Von der Zentrale gekaufter und zum Verkauf an die Filialen geschickter Lagerbestand kann der Filiale zum Selbstkostenpreis oder zu einem über dem Selbstkostenpreis liegenden Betrag (in der Regel ein fester Einzelhandelsverkaufspreis) in Rechnung gestellt werden. Durch die Fakturierung der von der Zentrale an die Filialen versandten Waren zum Selbstkostenpreis verringert sich der Lagerbestand der Zentrale um denselben Betrag, zu dem der Lagerbestand ursprünglich in den Geschäftsbüchern erfasst wurde. Die Übertragung gilt nicht als Umsatz und führt daher nicht zu einem Bruttogewinn für die Zentrale. Filialen erhalten Waren zum Selbstkostenpreis und erzielen beim Verkauf der Waren einen Bruttogewinn.
Wenn die Buchhaltungsunterlagen der Zweigniederlassung von der Hauptniederlassung geführt werden, werden die Informationen aus der eigenen Dokumentation der Hauptniederlassung durch die aus den Zweigstellenerklärungen erhaltenen Informationen ergänzt. In der Praxis werden die Filialerklärungen monatlich zusammengefasst und auf dem entsprechenden Filialkonto in den Geschäftsbüchern der Zentrale erfasst.
Bei mehreren Filialen sollte für jede ein separates Konto geführt werden, in einem manuellen System kann dies der Einfachheit halber jedoch auch in Spaltenform erfolgen. In den Büchern der Zentrale werden die Verkaufs- und diversen anderen Konten durch den Namen der Niederlassung unterschieden.
Die folgenden sind typische Konten, die in einem zentralisierten Buchhaltungssystem bereitgestellt werden: (1) Lagerbestandskonto der Filiale, (2) Debitorenkonto der Filiale (wenn die Filiale Waren auf Kredit verkauft), (3) Bank- und Portokassen- oder Bargeldkonten der Filiale und (4) Gewinn- und Verlustkonto der Filiale.
Wenn das Handelskonto der Zentrale erstellt wird, werden die Kosten für die an die Filialen versandten Waren von den Einkäufen der Zentrale abgezogen. Geschieht dies nicht, handelt es sich bei den Käufen der Zentrale um Käufe der Zentrale und der Filialen. Diese Überbewertung der Anschaffungskosten führt zu einer Überbewertung der Umsatzkosten der Zentrale und folglich zu einer Unterbewertung des Bruttogewinnanteils der Zentrale.
Da Lagerbestände in der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens in der Regel zu Anschaffungskosten bewertet werden, ist die Methode, Waren den Filialen zu Anschaffungskosten in Rechnung zu stellen, am einfachsten anzuwenden, da sowohl der Hauptsitz als auch die Filialbestände zu Anschaffungskosten ausgewiesen werden. Daher sind keine weiteren Anpassungen erforderlich.
Im dezentralen Buchhaltungssystem werden Transaktionen zwischen der Zentrale und der Zweigstelle in den Büchern beider Unternehmen erfasst. Wenn die Zweigniederlassung ihre eigenen Bücher führt, ähneln die Buchführungseinträge in vielerlei Hinsicht denen eines Einzelunternehmers. Das Filialkapital wird jedoch von der Zentrale bereitgestellt und daher von der Filiale in der Regel als Gutschrift auf dem „Konto der Zentrale“ verbucht, mit einer entsprechenden Belastung in den Büchern der Zentrale auf dem „Konto der Filiale XX“.
Das Konto der Hauptniederlassung in den Geschäftsbüchern der Zweigstelle und das „Zweigstellenkonto“ in den Geschäftsbüchern der Hauptniederlassung sind daher gegenseitige Konten, d.
Nachdem alle Transaktionen, Anpassungen und Abschlussbuchungen in beiden Büchern erfasst wurden, sollte der Saldo des Hauptsitzkontos in den Buchhaltungsbüchern der Zweigstelle mit dem Kontostand der Zweigstelle in den Buchhaltungsbüchern der Hauptniederlassung übereinstimmen (es sei denn, Transaktionen zwischen der Hauptniederlassung und der Zweigniederlassung wurden nicht in einem Buchführungsbuch erfasst).