Buchhaltungssoftware ist eine Anwendung oder eine Reihe von Anwendungen, die Buchhaltungstransaktionen gemäß den festgelegten Regeln und Vorschriften aufzeichnet und verarbeitet und jeden einzelnen Transaktionseintrag automatisch in die endgültigen Bücher wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz überführt. Buchhaltung ist ein Teil des Lebens und wird überall benötigt, sei es zu Hause, im Geschäft, bei Dienstleistungen, in Unternehmen oder bei Regierungsbehörden. Die Bücher mit Informationen über Geldtransaktionen sind obligatorisch.
Buchhaltungssoftware erleichtert die Führung von Geschäftsbüchern. Dies geschieht auf eine Art und Weise, wie Software, die einem Laien bei der Führung seiner Bücher hilft, der keine Kenntnisse über Buchhaltungsregeln hat. Software, die kleinen und großen Unternehmen dabei hilft, ihre Bücher mühelos zu führen, indem sie die Verarbeitung und Aufzeichnung selbstständig durchführt und die Buchhaltungsabteilung von sich wiederholenden Arbeiten entlastet. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, bei der Analyse der Buchhaltungsdaten für bessere und profitable Entscheidungen zu helfen und Warnungen bei falschen Entscheidungen oder Fallstricken zu erhalten.
Buchhaltungssoftware enthält im Allgemeinen Module wie Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Hauptbuch, Abrechnung, Inventar, Bestellung, Kundenauftrag, Bankbuch und Kassenbuch. Hierbei handelt es sich um Kernmodule der Buchhaltungssoftware. Nicht-Kernmodule können jedoch weitere Optionen wie Inkasso oder ausstehende Forderungen, Zahlungsleistung, Ausgaben, Gehaltsabrechnung usw. umfassen.
Buchhaltungssoftware kann hinsichtlich ihrer Funktionalität in einige Kategorien eingeteilt werden. Persönliche Buchhaltungssoftware ist für einfache Buchhaltungszwecke wie die Verwaltung von Budget, Ausgaben und Einnahmen für persönliche Konten gedacht. Diese Software umfasst auch Berichte zur Abstimmung wie Bankbuch und Spesenabrechnung. Software zur Bestandsbuchhaltung ist eine weitere Kategorie von Software, die mit Verkaufs- und Kaufoptionen verwendet wird. Nur wenige davon verfügen auch über Aktienoptionen und verwenden ein Einzelbuchungssystem für die Buchhaltung. Diese Software ist hinsichtlich der Funktionalität sehr gering und unterstützt nur eine Art von Regulierung und Währung. Diese Software ist nicht GAAP- oder IFRS-konform konzipiert und bietet lediglich die Buchhaltung als zusätzliche Funktion der Software.
Buchhaltungssoftware, die von mittelständischen Unternehmen verwendet wird, verfügt über mehrere Währungs- und Regulierungsoptionen, die es dem Benutzer ermöglichen, Bücher nach internationalen Standards zu führen. Die Berichterstellung dieser Software ist robust und durch den Einsatz externer Tools skalierbar. Diese Software nutzt skalierbare und flexible Datenbanken im Backend wie Oracle, Pervasive, MS-SQL, MySql usw. Zusammen mit dieser Software werden Managementinformationssysteme bereitgestellt, die von leistungsfähigen Reporting-Tools wie Crystal Reports oder Cognos unterstützt werden.
ERP-Finanzsoftware ist eine fortgeschrittenere Version der Buchhaltungssoftware, die von mittelständischen Unternehmen verwendet wird. Der Vorteil der Verwendung solcher Software besteht darin, dass sie an die Bedürfnisse und Anforderungen des Benutzers angepasst werden kann, ohne die Einhaltung von IFRS oder GAAP zu beeinträchtigen und die Genauigkeit und Geschwindigkeit für die Übertragung wichtiger Informationen und Analysen aufrechtzuerhalten. Große Unternehmen müssen möglicherweise nur wenige Richtlinien einführen, um reibungslos zu arbeiten oder Fallstricke abzudecken. Diese Software passt sich entsprechend solchen Änderungen an, um ihren Benutzern ein freies Arbeiten mit der gleichen Flexibilität zu ermöglichen. Einige Buchhaltungsprogramme sind speziell für eine bestimmte Branche konzipiert, lösen branchenspezifische Probleme und bieten erweiterte Funktionen wie Datensicherheit und Datenschutz. Solche Software wird von Banken, Finanzinstituten und Regierungsbehörden verwendet. Diese Software ist flexibel genug, um sich auch einfacher an sich ändernde Regeln und Vorschriften anpassen zu können.