Unabhängige Restaurantbesitzer führen ihre Buchhaltung oft selbst durch. Selbst wenn sie am Jahresende einen professionellen Buchhalter engagieren, können sie durch die Selbsterledigung der wöchentlichen Aufgaben erhebliche Kosten sparen.
Um einen Kontenplan einzurichten, der den Anforderungen des Restaurants entspricht, müssen im Allgemeinen die Standardoptionen jedes Buchhaltungsprogramms angepasst werden. Die Auswahl der Umsatz- und Warenkostenkonten sieht in den meisten Systemen keine Trennung der benötigten Lebensmittel- und Getränkekategorien vor.
Selbst das führende Buchhaltungsprogramm für kleine Unternehmen verfügt zwar über eine Standardauswahl für Restaurants, bietet jedoch nicht alle Konten an, die die meisten Restaurantbesitzer benötigen. Darüber hinaus werden viele der hinzugefügten Spesenkonten nur selten verwendet, was zu Verwirrung bei der Dateneingabe führt und nicht zum Überblick über die Unternehmensfinanzen beiträgt.
Die National Restaurant Association veröffentlicht ein Buch mit dem Titel „Uniform System of Accounts for Restaurants“. Das Buch enthält detaillierte Beschreibungen der Anwendung allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze in der Gastronomie.
Dieses Buch enthält einen Musterkontenplan, stellt jedoch fest, dass „die hier verwendeten Codes nicht die einzige Methode zur Klassifizierung der Konten sind“. Darin wird darauf hingewiesen, dass die meisten Restaurants nicht alle aufgeführten Kategorien verwenden, und es fehlt insbesondere eine Aufschlüsselung der Inventar- und Kostenkategorien über „Essen“ und „Getränke“ hinaus. Viele Restaurantbesitzer wünschen sich eine weitere Trennung dieser Kategorien, um Unterkategorien wie „Fleisch“, „Meeresfrüchte“ und „Produkte“ sowie möglicherweise „Bier“ und „Wein“ als Getränkekategorien einzubeziehen.
Während viele Programme die Verwendung von Kontonummern nicht erfordern, heißt es im NRA-Buch, dass eine Art Kontonummerierungssystem verwendet werden muss. Wenn Ihr Programm keine Kontonummern anzeigt, sollte es auf einem Einrichtungsbildschirm eine Option zum Aktivieren dieser Funktion geben.
Jedes Kontonummerierungssystem ist im Allgemeinen so gruppiert, dass Konten eines bestimmten Typs in einen bestimmten Nummernbereich fallen. Beispielsweise können Vermögenswerte im Bereich von 1000 und Einkommenskonten im Bereich von 4000 liegen. Auf Systemen mit vielen Detailkonten können fünfstellige Zahlen verwendet werden, um mehr Unterkategorien zu ermöglichen, aber das ist für ein kleines Restaurant selten erforderlich.
Typische Nummernkreise, die von vielen Buchhaltungssystemen verwendet werden, sind wie folgt:
Vermögenskonten: 1000-1999
Passivkonten: 2000-2999
Eigenkapitalkonten: 3000-3999
Einnahmenkonten: 4000-4999
Warenkosten: 5000-5999
Kosten: 6000-8000
„Andere“ Konten: 8000-9999
Vermögenskonten
Zu den Vermögenskonten gehören Bargeld, Bankkonten, Inventar und alles andere, was sich im Besitz befindet.
Es ist üblich, Bargeld die erste Kontonummer, 1000, zuzuweisen, da diese innerhalb jeder Gruppe normalerweise nach Liquidität (einfache Umrechnung in Bargeld) geordnet sind.
Für jedes für das Unternehmen geführte Bankkonto sollte im Kontenplan ein eigenes Konto verwendet werden. Wenn es einige Tage dauert, bis Händlereinzahlungen bei der Bank eingehen, kann ein Händlerkonto verwendet werden. Auch wenn Schecks angenommen und nicht elektronisch verarbeitet werden, sollte ein Konto für die Einzahlung der Schecks eingerichtet werden.
Neue Konten werden normalerweise im Abstand von 10 Ziffern nummeriert, sodass Ihre ersten beiden Bankkonten möglicherweise 1010 und 1020 als Kontonummern im Kontenplan verwenden. Wenn Sie Lücken zwischen den Zahlen lassen, können Sie später problemlos ein weiteres Konto hinzufügen und es an einer beliebigen Position in die Sortierreihenfolge einfügen.
