Als neuer Hochzeitsplaner wird es oft vorkommen, dass Sie nicht im Büro sind und nicht ans Telefon gehen können. Stellen Sie daher sicher, dass die Begrüßung auf Ihrer Voicemail professionell klingt, da es sich möglicherweise um das erste Mal handelt, dass ein potenzieller Kunde Ihre Stimme hört.
Hier sind 10 Schritte zum Aufzeichnen einer professionellen Nachricht:
1. Schreiben Sie vor der Aufnahme auf, was Sie sagen möchten
Dadurch können Sie sich leichter merken, was Sie sagen sollen, und Unwörter wie „umm“ und „ahh“ eliminieren.
2. Stellen Sie sicher, dass es beim Aufnehmen ruhig ist
Der Anrufer sollte nicht hören, wie Rasenmäher laufen, Hunde bellen, Kinder spielen, die Töne, die Ihr Computer macht, wenn er startet (ich habe dies eingefügt, weil ich es mehr als einmal gehört habe) oder den Anklopfton. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Verbindung klar und ohne Rauschen oder Rauschen ist, wenn Sie Ihre Voicemail anrufen, um die Nachricht aufzuzeichnen.
3. Sprechen Sie klar und professionell und lächeln Sie
Wenn Sie lächeln, klingen Sie freundlich, wie jemand, mit dem man gerne Geschäfte machen würde.
4. Sagen Sie ihnen, wen sie erreicht haben
Geben Sie Ihren Namen und Firmennamen an.
5. Lassen Sie sie wissen, dass Sie mit ihnen sprechen möchten
Sagen Sie ihnen, dass Sie sie gerne anrufen würden, wenn Sie zurückkommen.
6. Holen Sie sich die Informationen, die Sie für den Rückruf benötigen
Bitten Sie sie, ihren Namen und ihre Telefonnummer, eine Nachricht und die beste Zeit für einen Anruf zu hinterlassen.
7. Sagen Sie ihnen, wo sie weitere Informationen über Sie erhalten können
Schlagen Sie ihnen vor, Ihre Website oder Ihren Blog zu besuchen, um mehr über Ihre Dienstleistungen zu erfahren oder Tipps zur Hochzeitsplanung zu erhalten, sofern Sie diese auf Ihrer Website anbieten.
8. Fassen Sie sich kurz
Gehen Sie nicht zu sehr ins Detail, sonst legen sie auf, bevor sie eine Nachricht hinterlassen.
9. Lassen Sie sie wissen, dass Sie ihren Anruf zu schätzen wissen
Vielen Dank, dass sie Sie angerufen haben. Wenn Sie normalerweise innerhalb eines Werktages zurückrufen, und das sollten Sie auch tun, können Sie es ihnen mitteilen. Wenn Sie dazu jedoch nicht immer in der Lage sind, machen Sie dieses Versprechen nicht.
10. Sehen Sie sich Ihre Nachricht in der Vorschau an, bevor Sie sie speichern
Denken Sie daran, dass Sie es erneut aufnehmen können und sollten, wenn es nicht richtig klingt.
Hier ist ein Beispiel für eine Begrüßung:
„Hallo, Sie haben Jane Doe von Perfect Weddings by Jane erreicht. Ich rufe Sie gerne so schnell wie möglich zurück. Hinterlassen Sie daher bitte Ihren Namen, Ihre Rückrufnummer und eine detaillierte Nachricht mit der besten Zeit, Sie zu erreichen. Für weitere Informationen über eine perfekte Hochzeit besuchen Sie bitte meinen Blog unter PerfectWeddingsByJane.com, wo ich Tipps gebe, wie Sie Ihre Hochzeit zu etwas Besonderem machen können. Vielen Dank für Ihren Anruf und einen schönen Tag.“