Bei FAO hat die IT-Abteilung ihre Kapazität zur Bereitstellung von IT-Lösungen durch die direkte Beschaffung von nicht-personalbezogenen Ressourcen erweitert, um der immer stärker steigenden Nachfrage gerecht zu werden. Dieser kontinuierliche Anstieg der direkt rekrutierten Ressourcen ist schwieriger zu verwalten, da er die Belastung der Verwaltungsprozesse erhöht. Dies stellt auch eine Herausforderung bei der Verwaltung und Überwachung des Fortschritts der zu erbringenden Leistungen und der Beziehung zu den Kunden dar. Das Ergebnis, das wir erlebt haben, ist ein exponentieller Anstieg des Rückstands an nicht gelieferten Lösungen, Schwierigkeiten bei der Einhaltung vereinbarter SLAs mit Kunden und eine steigende Nachfrage nach zusätzlichen Mitarbeitern. Deshalb haben wir uns vor Kurzem entschieden, nach alternativen Beschaffungsmöglichkeiten zu suchen, wie zum Beispiel der Auslagerung vieler unserer Lösungen und Dienstleistungen an externe Unternehmen.
Die Einbeziehung von Outsourcing als Lieferoption stellt viele Herausforderungen dar und wir müssen verschiedene Kriterien analysieren, bevor wir den Schritt wagen. In diesem Artikel werden wir einige der wichtigsten Überlegungen diskutieren, die in der IT-Abteilung im Zusammenhang mit dieser Transformation getroffen werden.
Nachfolgend sind die drei wichtigsten Vorteile aufgeführt, die sich aus dieser Richtung ergeben:
1. Ein einfacherer und schnellerer Onboarding-Prozess
Es wird immer schwieriger, Entwickler zu finden, insbesondere für kurze Missionen. Zusätzlich zur Zeit, die für Personalbeschaffung, Vorstellungsgespräche und Verhandlungen benötigt wird, bedeutet dies auch viele langwierige Verwaltungsprozesse, die es nicht ermöglichen, schnell Ressourcen an Bord zu haben. Daher ist es sehr schwierig, unsere Leistungsfähigkeit mit begrenzten internen Ressourcen optimal auszuschöpfen eine schnelllebige Umgebung.
Darüber hinaus leidet die IT-Abteilung unter erheblichen Verzögerungen aufgrund des Verwaltungsaufwands (diese Verzögerungen bei internen Prozessen und Beschaffungsaktivitäten für neue Verträge sind ein wichtiger Faktor zur Einschränkung der internen Beschaffung).
Das Onboarding-Problem ist bei externen Ressourcen begrenzt. Es reicht aus, über die richtigen Beschaffungsverträge zu verfügen und eine entsprechende Bestellung aufzugeben.
2. Einfacher Zugang zu einem globalen Talentpool
Es kann eine echte Herausforderung sein, die richtigen Fähigkeiten aus unserem lokalen Ressourcenpool zu erhalten, wenn ein Projekt neue Technologien beinhaltet oder wenn die identifizierte interne Ressource bereits in einem anderen Projekt beschäftigt ist. Das Outsourcing ermöglicht es, die am besten qualifizierten Ressourcen von auf Entwicklung spezialisierten Unternehmen zu finden und bietet außerdem die Möglichkeit, diese Ressourcen für die begrenzte Zeit des Projekts zur Verfügung zu haben, ohne dass ein Mitarbeiter geschult oder eine Ressource von einem Projekt zu einem anderen verschoben werden muss . Dies garantiert normalerweise eine bessere Arbeitsqualität mit einer schnelleren Reaktionszeit und einem kostengünstigeren Ansatz.