Die Vermögenskonten können wie folgt nummeriert werden:
- 1000 Bargeld
- 1010 Primäres Bankkonto
- 1020 Bankkonto Nr. 2
- 1060 Händlereinlagenkonto
- 1080 Schecks erhalten
- 1100 Debitorenbuchhaltung
- 1200 Lebensmittelinventar
- 1210 Fleischinventar
- 1220 Geflügelbestand
- 1230 Meeresfrüchte-Inventar
- 1240 Milchinventar
- 1250 Inventar produzieren
- 1260 Bäckereiinventar
- 1270 Gefrorenes Inventar
- 1280 Lebensmittel-Trocken- und Konserveninventar
- 1320 Getränkeinventar
- 1330 Alkoholinventar
- 1340 Bierinventar
- 1350 Weininventar
- 1360 Warenbestand
- 1380 Bar- und Verbrauchsmaterialinventar
- 1400 vorausbezahlte Ausgaben und Vorschüsse
- 1450 Rückgabewert recyceln
Vermögenswerte, die eine Lebensdauer von mehreren Jahren oder mehr haben, werden als langfristige Vermögenswerte bezeichnet. Hierzu zählen auch etwaige Immobilien.
- 1500 Anlagevermögen
- 1510 Land & Gebäude
- 1520 Automobil
- 1530 Möbelbeschläge und -ausrüstung
- 1540 Mietereinbauten
- 1600 Kumulierte Abschreibung
- 1700 aktivierte Anlaufkosten
- 1800 Kautionen
Passivkonten
Zu den Passivkonten gehören Dinge wie Kreditkarten und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Darin sind auch Gelder enthalten, die beispielsweise für Steuern an den Staat, Trinkgelder an die Mitarbeiter und verkaufte, aber noch nicht eingelöste Geschenkkarten eingegangen sind. Immobilienkredite und andere Großfinanzierungen werden als langfristige Verbindlichkeiten eingestuft.
Passivkonten können wie folgt nummeriert werden:
- 2000 Kreditorenbuchhaltung
- 2110 Kreditkarte
- 2120 Kreditkarte Nr. 2
- 2130 Kreditkarte Nr. 3
- 2140 Kreditkarte Nr. 4
- 2210 Umsatzsteuer zu zahlen
- 2220 Zweite zu zahlende Steuer
- 2250 Lohnverbindlichkeiten
- 2260 Zweite Gehaltsabrechnungsverbindlichkeit
- 2280 Tipps gehalten
- 2300 Geschenkkarten und Zertifikate
- 2350 Kundenguthaben
- 2400 Schuldverschreibungen zahlbar
- 2500 Sonstige Schulden
Eigenkapitalkonten
Die Beteiligung der Eigentümer am Unternehmen wird in den Eigenkapitalkonten ausgewiesen. Bei einer Kapitalgesellschaft zählt dazu auch das Eigenkapital. Es handelt sich praktisch um das Geld, das das Unternehmen den Eigentümern zurückschuldet. Wenn eine Abrechnungsperiode abgeschlossen ist, wird der Saldo der Einnahmen- und Ausgabenkategorien in die Gewinnrücklagen übertragen, bei denen es sich auch um ein Eigenkapitalkonto handelt.
Die grundlegendsten Eigenkapitalkonten könnten nummeriert werden:
- 3000 Eigentümerkapital
- 3100 Stammaktien
- 3300 einbehaltene Gewinne
Einkommenskonten
Umsätze fallen in die allgemeine Kategorie der Einkommenskonten. Ein Restaurant möchte natürlich getrennte Kategorien für den Verkauf von Speisen und Getränken und möglicherweise eine weitere Trennung des Bier-, Wein- und Spirituosenverkaufs.
Typische Einkommenskonten sind:
- 4000 Umsatz
- 4200 Lebensmittelverkäufe
- 4320 Getränkeverkauf
- 4330 Spirituosenverkauf
- 4340 Bierverkauf
- 4350 Weinverkäufe
- 4360 Warenverkauf
- 4500 Catering & Verträge
- 4700 Sonstige betriebliche Erträge
- 4900 Rabatte
Ein Unterschied zwischen den NRA-Empfehlungen und vielen anderen Listen besteht in der Platzierung der Konten „Sonstiges Einkommen“. Dazu können Einnahmen aus Quellen wie Eintrittsgeldern, Spielen oder Verkaufsautomaten sowie der Vermietung von Banketträumen gehören. In den meisten Listen werden diese Konten im Bereich von 8.000 über den Ausgaben aufgeführt, in der NRA-Liste werden sie jedoch im Bereich von 6.000 aufgeführt.
Die meisten kleineren Standorte benötigen für sonstige Einkünfte nur eine einzige Kategorie. Da es sich bei „Warenkosten“ um eine allgemeine Unterkategorie der Ausgaben handelt, ist es sinnvoll, eine Einkommenskategorie nicht in der Mitte der Spanne von Selbstkosten bis Ausgaben anzuordnen. In diese Liste wurde ein einzelnes Konto im Bereich 4000 aufgenommen.
Die Einordnung der Rabatte in die Umsatzkategorie impliziert, dass es sich um ein „Gegenkonto“ handelt. Während in den meisten Verkaufskategorien ein Habensaldo vorliegt, weisen Rabatte normalerweise einen Sollsaldo auf.
