu unterteilen, die eine Abteilung bilden. Für eine ordnungsgemäße Kontrolle der Fabrikgemeinkosten und eine genaue Kostenkalkulation der Produktion ist die Aufteilung der Fabrik in separate, miteinander verbundene und unabhängig verwaltete Einheiten erforderlich. Den folgenden Faktoren sollte bei der Entscheidung über die Arten von Abteilungen, die für die Festlegung genauer Abteilungsgemeinkostensätze zum Zweck der Kostenkontrolle erforderlich sind, gebührende Bedeutung beigemessen werden: (a) Ähnlichkeit in der Art der Arbeit und der Maschinen; (b) Verantwortlichkeiten für Umsatz und Kosten; (c) Standort der betrieblichen Tätigkeiten und Maschinen; (d) Verhältnis der Fertigungsaktivitäten zum Produktfluss; (e) Anzahl der erforderlichen Abteilungen oder Kostenstellen.