Der Jonglierakt
Ein Unternehmen zu führen ist eine Gratwanderung. Unter anderem die pünktliche Zahlung von Gehältern, die Deckung von Geschäftsausgaben und die Erzielung von Gewinnen ist eine Herkulesaufgabe. Das Gesetz schreibt vor, dass Sie Ihre Steuern pünktlich zahlen und auch Ihre Bücher ordnungsgemäß verwalten. Es ist, als würde man mit Bällen jonglieren und dabei einen Seiltanz vollführen. Denn es gibt viel zu bewältigen. Von der Lohn- und Gehaltsabrechnung über die Besteuerung, die Bankabstimmung bis hin zum Steuerabzug ist die Liste lang. Erschwerend kommt hinzu, dass jeder einzelne Fehler bestraft wird und viele Unternehmen aufgrund solcher Fehler hohe Geldstrafen zahlen müssen.
Die Erlöser
Große Unternehmen können dies mit Hilfe separater Buchhaltungsabteilungen verwalten, aber das ist eine kostspielige Angelegenheit. Kleine Unternehmen mit kleinen Teams und knappen Kosten können dies nicht mit der gleichen Effizienz erreichen. Für solche Unternehmen gibt es zwei praktikable Optionen zur Auswahl. Sie können sich entweder für eine Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung entscheiden oder ein externes Unternehmen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragen.
1. Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ist eine gute Option für kleine Unternehmen. Unternehmen mit kleinen Teams, stabilen Geschäften und Transaktionen innerhalb des Staates können problemlos mit ihnen navigieren. Wenn Sie bereit sind, eine bestimmte Zeitspanne in die konsistente Kontenverwaltung zu investieren, werden sie funktionieren. Diese Programme können die Daten in einem organisierten Format darstellen und Ihre Arbeit vereinfachen. Aber die Möglichkeit eines Fehlers besteht immer. Verantwortlich für die Eingabe der Daten in das System sind Sie oder Ihr Vertreter. Wenn Sie bei der Eingabe der Daten Fehler begehen, wird die Software hilflos und liefert fehlerhafte Ergebnisse. Damit sind Sie wieder am Anfang.
Fehlen eines Revalidierungssystems
Das Fehlen einer Person, die die Einträge erneut validiert, ist ein Problem, mit dem jedes kleine Unternehmen zu kämpfen hat. Wenn Sie versuchen, jemanden zu engagieren, wäre dies aufgrund des Arbeits- und Zeitaufwands zu teuer. Wenn Sie dies nicht tun, besteht immer die Möglichkeit eines Fehlers.
Probleme mit komplexen Daten
Das andere Problem bei solchen Programmen besteht darin, dass sie sorgfältig verwaltet werden müssen. Zu viele Variationen in der Struktur der Einträge können zu großer Verwirrung führen. Wenn Sie neben Ihrer festen Belegschaft auch Teilzeitkräfte eingestellt haben oder Zahlungen an Freiberufler oder andere Dritte leisten, kann die Anpassung ihrer Zahlungen ein großer Albtraum sein. Auch die Berechnung der verschiedenen Steuersätze bei zwischenstaatlichen Geschäften ist in diesen Programmen umständlich.
Gut für einfache Transaktionen
Es besteht kein Zweifel daran, dass sich diese Programme als sehr kostengünstige Lösung erweisen können, wenn Sie ein einfaches Unternehmen ohne zu viele Variablen führen. Aber ein vielfältiges, von ihnen abhängiges Unternehmen zu führen, kann zu viel verlangt sein.
2. Gehaltsabrechnungsverwaltungsdienste Dritter
Die praktikablere Option für komplexe Szenarien ist die Beauftragung eines Drittanbieters für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese Agenturen können mit ihren zertifizierten Mitarbeitern den Auftrag effizient erledigen. Neben der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Sie auch eine Reihe anderer wichtiger Dienstleistungen wie Steuerverwaltung, Buchhaltung, Bilanzerstellung, Bankabstimmung, Steuerabzug und Einzahlung delegieren.
Revalidierung von Daten auf verschiedenen Ebenen
Aufgrund der Anwesenheit eines strukturierten Teams von Fachleuten werden die Daten auf vielen Ebenen überprüft und daher ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern vernachlässigbar.
Kosteneffizient
Diese Agenturen sind in ihrem Service sehr kostengünstig. Der gleiche Auftrag kann nicht von einem internen Team mit den gleichen Kosten ausgeführt werden. In kleinen Unternehmen sind die Mitarbeiter die meiste Zeit untätig. In mittelständischen Unternehmen wird es überlastet sein. Bei der Berechnung auf Basis der Kapitalrendite sind diese Dienstleistungen sehr kosteneffektiv.
Die menschliche Note
Der andere Vorteil ist die menschliche Hilfe. Falls Sie irgendwo wegen einer technischen Klausel nicht weiterkommen oder fachkundigen Rat benötigen, können diese Agenturen glaubwürdige Hilfe leisten.
Keine bindende Verpflichtung
Der größte Vorteil besteht darin, dass diese Firmen von Ihrem Büro aus operieren und Ihnen daher keine Infrastrukturkosten oder Gemeinkosten entstehen. Sie zahlen nur für die benötigten Leistungen, ohne jegliche ungerechtfertigte Verpflichtung.
Wenn Sie also ein kleines Unternehmen leiten und Schwierigkeiten haben, sich auf dem verwirrenden Pfad der Besteuerung, der Gehaltsabrechnung und anderer technischer Buchhaltungsaspekte zurechtzufinden, können Sie sich für den richtigen Service entscheiden. Dies wird Ihnen dabei helfen, sich auf Ihre Kernkompetenzen, die Geschäftsentwicklung, zu konzentrieren und keine Energie für die Verwaltung der Zahlen in den Büchern zu verschwenden.