Die britische Records Management Society definiert Records Management als „den Prozess, durch den ein Unternehmen alle Elemente von Aufzeichnungen verwaltet, unabhängig davon, ob sie extern oder intern erstellt wurden und in jedem Format oder Medientyp vorliegen, von der Erstellung/dem Empfang bis hin zu ihrer Entsorgung“. . Im digitalen Zeitalter haben viele Unternehmen umfassende Systeme eingerichtet, um sicherzustellen, dass elektronische Aufzeichnungen sicher gespeichert und gesichert werden, und verfügen über einen Plan für den Fall, dass eine unerwartete Krise eintritt. Dies ist durchaus sinnvoll, da Schätzungen zufolge über 90 % der Unternehmen, die eine große Datenverarbeitungskatastrophe erlitten haben, innerhalb von fünf Jahren ihre Geschäftstätigkeit aufgeben werden.
Heutzutage verlassen sich die meisten Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Arbeit auf elektronische Systeme, und verlorene oder beschädigte Dateien können eine Katastrophe bedeuten. Doch während IT-Systeme oft sorgfältig geprüft und vermeintliche Notfälle geplant werden, werden Papierunterlagen häufig vernachlässigt. Es ist schwer zu sagen, warum das so ist, außer dass manuelle Aufzeichnungen im Vergleich zu teuren IT-Systemen möglicherweise als unwichtig angesehen werden. Vielleicht ist es auch so, dass Menschen aufgrund ihrer reinen Körperlichkeit (fälschlicherweise) glauben, sie sei nicht so wichtig zu schützen wie eine Computerdatei, die leichter zerstört oder beschädigt werden könnte. Aber diesen Standpunkt zu vertreten, ist unklug und kurzsichtig.
Viele Organisationen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Aufzeichnungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Beispielsweise sind Finanzinstitute nun verpflichtet, Hypothekendarlehensakten bis zu zehn Jahre nach der Rückzahlung des Darlehens aufzubewahren. Einige Krankenakten müssen während der gesamten Lebensdauer des Patienten aufbewahrt werden, und staatliche Institutionen sind nun verpflichtet, bestimmte Unterlagen bis zu 50 Jahre lang aufzubewahren. Unternehmen zahlen einen hohen Preis für unzureichende Aufzeichnungen. Im Januar 2003 wurde die Bank of Scotland mit einer Geldstrafe von 1,25 Millionen Pfund belegt, weil sie gegen die Anti-Geldwäsche-Vorschriften zur Identifizierung von Kunden verstoßen hatte, weil sie keine Kopie des Kundenausweises oder Aufzeichnungen über den Aufbewahrungsort aufbewahrt hatte. Oftmals besteht eine gesetzliche Verpflichtung, das Originaldokument in Papierform aufzubewahren, auch wenn es elektronisch vorliegt, und bei jedem Vorgang ist die rechtliche Bedeutung der Aufzeichnungen größer, wenn die Originalversion vorgelegt wird. Der Business Archives Council, der sich für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen von historischer Bedeutung einsetzt, nennt einige weitere Gründe, warum es sinnvoll sein kann, Originaldokumente aufzubewahren.
Zu ihren Punkten gehören:
* Transparente Unternehmensführung
Eine gute Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil einer transparenten Unternehmensführung. Die Umsetzung des Sarbanes-Oxley Act in den USA hat zu einer verschärften Prüfung der internen Kontrollen und Praktiken einer Organisation geführt. Vertrauenswürdige und genaue Aufzeichnungen bilden die Grundlage für die Berichtssysteme eines Unternehmens und stellen sicher, dass diese den Best Practices entsprechen
* Ein wesentlicher Bestandteil der sozialen Verantwortung von Unternehmen
Die Pflege Ihres Erbes kann ein wesentlicher Bestandteil einer Unternehmenspolitik zur sozialen Verantwortung sein. Unternehmen haben Einfluss auf das Leben ihrer Mitarbeiter, Kunden, Aktionäre und auf die Gemeinschaften, in denen sie tätig sind. Unternehmensarchive dokumentieren, wie Leben beeinflusst und verändert wurden. Einige Unternehmen haben öffentlich anerkannt, dass ihre eigene Geschichte ein wichtiger Teil im Puzzle der Vergangenheit ist und dass sie eine Sorgfaltspflicht gegenüber ihren eigenen Archiven haben. Die Bereitstellung von Unternehmensarchiven für die Öffentlichkeit ist ein echter Beitrag für die Gemeinschaft.
* Markenaufbau
Die Vergangenheit kann zur Unterstützung der gegenwärtigen Leistung genutzt werden. Archive verleihen dem öffentlichen Image eines Unternehmens Detail und Tiefe und differenzieren es so von der Konkurrenz. Das Feiern bedeutender Jubiläen oder Geburtstage rückt die Tradition und die Leistungen des Unternehmens in den Vordergrund. Historische Informationen und Bilder können auch genutzt werden, um bestimmte Marken dabei zu unterstützen, ihre Position im Markt hervorzuheben.
