Die richtige Telefonetikette in der Kirche wird Ihren kirchlichen Dienst wirkungsvoll präsentieren. Ein starker erster Eindruck am Telefon ist einer der wichtigsten Schlüssel zum Aufbau Ihres Dienstes. Der erste Eindruck von jemandem, der am Telefon anruft, ist genauso wichtig wie der erste Eindruck, wenn man jemanden persönlich trifft. Dieser Anruf kann oft zu einer progressiven Beziehung mit dem Anrufer führen.
Hier sind sieben Etikette-Tipps, die Ihren Mitarbeitern helfen, effektiver zu arbeiten:
Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise der erste und einzige Kontakt dieser Person mit Ihrer Kirche sind und dass Sie der erste Impressionist sind.
Unterbrechen Sie vor dem Antworten alle Aktivitäten, die der Anrufer hören kann. Klarheit in einem Anruf verringert das Risiko von Fehlern und die Notwendigkeit, um Klarheit bitten zu müssen.
Antworten Sie nach Möglichkeit umgehend vor dem dritten Klingeln, die meisten Leute legen nach dem vierten oder fünften Klingeln auf. Ein unbeantwortetes Telefon ist oft ein verlorener Kontakt.
Lassen Sie die Person ihr erstes Engagement-Statement vollständig abgeben. Dadurch wissen Sie in der Regel leichter, wohin Sie den Anrufer leiten sollen, und können die Dringlichkeit des Anrufs besser einschätzen.
Sprechen Sie deutlich und in einem angenehmen Tonfall. Eine positive und aufmunternde Stimme ist oft genau das, was der Anrufer hören muss. Wer eine Kirche anruft, braucht oft ein positives und aufbauendes Gespräch.
Wenn Sie einen Anruf weiterleiten, erklären Sie dem Anrufer, dass Sie dies tun und an wen Sie ihn weiterleiten, damit er nicht denkt, dass Sie den Anruf im Stich lassen, und sich nicht wundert, wenn jemand anderes antwortet.
Wenn Sie den Anruf weiterleiten müssen und sich eine Person längere Zeit in der Warteschleife befindet, wenden Sie sich ggf. noch einmal an die Person, um einen Rückruf zu vereinbaren.
Die ordnungsgemäße Telefonetikette in der Kirche erfordert Professionalität bei jedem einzelnen Anruf. Durch die Aufrechterhaltung der Professionalität bei jedem Anruf werden Missverständnisse, Fehler und Stresssituationen minimiert. Beim Einsatz von Freiwilligen ist es oft unerlässlich, einen schriftlichen Plan und eine Checkliste zu verwenden, die bei Anrufen befolgt werden müssen. Es sollte keine Fragen dazu geben, wie Ihr Kirchenanruf beantwortet werden soll, wie umfassend die Informationen sind, die weitergegeben werden, und vor allem, ob es sich um einen Anruf von jemandem handelt, der Hilfe benötigt.
Aus dem ersten Telefonat kann oft eine fortschreitende, langfristige Beziehung mit dem Anrufer entstehen. Wird der erste Anruf nicht ordnungsgemäß bearbeitet, geht diese Chance verloren. Das alte Sprichwort, dass der erste Eindruck ein bleibender Eindruck ist, hängt sicherlich von der Etikette ab, die über Ihr Kirchentelefon vermittelt wird.
Das Problem der kirchlichen Telefonetikette kann mit einem Telefonsystem für kleine Unternehmen minimiert werden, das der Kirche oder dem Ministerium die Möglichkeit gibt, persönliche Begrüßungen, Antworten und personalisierte Optionen zu platzieren, ohne dass beim ersten Anruf die Gefahr einer falschen Antwort besteht.