Wenn Sie planen, die US-Regierung als Kunden zu gewinnen, müssen Sie Ihre Buchhaltungssysteme so einrichten, dass Sie deren Buchhaltungsanforderungen erfüllen können. Unabhängig davon, ob Sie einen einfachen Vertrag oder einen SBIR-Zuschuss abschließen, müssen Sie Nebenleistungssätze, Gemeinkostensätze sowie allgemeine und administrative Sätze aushandeln.
Zu den Nebenleistungen gehören:
- Vergütete Abwesenheiten wie Urlaub, Feiertage und Krankheitsurlaub;
- Medizinische Programme wie Kranken- und Zahnversicherung;
- Ruhestand, z. B. der beitragsorientierte Teil Ihres Ruhestandsplans und die Servicegebühren des Plans;
- Langzeit-Invaliditätsversicherung;
- Arbeitsunfallversicherung; Und
- Mitarbeiter-Wellness, z. B. Mitgliedschaft im Fitnessclub und andere Wellness-Programme
Gemeinkosten umfassen die direkte und indirekte Unterstützung der Mitarbeiter, deren Zeit der Regierung in Rechnung gestellt wird. Dazu gehören Artikel wie
- Miete (nur für den Raum, den diese Mitarbeiter nutzen);
- Wertminderung ihrer Möbel und Geräte;
- Versorgungsleistungen (basierend auf der Platzzuteilung für diese Mitarbeiter); Und
- Verbrauchsmaterialien, die diese Mitarbeiter gemeinsam nutzen, beispielsweise Büromaterial.
Allgemeine und Verwaltungskosten decken andere Kosten ab, die das Unternehmen zur Erfüllung dieses Vertrags benötigt, einschließlich:
- Management (und die damit verbundenen Nebenkosten, direkten und indirekten Kosten)
- Rechtskosten
- Landes- und Bundessteuern
- Marketingkosten für die Regierung
- Buchhaltung
Beachten Sie jedoch, dass es umfangreiche Vorschriften gibt, die regeln, was nicht als zulässige Kosten gilt (siehe FAR-Abschnitt 31.205 – Ausgewählte Kosten). [http://farsite.hill.af.mil/reghtml/regs/far2afmcfars/fardfars/far/31.htm#P268_51249] um eine konkrete Beschreibung darüber zu erhalten, was zulässig ist und was nicht.
Sobald Sie diese Tarife ausgehandelt haben, müssen Sie sie jährlich anhand eines indirekten Kostenmodells belegen, um nachzuweisen, dass Sie die ausgehandelten Tarife einhalten. Dieses Modell unterliegt einer Prüfung.
Obwohl Sie herausfinden können, was in diese Berechnungen einfließen muss, wird es lange dauern, alle Vorschriften zu lesen. Wenn Sie glauben, dass Sie Regierungsaufträge gewinnen möchten, müssen Sie vorausdenken oder einen Berater beauftragen, der Sie bei diesem Prozess unterstützt.