Zeitpläne und Checklisten für Veranstaltungen dienen in nahezu jedem Schritt des Planungsprozesses als wichtige und unverzichtbare Planungstools. Sie sind äußerst hilfreich, um Sie konzentriert und auf dem richtigen Weg zu halten. Sie können für jeden Bereich Ihrer Veranstaltung so spezifisch sein, wie Sie möchten oder benötigen.
Checklisten garantieren, dass wesentliche und wesentliche Aufgaben und Details rechtzeitig erledigt werden. Betrachten Sie die Checkliste als Gelegenheit, alles noch einmal zu überprüfen und alle Fragen beantwortet und Aufgaben erledigt zu haben.
Zeitleisten werden zu Ihrem besten Freund, wenn Sie sie verwenden. Sie erinnern daran, was wann getan werden muss. Die Komplexität oder Einfachheit Ihres Zeitplans wird durch die Größe und Länge Ihrer Veranstaltung und natürlich durch Ihren Persönlichkeitstyp bestimmt.
Sie sind nützlich bei Ihren Besprechungen, beim Delegieren von Verantwortlichkeiten, bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten sowie beim Entwerfen und Veröffentlichen von Marketingmaterial. Sie sind auch nützlich, wenn Sie den zusammenfassenden Bericht am Ende der Veranstaltung verfassen. Gute Listen mit Notizen und Daten sind sehr nützlich, um das Ereignis nach Abschluss zusammenzufassen.
Zeitleisten der Ereignisse
Zeitpläne werden verwendet, um kritische Termine einzuhalten. Sie können Ihre Zeitleisten nur mit wichtigen Schlüsseldaten oder Meilensteinen auf hoher Ebene erstellen oder mit jeder aufgelisteten Aufgabe und Frist äußerst detailliert vorgehen. Es ist deine Wahl. Wir schlagen vor, mehrere Zeitpläne für unterschiedliche Verantwortungsbereiche zu erstellen.
Eine detaillierte Zeitleiste stellt sicher, dass keine Aufgabe und kein Detail ungeschehen bleibt. Berücksichtigen Sie beim Erstellen Ihrer Zeitleiste diese Fragen:
Für wen ist das? Der Planer, das Personal, die Ausschüsse oder alle davon.
Wer sollte sie erstellen?
Wie viele werden benötigt?
Wer ist der Hüter?
Wie oft werden sie überarbeitet? Täglich wöchentlich monatlich.
Sollten Sie eine Softwareanwendung zur Unterstützung bei der Verwaltung verwenden?
Wann soll mit der Erstellung der Zeitleiste begonnen werden?
Sind die Termine erreichbar und sinnvoll?
Der beste Zeitpunkt zum Erstellen eines Veranstaltungszeitplans ist entweder während oder nach der Planungssitzung, sobald die Termine bestätigt sind, nachdem Ihre Website bestätigt wurde oder wann immer Sie es für angemessen halten. Denken Sie daran, dass der Zweck der Zeitleiste darin besteht, Sie auf dem Laufenden zu halten. Fangen Sie deshalb früh an und halten Sie es auf dem neuesten Stand! Eine Möglichkeit, einen Zeitplan zu erstellen, besteht darin, am Tag der Veranstaltung zu beginnen und rückwärts zu arbeiten. Es mag zunächst seltsam erscheinen, aber es funktioniert! Denken Sie daran, Ihren Zeitplan so oft wie nötig zu überarbeiten. Es geht darum, alles aufzuschreiben und Ihnen genügend Zeit zu geben, jede Aufgabe zu erledigen.
Event-Checklisten
Ähnlich wie die Zeitleiste variieren auch die Event-Checklisten je nach Ihren Umständen. Sie sorgen dafür, dass Sie und alle anderen stetig vorankommen, ohne dass irgendwelche Veranstaltungsdetails ausgelassen werden. Die kleinste verpasste Aufgabe kann Ihren Tag ruinieren und Ihren Zeitplan durcheinanderbringen.
Wann ist der beste Zeitpunkt, Checklisten zu erstellen? Erstellen Sie Checklisten während oder nach der Planungssitzung, nachdem Termine bestätigt wurden, wenn Rollen und Verantwortlichkeiten definiert wurden oder wann immer es für Sie angemessen ist. Der Zweck der Checkliste besteht darin, alle Details zu organisieren. Seien Sie schlau und beginnen Sie früh!
Bei der Entwicklung Ihrer Checklisten sollten Sie für jede Aufgabe so viele Details wie möglich angeben. Hier ist ein Beispiel für eine „Tag der Veranstaltung“-Checkliste; Weisen Sie diese Art von Aufgaben zu:
- Vereinbaren Sie ein Briefing mit Freiwilligen und Mitarbeitern
- Vereinbaren Sie einen Abholservice vom Flughafen für VIPs, Redner und Unterhaltung
- Weisen Sie einen Vorgesetzten für AV-Geräte zu
- Begrüßer finden
- Holen Sie sich Helpdesk-Personal
- Weisen Sie einen Vorgesetzten für die Pausen zu
- Weisen Sie einen Vorgesetzten für die Einrichtung des Besprechungsraums zu
- Schilder aufhängen
- Treffen Sie sich mit dem Personal der Einrichtung
- Stellen Sie sicher, dass Sie Bargeld zur Hand haben
Unterschätzen Sie nicht den Wert von Zeitplänen und Checklisten! Wie jede Komponente im Prozess variieren auch die Zeitpläne und Checklisten der Veranstaltung je nach Ihren individuellen Umständen. Diese unverzichtbaren Tools halten alle Beteiligten auf dem Laufenden und helfen Ihnen, Ihre Fristen einzuhalten! Um Ihre Fristen einzuhalten, verfeinern Sie Ihre Veranstaltungszeitpläne und Checklisten und verwenden Sie diese häufig! Ob Ihre Veranstaltung groß oder klein ist, der Erfolg liegt im Detail. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung aller Aspekte der Veranstaltung.