* Ein Markt für Nostalgie
Die Nutzung Ihres Erbes kann Einnahmen bringen. Unternehmen mit bekannten Werbe- und Verpackungslogos und -bildern können ihre Reproduktionen auf vielfältige Weise lizenzieren: Guinness-Tukan, Colmans-Senf und Birnenseife sind nur einige Beispiele bekannter Bilder, die ihren Besitzern Geld einbringen.
* Ausbildung
Archive können innerhalb eines Unternehmens genutzt werden, um neue Mitarbeiter über die Geschichte und Erfolge eines Unternehmens zu informieren und aufzuklären sowie Unternehmenswerte und -prinzipien weiterzugeben. Archive können auch von Lernenden jeden Alters als Bildungsressource genutzt werden – einige Unternehmen haben sehr beliebte und hoch angesehene Bildungsressourcen für Schulkinder herausgebracht.
Natürlich würden einige dieser Punkte nicht unter die Überschrift „Geschäftskritisch“ fallen, aber sie liefern weitere Hintergrundinformationen dazu, warum Papierunterlagen so wichtig sein können.
Die erste Faustregel für jede Organisation sollte darin bestehen, ihre Aufzeichnungen anhand der folgenden Kriterien zu bewerten: Geschäftswert, rechtlicher Wert, administrativer Wert, historischer Wert. Die Aufzeichnungen können dann als lebenswichtig, wichtig, nützlich oder nicht wesentlich klassifiziert werden. Bei den als wichtig erachteten Aufzeichnungen besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass die Speicherung dieser Aufzeichnungen ein integraler Bestandteil Ihres Geschäftskontinuitätsplans ist. Dies bedeutet, dass Sie überlegen müssen, wie und wo sie gespeichert werden. Genauso wie Sie Ihre IT-Systeme und elektronischen Aufzeichnungen schützen würden, sollten mögliche Katastrophenszenarien berücksichtigt werden und wie Sie sich vor Verlust oder Beschädigung dieser Aufzeichnungen schützen können.
Für viele Unternehmen ist der physische Standort der erste offensichtliche Faktor, über den sie nachdenken sollten. In einer Mitteilung von Morgan Stanley Brokers vom Juni 2003 wurde geschätzt, dass 70 % der Unternehmen Unterlagen in ihren eigenen Räumlichkeiten aufbewahren. Dies hat natürlich enorme Auswirkungen, sollte dieses Amt irgendeinem negativen Ereignis ausgesetzt sein. Die schrecklichen und verheerenden Ereignisse vom 11. September haben nur allzu deutlich gezeigt, welche potenziellen Risiken mit der Aufbewahrung wichtiger Geschäftsunterlagen vor Ort einhergehen und viele tausend wichtige Dokumente zerstört werden. Aber wenn nicht vor Ort, wo ist der beste Ort? Einige Unternehmen gewähren für die als „aktiv“ eingestuften Aufzeichnungen keinen Rabatt auf die externe Speicherung, da sie befürchten müssen, dass es bei Bedarf schwierig sein wird, sie abzurufen. Allerdings sollte jedes professionelle Datenverwaltungsunternehmen in der Lage sein, ein Dokument zurückzusenden Ihnen innerhalb von 24 Stunden und/oder eine gescannte elektronische Version innerhalb weniger Stunden zu.
Wenn dies nicht akzeptabel ist, sollte darüber nachgedacht werden, die Aufzeichnung zu kopieren und das Original außerhalb des Standorts zu platzieren. Die gleichen Faktoren gelten für die langfristige oder „inaktive“ Lagerung. Ein weiterer wichtiger Punkt, der bei der Entscheidung für einen externen Speicheranbieter berücksichtigt werden muss, sind die Umgebungsbedingungen am Standort. Papier muss bei kühlen, konstanten Temperaturen und einem engen Feuchtigkeitsband gelagert werden. Es lohnt sich, BS5454 durchzulesen, da dieser den Umweltstandard für die Aufbewahrung von Archivdokumenten festlegt. Weitere Punkte, die es zu bewerten gilt, umfassen das Risiko von Überschwemmungen, Bränden oder Terroranschlägen und, falls eines dieser Ereignisse eintreten sollte, wie plant das betreffende Datenverwaltungsunternehmen im Voraus, damit umzugehen.
Das Nationalarchiv, früher bekannt als Public Records Office, verfügt über einige der wichtigsten Aufzeichnungen des Landes. Als offizielles Archiv der britischen Regierung verwaltet das Nationalarchiv viele tausend Dokumente, die 900 Jahre Geschichte vom Domesday Book bis zur Gegenwart umfassen. Die Nationalarchive bewahren den Großteil ihres Materials in ihrem Hauptsitz in Kew auf, aber sie bewahren auch einen Teil ihres Archivs extern im DeepStore auf. Sie schlagen vor, dass Organisationen bei der Katastrophenplanung Folgendes berücksichtigen sollten, um Schäden an Papierunterlagen zu minimieren.