3. Skalierbarkeit und Fortführung der Arbeit
Skalierbarkeit ist derzeit unser größtes Problem. Einige Projekte haben kurze Fristen und erfordern einen enormen zusätzlichen Entwicklungsaufwand. Derzeit geschieht dies hauptsächlich durch die Priorisierung von Projekten und die Verlagerung interner Ressourcen von einem Projekt auf ein anderes oder durch die Einbeziehung neuer Ressourcen, die nicht sofort für den Job ausgebildet und geeignet sind. Der Aufbau einer Partnerschaft mit einem großen Outsourcing-Unternehmen ermöglicht einen bedarfsgerechten Ressourcenverbrauch. Wir können die Anzahl der Ressourcen entsprechend nur für die Projektlaufzeit planen, ohne uns um Schulung, Einstellung, Urlaub und Krankheit zu kümmern und vor allem ohne Auswirkungen auf die anderen bereits begonnenen Projekte. Tatsächlich ist es sogar möglich, die Entwicklung fortzusetzen, während interne Ressourcen ruhen oder das Büro geschlossen ist. Dies bedeutet, dass unsere Kunden Zugriff auf unsere Dienstleistungen haben, auch wenn dies normalerweise nicht möglich wäre.
Der Übergang zum Outsourcing kann jedoch eine Herausforderung darstellen und es ist wichtig, auch Folgendes zu berücksichtigen:
- Klare Identifikation, warum wir auf Outsourcing umsteigen wollen
Es ist allgemein bekannt, dass vor allem die Kostensenkung die Hauptmotivation für die Auslagerung von IT-Lösungen an externe Anbieter ist. Allerdings hat sich die Branche in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und viele Anbieter haben stark in die Qualität ihrer Dienstleistungen investiert. Unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass einer der Hauptgründe für Outsourcing im Allgemeinen wirtschaftlicher Natur ist, da Outsourcer oft wettbewerbsfähigere Preise für die gleichen Dienstleistungen bei gleicher Servicequalität anbieten, während dies in der IT-Abteilung nicht der einzige zu berücksichtigende Faktor war, den wir auch benötigen die Möglichkeit für Mitarbeiter, sich auf strategischere Funktionen zu konzentrieren und gleichzeitig über ein Portfolio von Dienstleistungen zu verfügen, die von Outsourcern bereitgestellt werden.
- Emotionale Reise
Der Übergang von einem Insourcing-Modell zu einem Outsourcing-Modell kann emotional sein. Es ist entscheidend, dass diese Erfahrung in einer Umgebung der Zusammenarbeit und Kooperation erfolgt.
Beispielsweise geht man allgemein davon aus, dass sich die Anforderungen deutlich schneller und dynamischer an veränderte Anforderungen anpassen lassen, wenn man über die eigenen Ressourcen verfügt. Obwohl dies als Vorteil erscheinen mag, bringt es auch viele Probleme mit sich, wie z. B. eine Verringerung der Disziplin bei der Bereitstellung klarer und genauer Anforderungen und eines angemessenen Lieferplans.
Im Hinblick auf Outsourcing sollten die internen Ressourcen ihre Denkweise ändern und sich auf die Bereitstellung klarer, detaillierter und vollständiger Anforderungen mit einem klaren Plan einschließlich Meilensteinen, Lieferungen und Eingaben von Kunden konzentrieren.
- Die Kommunikation zwischen internen und externen Ressourcen ist von entscheidender Bedeutung
Es ist wichtig, die Outsourcing-Fähigkeit auf einer starken Zusammenarbeit und Partnerschaft mit den externen Anbietern aufzubauen und in den Anfangsphasen ausreichend Zeit zu investieren, um sicherzustellen, dass im gesamten Prozess ein Mehrwert erzielt wird.
Die Auslagerung der Entwicklung ist keine leichte Aufgabe, es ist ein Weg, der klare Erwartungen und einen großen Realismus auf beiden Seiten erfordert.
Die Herausforderung für den CIO besteht heute darin, auf dieser Erfahrung aufzubauen, um das gesamte Spektrum der unmittelbaren und langfristigen Vorteile, die Outsourcing für ein Unternehmen bringen kann, voll auszuschöpfen.
Dabei kann es sich um ein Hybridmodell handeln, bei dem das Outsourcing-Unternehmen eine lokale Schnittstelle einrichtet und in einigen Phasen der Entwicklung interne Ressourcen eingebunden werden, mit dem ultimativen Ziel, Eigentümer des entwickelten Produkts, der Tests und der Bereitstellung zu werden. Es bietet auch die Möglichkeit, das Produkt intern zu warten und zu erweitern. Für die Bereitstellung eines Produkts werden also externe Ressourcen eingesetzt, während interne Ressourcen in allen Phasen des Prozesses die Kontrolle und das Eigentum behalten.