Viele Menschen haben das Gefühl, dass sie, um an ihrem Arbeitstag wirklich effizient zu sein, ständig beschäftigt sein und ständig von einer Sache zur anderen wechseln müssen. Diese Menschen geben sich ständig Mühe, keinen einzigen Moment ihres Tages zu verschwenden.
Die Realität? Bei der Produktivität geht es mehr um Rhythmus als um Perpetuum Mobile. So wie Spitzensportler und Leistungsträger einen persönlichen Rhythmus finden müssen, müssen auch Sie als Profi auf Ihrem Gebiet den richtigen Rhythmus für die Gestaltung Ihres Tages finden. Lassen Sie mich einige zeitsparende Produktivitätstipps mit Ihnen teilen.
Es ist wichtig, zwischen den Terminen, die Sie haben, eine Pufferzeit einzuplanen. Wenn wir aus den letzten zehn Jahren unserer technologieorientierten Gesellschaft etwas gelernt haben, dann ist es, mit dem Unerwarteten zu rechnen. Es wird immer wieder Unterbrechungen in Ihrem Zeitplan geben – der Notruf, der unerwartete Arbeitskollege, das plötzlich kranke Kind in der Schule. Es wird immer jemanden geben, der anruft und um etwas bittet. Wenn wir in unserem Zeitplan keinen Raum schaffen, um mit diesen Unterbrechungen umzugehen, wechseln wir stattdessen ständig die Aufgaben, wechseln zwischen Aufgaben hin und her, anstatt jeder Aufgabe die volle Aufmerksamkeit zu widmen, die sie verdient.
Jeden Tag, wenn ich mich mit meinen Kunden treffe, plane ich zwischen jedem einstündigen Termin eine Pufferzeit von 30 Minuten ein. Klingt das übertrieben? Ich nutze diese 30 Minuten für verschiedene Dinge:
o Ich diktiere Notizen vom vorherigen Treffen. Dies hilft sowohl mir als auch meinen Kunden, das, was wir besprochen haben, zu überprüfen.
o Ich gebe mir Zeit, mich von der Besprechung „abzuschalten“. Allein die Möglichkeit, sich für ein paar Momente zu entspannen, trägt wesentlich dazu bei, einem Burnout-Gefühl vorzubeugen.
o Ich gebe mir Zeit, Telefonanrufe zu beantworten, die während des Meetings stattgefunden haben. Es kommt zwangsläufig zu Anrufen, und der zusätzliche Platz gibt mir die Zeit, zeitnah darauf zu reagieren.
o Ich gebe mir Zeit, mich für mein nächstes Meeting „zu stärken“. Ich bereite meine Notizen vor, schaue mir alle wichtigen Dateien an und bereite mich auf die individuellen Bedürfnisse des nächsten Kunden vor.
Wie können Sie Ihren ganz individuellen Rhythmus für Ihren Tag finden?
Bedenken Sie zunächst, dass drastische Aufgabenwechsel mehr Zeit erfordern. Wenn Sie von einer E-Mail zu einer anderen E-Mail wechseln, betragen die Wechselkosten möglicherweise nur eine Sekunde. Wenn Sie jedoch von der Arbeit an einer kreativen Designlösung zur Reaktion auf Finanzzahlen wechseln, wird dies ein sehr schwieriger und sehr kostspieliger Wechsel sein, da beides völlig unabhängig voneinander ist. Geben Sie Ihrem Gehirn Zeit für den Übergang, indem Sie zusätzliche Pufferzeit aufbauen.
Zweitens überlegen Sie, wie oft Sie wahrscheinlich unterbrochen werden. Je wahrscheinlicher es zu Unterbrechungen kommt, desto mehr müssen Sie die Pufferzeit zwischen den Terminen erhöhen. Planen Sie das Unerwartete ein, indem Sie zwischen Termin und Aufgaben Pufferzeit lassen. Gönnen Sie sich Raum für die Beantwortung von Telefonanrufen, die Beantwortung von E-Mails und die Beantwortung von Fragen von Kollegen.
Drittens: Berücksichtigen Sie den Rhythmus Ihres Unternehmens. Bestimmte Unternehmen haben wichtige „Geldstunden“, die Tageszeit, zu der Verkäufe am wahrscheinlichsten stattfinden. Andere Unternehmen wie Autowerkstätten oder Friseursalons haben „Unterbrechungszeiten“, wenn Kunden höchstwahrscheinlich unangekündigt mit einem Bedarf vorbeikommen. Achten Sie auf den Arbeitsfluss in Ihrem Unternehmen. Lassen Sie sich in den Zeiträumen, in denen es häufigere Unterbrechungen gibt, mehr Freiraum. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie „Geldtermine“ während der Geldzeit vereinbaren.
Seien Sie sich schließlich Ihres einzigartigen physiologischen Rhythmus bewusst. Jeder Mensch ist anders auf den Tagesablauf eingestellt. Ich persönlich bin ein Morgenmensch. Meine effektivsten Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails und die Erledigung von Aufgaben sind vor Mittag. Deshalb arbeite ich vormittags an Projekten bzw. erledige die Bearbeitung und verschiebe strukturiertere Besprechungen so weit wie möglich auf den Nachmittag. Machen Sie sich bewusst, wie Ihr Körper auf den Tagesverlauf reagiert, und planen Sie die Aufgaben entsprechend.