Diese Software hilft bei der Verwaltung aller Mitarbeiterausgaben, z. B. beim Ausgeben von Firmenessen, um einen Kunden zum Abendessen einzuladen, oder bei einem Flug am frühen Morgen, um zur Arbeit zu gelangen. Bei so vielen Unternehmen, in denen Mitarbeiter täglich reisen, entsteht beim Reisen genug Verschwendung, ohne durch ineffizientes Kostenmanagement noch mehr zum Endergebnis beizutragen. Wenn Sie Geld für eine Reisekostenmanagement-Software ausgeben, können Sie damit Ihre Geschäftsreisen verwalten und die Kosten senken. Für Geschäftsreisekonten stehen zahlreiche Kategorien zur Auswahl, z. B. Spesenabrechnungen für einzelne Mitarbeiter, Spesenabrechnungen für das gesamte Unternehmen oder wenn Sie die Reisekosten einzelner Unternehmen zu Abrechnungszwecken im Auge behalten müssen. Mithilfe von Spesenabrechnungen können Sie die Reise- und Kilometerausgaben Ihrer Mitarbeiter verwalten und überwachen.
Wenn Sie eine Spesenverwaltungssoftware für kleine Unternehmen verwenden, möchten Sie sicherstellen, dass Sie alle Informationen unter Ihrer Kontrolle haben. Spesenabrechnungen sollten alles enthalten, vom Kaufdatum des Artikels über den Besteller, die Art des Artikels, den genauen Dollarwert und das Versanddatum. Dadurch können Sie leichter feststellen, woher etwaige Mehrkosten stammen. Durch die Verfolgung dieser Posten können Sie verschwenderische Ausgaben schnell eliminieren oder reduzieren und so sicherstellen, dass Sie das Kapital Ihres Unternehmens nur für das Notwendige einsetzen.
E-Commerce-Shops nutzen zur besseren Organisation oft cloudbasierte Spesenverwaltungssoftware. Durch die cloudbasierte Verwaltung entfallen viele Probleme, die mit der Verwendung von Papierschecks einhergehen. Beim E-Commerce hat ein Unternehmen die Möglichkeit, eigene Quittungen auszudrucken, wenn es die Genehmigung des Kunden eingeholt hat. Anstatt zu Ihrer örtlichen Kasse zu gehen, um einen Scheck zu holen, füllt der Kunde eine elektronische Bestellung auf Ihrer Website aus und sendet sie über ein Zahlungsgateway an Sie. Wenn die Bestellung bearbeitet wird, drucken Sie die Quittung aus, fügen sie einer Rechnung bei und senden sie an Ihren Kunden. Sie müssen nie wieder einen Scheck ausdrucken.
Auch kleine Unternehmen können von einer Spesenverwaltungssoftware stark profitieren. Der Zugriff auf Ihre Unternehmensrichtlinien ist über eine sichere Remote-Verbindung möglich, sodass Sie fehlerhafte, unvollständige oder alte Daten schnell identifizieren können. Sie können dann Maßnahmen ergreifen, um sie zu korrigieren, wodurch unnötiger Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Suche nach verlorenen Daten reduziert wird. Spesenrichtlinien können auch aus der Ferne von Ihrem Büro oder Zuhause aus überwacht werden, wenn Sie sich für die Nutzung eines internetbasierten Dienstes entscheiden.
Eine andere Art von Spesenverwaltungssoftware ist die Spesenerstattungsverwaltung. Mit der Kostenerstattungsverwaltung können Sie genau bestimmen, wie viel Ihre Mitarbeiter gemäß Ihrer Unternehmensrichtlinie anspruchsberechtigt sind, und dann bestimmen, wie viel Sie Ihren Mitarbeitern für etwaige von ihnen geltend gemachte Ansprüche erstatten müssen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie kein Geld für überhöhte Schadensbeträge oder übermäßige Schadensersatzforderungen Ihrer Mitarbeiter verschwenden. Mitarbeiter, die detaillierte Erstattungsinformationen aus Ihrer Kostenerstattungsrichtlinie erhalten, verlangen oft weniger, als sie sonst hätten. Wenn Sie über eine genaue Richtlinie verfügen, werden Sie auch feststellen, dass weniger Mitarbeiter Urlaub annehmen, ohne vorher herauszufinden, wie viel sie im Rahmen Ihrer Richtlinie erhalten.
Manchmal benötigen Unternehmen möglicherweise eine Softwarelösung für das Spesenmanagement, die sie bei der Verwaltung ihrer Reisekosten unterstützt. Wenn ein Mitarbeiter aus geschäftlichen Gründen außerhalb des Unternehmens reist, kann es separate Spesenabrechnungen für die Privatreise und die Geschäftsreise des Mitarbeiters geben. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise sein eigenes Fahrzeug für Geschäftsreisen nutzt, diese Kosten aber am Arbeitsplatz erstattet, kann es so aussehen, als würde der Mitarbeiter die Fahrtkosten persönlich erstatten, während in Wirklichkeit sein Unternehmen für diese Fahrt aufkommt. Eine Spesenmanagementlösung kann Ihnen dabei helfen, diese Art von Reisekosten so zu verwalten, dass Ihr Unternehmen nur das bezahlt, was es wert ist. Sie können Ihre Police so anpassen, dass sie nur die tatsächlichen Kosten deckt, Abnutzungsgebühren eliminiert und eine zeilenweise Aufschlüsselung bereitstellt, damit Sie feststellen können, welcher Mitarbeiteranspruch berechtigt ist und welcher nicht. Dies kann dazu beitragen, dass Sie das Geld Ihres Unternehmens sinnvoll ausgeben, wenn Reisen anfallen.
Die Kostenverwaltung von Daten im Allgemeinen umfasst viele verschiedene Aspekte. Kleine Unternehmen müssen mehr Ausgaben im Auge behalten als größere Unternehmen, und da es sich bei den meisten Kleinunternehmen in der Regel um Familienbetriebe handelt, kann es schwierig sein, die Zeit aufzuwenden, die für die effektive Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen erforderlich ist. Wenn Sie eine Softwarelösung für das Spesenmanagement verwenden, können Sie den Aufzeichnungsprozess rationalisieren und die Fehler beseitigen, die mit der manuellen Aufzeichnung einhergehen. Sie können die Software auch verwenden, um Berichte zu erstellen, mit denen Sie die Ausgaben jedes Mitarbeiters verfolgen und alle Ihre Aufzeichnungen organisieren können. Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Ihr kleines Unternehmen vom Einsatz einer Spesenverwaltungssoftware profitieren kann, wenden Sie sich noch heute an einen Lösungsanbieter.