Wareneinsatzkonten
Die Warenkostenkonten, auch Umsatzkosten oder Kosten der verkauften Waren genannt, stellen die Lebensmittel- und Getränkeeinkäufe zur Bereitstellung der Mahlzeiten dar. Weitere Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit dem Verkauf stehen, können enthalten sein, beispielsweise Händlergebühren oder Verbrauchsartikel für Tassen und Servietten.
Die hier verwendeten Zahlen sorgen auch für Konsistenz über alle Konten hinweg, da die letzten drei Ziffern jeder COGS-Kategorie mit den letzten drei Ziffern des zugehörigen Bestandskontos übereinstimmen.
Eine Warenkostenliste könnte Folgendes enthalten:
- 5000 Umsatzkosten
- 5200 Lebensmittelkosten
- 5210 Fleischkosten
- 5220 Geflügelkosten
- 5230 Meeresfrüchte-Kosten
- 5240 Milchkosten
- 5250 Produktionskosten
- 5260 Bäckereikosten
- 5270 Gefrorene Kosten
- 5280 Kosten für Lebensmittel, trocken und in Dosen
- 5320 Getränkekosten
- 5330 Alkoholkosten
- 5340 Bierkosten
- 5350 Weinkosten
- 5360 Warenkosten
- 5380 Barren- und Verbrauchsmaterialkosten
- 5600 Liefer- und direkte Arbeitskosten
- 5700 Händlergebühren
Spesenkonten
In diesem Beispiel werden die Spesenkonten in drei Hauptkategorien unterteilt: Lohnkosten und sonstige Ausgaben. Die Lohnkosten sind im Bereich von 6000 gruppiert, die sonstigen betrieblichen Aufwendungen im Bereich von 7000. Gemeinkosten wie Miete, Steuern und Amortisation werden auf den 8000er-Bereich angehoben.
Während die Konten mindestens so weit aufgeschlüsselt sein müssen, dass die Steuerzeilen voneinander getrennt sind, wird die Übersicht durch die Kombination selten verwendeter Konten deutlich verständlicher. Die folgende Liste fasst mehrere Kategorien zusammen, die in anderen Diagrammen häufig getrennt sind.
Sie sollten sich bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater erkundigen, um sicherzustellen, dass alles, was Sie kombinieren, tatsächlich in die gleiche Steuerzeile fällt.
Das Konto „Bestandsverlust/-abfall“ wurde unter der Markierung 6000 eingefügt, da es für einige möglicherweise zu den Kategorien „Warenkosten“ gehört.
- 5800 Bestandsverlust/-verschwendung
- 6000 arbeitsbezogene Ausgaben
- 6100 Managementlöhne
- 6200 Mitarbeiterlöhne
- 6300 Vertragsarbeit
- 6400 Provisionen gezahlt
- 6500 Leistungen an Arbeitnehmer
- 6600 Arbeiterunfallversicherung
- 6700 Arbeitgeber-Lohnsteuern
- 6800 Kosten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
- 7100 Direkte Betriebskosten
- 7110 China – Glaswaren – Besteck
- 7120 Restaurant- und Küchenbedarf
- 7130 Reinigungsbedarf und -kosten
- 7140 Dekorationen & Gästebedarf
- 7150 Wäscherei – Wäsche – Uniformen
- 7160 Gebühren – Genehmigungen – Lizenzen
- 7200 Pest – Sicherheit – sonstiger Vertrag
- 7250 POS – Technischer Support – Online-Service
- 7300 Marketing
- 7310 Medien- und Printwerbung
- 7320 Werbeveranstaltungen
- 7400 Automobil & Reisen
- 7500 Musik und Unterhaltung
- 7600 Reparaturen und Wartung
- 7700 Dienstprogramme
- 7750 Telefon- und Netzanschluss
- 7800 Allgemeines und Verwaltung
- 7810 Forderungsausfälle – Über/Unter
- 7820 Bankgebühren
- 7830 Versicherung
- 7840 Zinsen
- 7850 Honorare
- 7890 Sonstiges Büroausgaben
- 8100 Miet- und Nutzungskosten
- 8200 Ausrüstungsverleih
- 8600 Umsatzsteuer, die auf Einkäufe gezahlt wird
- 8700 Amortisation
- 8900 Sonstiger Aufwand
- 9000 Einkommensteuer
Andere Konten
Die einzigen verbleibenden Posten, die berücksichtigt werden müssen, sind der Verkauf wichtiger Vermögenswerte, andere Einnahmen aus anderen Quellen als dem Restaurantbetrieb (z. B. Investitionen oder Untervermietung von Flächen) und ein Platzhalterkonto für Transaktionen, bei denen der Geschäftsinhaber die Unterstützung seines Buchhalters benötigt.
- 9500 Gewinn/Verlust aus dem Verkauf von Vermögenswerten
- 9900 Sonstige Einkünfte (nicht aus betrieblicher Tätigkeit).
- 9999 Fragen Sie meinen Buchhalter