* Der beste Weg, mit potenziellen Katastrophen umzugehen, besteht darin, sie zu verhindern. Ein erster Schritt besteht darin, potenzielle Risikoquellen im Hinblick auf die Wahrscheinlichkeit des Auftretens eines Vorfalls und die wahrscheinlichen Auswirkungen, wenn es dazu kommt, einschließlich der Kosten für die Wiederherstellung, zu identifizieren und zu bewerten.
* Der Prozess sollte eine detaillierte Inspektion der Räumlichkeiten und der betrieblichen Aktivitäten vor Ort sowie eine Beratung mit den Mitarbeitern in jedem Arbeitsbereich umfassen, insbesondere mit denen wie Hausmeistern oder Reinigungskräften, die täglich für das Gebäude verantwortlich sind. Es kann auch erforderlich sein, fachkundige externe Beratungsquellen von Einzelpersonen wie Brandschutzämtern, Sicherheitsberatern, Versicherungsanbietern und einem qualifizierten Restaurator zu Rate zu ziehen.
* Risikobewertungen sollten mindestens einmal jährlich überprüft werden, um geänderten Umständen Rechnung zu tragen. Eine systematische Protokollierung aller früheren Vorfälle wird dazu beitragen, diese Bewertungen zu verfeinern.
* Darüber hinaus ist es wichtig, sich vorübergehender Risikoerhöhungen bewusst zu sein, z. B. aufgrund der Anwesenheit von Auftragnehmern vor Ort, extremer Wetterbedingungen oder ungewöhnlicher Aktivitäten in angrenzenden Räumlichkeiten. Häufige Gefahrenquellen für Papierunterlagen (unterschiedlicher Schweregrade) sind extreme Wetterbedingungen, undichte Dächer, Probleme mit der Wasserversorgung, Rauchen, schlechte Lagerung brennbarer Materialien, fehlerhafte elektrische Leitungen, Beleuchtung, Brandstiftung oder Vandalismus (bis zu die Hälfte aller Brände im Vereinigten Königreich werden ausgelöst). vorsätzlich), Gaslecks, Industrieunfälle in umliegenden Betrieben und Terrorismus.
Anna Buelow, Leiterin der Bewahrungsabteilung des Nationalarchivs, gibt einige Ratschläge, wie ein Unternehmen ein Problem angehen sollte, wenn trotz der Planung, es zu vermeiden, das Schlimmste eintritt und Papierunterlagen durch Wasser beschädigt werden. Sie erklärt: „In einer Katastrophensituation geht es in erster Linie darum, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um möglichst viele der Akten zu retten oder den Schaden zu begrenzen. Idealerweise sollte der Wiederherstellungsprozess mit einer vorläufigen Bewertung der betroffenen Dokumente beginnen.“ Der Bereich wird als der wertvollste oder wichtigste eingestuft und vom ersten leitenden Mitarbeiter, der vor Ort erscheint, identifiziert.
„Bei leicht beschädigtem Material kann es möglich sein, die Gegenstände an der Luft zu trocknen. Dies sollte in einem großen, gut belüfteten Bereich und nach Möglichkeit unter Aufsicht eines erfahrenen Fachmanns erfolgen. Alles, was gesättigt ist, sollte aus den Kartons entfernt, in Polyethylenbeuteln verpackt usw. werden gekennzeichnet. Anschließend sollten sie eingefroren und von einer Fachstelle bearbeitet werden.“
Und wie sieht es mit Brandschäden aus? Das Spezialunternehmen Harwell Restoration Services gibt folgenden Rat: „Abhängig von der Gestaltung eines bestimmten Gebäudes können sich die Rauchrückstände während eines Brandes über große Entfernungen vom eigentlichen Brandherd ausbreiten und möglicherweise weitreichende Schäden verursachen, selbst wenn der Brand selbst nur eines betraf.“ In einem Büro oder einer Bibliothek kann dieser Rauch ein immenses Problem darstellen, da das beschädigte Papier ohne Restaurierung weder sicher noch praktisch verwendbar ist. Brandschäden sind in den allermeisten Fällen reparabel. Dicht gepacktes Papier brennt nicht unbedingt Schäden, die hauptsächlich durch Rauchrückstände verursacht werden, bleiben in der Regel auf die Außenkanten beschränkt, sodass die Informationen im Buchblock, in der Archivbox oder in der Akte intakt bleiben.
Wenn Sie also externe Unternehmen für die Datenverwaltung in Betracht ziehen, ist es wichtig, sicherzustellen, dass diese über erstklassige Speichereinrichtungen verfügen. Schauen Sie sich alle Systeme genau an und stellen Sie viele Fragen. Es lohnt sich auch, darüber nachzudenken, wo sie sich befinden, denn selbst wenn ihr Gebäude oder ihre Einheit sicher erscheint, könnte ein Brand oder eine Überschwemmung in einer benachbarten Einheit echte Probleme verursachen.
Trotz des Aufkommens des sogenannten „elektronischen Zeitalters“ ist es klar, dass noch viele Jahre lang ein Bedarf an der Aufbewahrung von Papierunterlagen bestehen wird. Vor diesem Hintergrund ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie als wichtiger Teil des Unternehmens behandelt werden, und der Geschäftskontinuitätsplan jedes Unternehmens sollte dies berücksichtigen.