Für einen Fertigungsbetrieb ist es oft praktisch, ein Fabrikbuch in sein Buchhaltungssystem aufzunehmen. Im Allgemeinen wird dieses Verfahren angewendet, wenn Produktionsbetriebe weit von der Hauptniederlassung entfernt sind oder wenn die Art solcher Betriebe eine große Anzahl von Konten erfordert.
Einige Konten im Zusammenhang mit der Fertigung werden in den Bürobüchern der Fabrik geführt, andere in den allgemeinen Bürobüchern. Welche Konten und sonstigen Aufzeichnungen im Fabrikjournal und Hauptbuch geführt werden und welche Konten und Aufzeichnungen im Hauptbuch und Hauptbuch geführt werden, hängt von verschiedenen Faktoren und der Art der Fertigungsprobleme ab. Es gibt jedoch bestimmte Konten, die normalerweise in den Fabrikbüchern geführt werden. Dabei handelt es sich um Konten, die sich auf die Herstellungskosten beziehen und Lager- oder Materialkonten, Arbeits- oder Gehaltskonten, Fabrikgemeinkostenkonten und das Hauptbuch umfassen. Sie sind ebenfalls in den Fabrikbüchern enthalten.
Die meisten Organisationen führen Bargeld und andere Betriebsvermögenswerte in den allgemeinen Bürounterlagen. Daher umfasst das Hauptbuch Konten wie Verkäufe, Kosten der verkauften Waren, Fabrikanlagen und -maschinen, kumulierte Abschreibungen und Verbindlichkeiten usw. Es umfasst auch das Kontrollkonto und das Fabrikhauptbuch.
Buchungen im Zusammenhang mit dem Hauptbuch und dem Fabrikbuch werden zunächst im Hauptbuch und im Fabrikjournal erfasst. Das Fabrikhauptbuch und das Hauptbuch der Kontrollkonten sind reziproker Natur, das heißt, eine Belastung des einen Kontos führt zu einer automatischen Gutschrift des anderen Kontos und umgekehrt; Sie ermöglichen also, dass sich jedes Hauptbuch selbst ausgleicht.
Zur Prüfung der gegenseitigen Konten (Fabrikkontrollkonto in den Hauptbürobüchern und Hauptbuchkontrollkonto in den Werkbürobüchern) werden Inter-Office-Belege, auch Transferbelege genannt, verwendet. Durch diese Inter-Office- oder Transferbelege wird das Generalbüro vom Fabrikbüro informiert; und das Werksbüro wird vom Hauptbüro informiert.
In einem Kostenrechnungssystem ist die Menge der zu erfassenden Buchhaltungsdaten in der Regel sehr groß. Aus diesem Grund halten es viele Unternehmen für sinnvoll, getrennte Bücher in den Fabrikbüros und den Hauptbüros zu haben. Durch die Einrichtung einer separaten Gruppe von Fabrikkonten werden die Finanzbuchhaltungsunterlagen von vielen Details befreit, die normalerweise für die Kostenrechnungsarbeit unerlässlich sind. Die Notwendigkeit, Fabrikkonten von anderen Buchhaltungsdaten zu trennen, ergibt sich auch aus folgenden Faktoren:
A. Wenn sich die Haupt- oder Verwaltungsbüros und die Fabrikbüros nicht am selben Ort oder in denselben Räumlichkeiten oder unter demselben Dach befinden.
B. Wenn die Dezentralisierungspolitik in zahlreichen Produktionsstätten verfolgt werden soll, die jeweils über eine eigene Leitung und Verwaltung verfügen.
Wenn die oben genannten Bedingungen vorliegen, ist es ratsam und vorteilhaft, einige Bücher in den Fabrikbüros und einige in den Hauptbüros aufzubewahren. Die Hauptbüros führen in der Regel: Alle Belege, Verbindlichkeiten oder Verbindlichkeiten, Bargeld- und Debitorenkonten, Verkaufs- und Verwaltungskonten usw. Die Produktionskonten in Bezug auf Materialien oder Vorräte, unfertige Erzeugnisse, fertige Waren, Arbeit und Fabrikgemeinkosten werden in den Fabrikbüros geführt. Bei Beteiligung beider Ämter erfolgt die gegenseitige Eintragung in die Bücher.