Einführung
In diesem Artikel bespreche ich eine Zeitmanagementstrategie und eine Verantwortungsstrategie, die bei gemeinsamer Anwendung dafür sorgen, dass Sie Ihre wichtigsten Aufgaben des Tages erledigen und das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben. Ich werde zunächst besprechen, was jede dieser Strategien ist, und dann werde ich die Schritte besprechen, wie Sie diese Strategien für Sie umsetzen können. Abschließend möchte ich Ihnen eine weitere Zeitmanagementstrategie vorschlagen, über die Sie mehr erfahren sollten, um noch mehr Zeit zu sparen und Ihr Erfolgserlebnis noch weiter zu steigern.
Zeitmanagement-Strategie
Um Ihre Aufgaben effizient zu verwalten, besteht eine bewährte Zeitmanagementstrategie darin, eine To-Do-Liste zu erstellen, die wichtigsten zu erledigenden Aufgaben zu priorisieren und diese Aufgaben zuerst zu erledigen. Diese Strategie ist kein Hexenwerk – Sie müssen lediglich genau herausfinden, welche Aufgaben Sie erledigen müssen. Dann werden Sie aufgefordert, diese Aufgaben zu nummerieren, zu ordnen und ihnen Wichtigkeit zuzuweisen.
Strategie zur Rechenschaftspflicht
Um Ihr Erfolgserlebnis bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben zu steigern, gibt es eine einfache Strategie zur Verantwortungsübernahme: das Aufzeichnen Ihrer erledigten Aufgaben. Wenn Sie mit der Erledigung einer Aufgabe fertig sind, egal wie groß oder klein, können Sie aufschreiben/aufzeichnen, dass Sie sie erledigt haben. Das gibt Ihnen sofort das Erfolgserlebnis und motiviert Sie, mit der erfolgreichen Erledigung Ihrer nächsten Aufgabe fortzufahren.
So verwenden Sie diese zusammen
Wenn Sie diese sieben Schritte befolgen, um beide Strategien gemeinsam umzusetzen, ist es ziemlich einfach, Ihre Zeit zu verwalten und Ihr Erfolgserlebnis zu steigern. Zuerst wenden Sie die Zeitmanagementstrategie an, und bevor Sie mit der Erledigung Ihrer nächsten Aufgabe fortfahren, führen Sie dann die oben beschriebene Verantwortungsstrategie durch. Wenn Sie mit beidem fertig sind, wiederholen Sie den gesamten Vorgang, um Ihre Zeit und Erfolgserlebnisse weiterhin produktiv zu verwalten.
Schritt 1: Notieren Sie Ihre zu erledigenden Aufgaben –Wenn Sie die Priorisierungsstrategie für das Zeitmanagement verwenden, ist es wichtig, dass Sie alles wissen, was Sie Ihrer Meinung nach erledigen müssen, bevor Sie mit der Priorisierung beginnen, welche Aufgaben Ihnen das Gefühl geben, am meisten erreicht zu haben. Schreiben Sie dazu alles auf, was Sie tun müssen, damit Sie das Gefühl haben, dass Sie mit Ihrer Arbeit für den Tag fertig sind. Seien Sie dabei so genau wie möglich. Versuchen Sie abschließend, Aufgaben in Aufgaben und Unteraufgaben zu gruppieren.
Schritt 2: Priorisieren Sie Ihre wichtigsten Aufgaben –Nachdem Sie alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen, aufgeschrieben haben, ist es wichtig, Ihre Liste genau durchzugehen, um herauszufinden, welche drei bis fünf Aufgaben Sie priorisieren sollten. Eine einfache Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren, besteht darin, sich zu fragen: „Was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe heute erledigen würde?“ und „Was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe heute nicht erledigen würde?“ Diejenige Aufgabe, die die meisten Vorteile bei der Beendigung und/oder die meisten Nachteile bei der Nichterledigung der Aufgabe mit sich bringt, sollte die höchste Priorität haben.
Schritt 3: Wählen Sie die richtige Aufgabe aus, an der Sie aktiv arbeiten möchten –Sobald Sie Ihre wichtigsten Aufgaben priorisiert haben, wählen Sie die Aufgabe aus, bei deren Erledigung Sie das Gefühl haben, hochproduktiv zu sein, und die Ihnen, wenn möglich, das Gefühl gibt, den Tag erledigt zu haben – auch wenn Sie nichts anderes erledigt haben. Dies ist die erste Aufgabe, die Sie erledigen sollten.
Schritt 4: Erledigen Sie die Aufgabe –Sobald Sie sich darauf vorbereitet haben, Ihre priorisierte Aufgabe zu erledigen, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen und Ihre Aufgabe tatsächlich zu erledigen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Aufgabe in einem Durchgang zu erledigen, versuchen Sie, einen Timer für eine bestimmte Zeitspanne einzustellen, eine fünfminütige Pause einzulegen, wenn der Timer abläuft, und sich dann wieder auf die Erledigung der Aufgabe zu konzentrieren, sobald die Pause vorüber ist.
Schritt 5: Nehmen Sie Ihren Leistungs-Tracker heraus –Wenn Sie die anstehende Aufgabe vollständig erledigt haben, ist es an der Zeit, Ihren Erfolgs-Tracker hervorzuholen. Ihr Erfolgstracker ist einfach eine datierte Liste der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die Sie erledigt haben. Ihr Tracker sollte leicht zugänglich sein, beispielsweise in einem Notizbuch oder Tagebuch, das Sie in Ihrer Arbeitsumgebung führen, oder in einem Dokument, das leicht gefunden und auf Ihrem Computer erneut gespeichert werden kann.
Schritt 6: Verwenden Sie Ihren Achievement Tracker –Wenn Sie Ihren Erfolgstracker haben, sollten Sie den Namen und eine kurze Beschreibung der gerade erledigten Aufgabe notieren. Eine kurze Beschreibung, insbesondere bei komplexeren Aufgaben, macht Ihren Erfolgstracker aussagekräftiger und motivierender, da Sie sich selbst „zusätzliche Anerkennung“ oder eine Beschreibung geben, welche Arbeit und Mühe Sie investieren mussten, um diese bestimmte Aufgabe zu erfüllen.
Schritt 7: Wiederholen –Wenn Sie mit Ihrer Aufgabe fertig sind und Ihren Erfolgs-Tracker aktualisiert haben, können Sie diesen Vorgang nun wiederholen – beginnend mit dem dritten Schritt und der Arbeit an Ihrer nächsthöheren Aufgabe.